HR-Beleid voor Flexwerken, Vitaliteit en Ergonomie

Waarom moet je zorgen voor een goed beleid?

Beleid op het gebied van welzijn is bedoeld om je werknemers te laten weten wat er mogelijk is. Niet iedere werknemer kent de mogelijkheden die een bedrijf biedt. Niet iedereen kan ook zelfstandig met deze mogelijkheden aan de slag.

Een goed beleid kan zorgen voor gezondere en meer tevreden werknemers. Die zijn dan vaak ook productiever en voor langere tijd inzetbaar (duurzaam inzetbaar). Genoeg reden dus om zaken te faciliteren die het welzijn van je medewerker bevorderen en dan met name op drie gebieden:

1. Flexwerken
2. Vitaliteit
3. Ergonomie

1. Flexwerken

Flexwerken houdt in dat een medewerker zelf werktijden, -dagen en -locaties mag bepalen. Hybride werken kan hier onderdeel van zijn. Een medewerker werkt dan deels thuis en deels op kantoor. Maar hoe wil je het thuiswerken managen als er een fysieke afstand bestaat? Met deze tips zorg je voor beleid.

Stel richtlijnen op
Vermeld de richtlijnen over het thuiswerken in het personeelshandboek. Specificeer op welke tijden en dagen mensen thuis mogen werken. Met thuiswerkers is er vaak minder contact dan met medewerkers op kantoor. Zorg daarom ook voor richtlijnen op het gebied van communicatie.

Leg de afspraken vast
Is er in de cao of in het arbeidscontract van je werknemer niets vastgelegd over thuiswerken, dan wel over Het Nieuwe Werken? Stel een thuiswerkovereenkomst op met deze medewerker. Hierin leg je de afspraken vast die je samen maakt over flexwerken.

Zorg voor goede tools
Thuiswerkers hebben dezelfde materialen nodig als op kantoor om hun werk goed te kunnen doen. Zorg er daarom voor dat iemand een goede pc of laptop heeft en met de juiste (beveiligde) software werkt. En vergeet ook de inrichting van de thuiswerkplek niet: ontdek hier zo meer over bij ‘Ergonomie’.

Regel contactmomenten
Zorg ervoor dat leidinggevenden regelmatig contact hebben met de flexwerkers. In een individueel gesprek en/of in een (steeds terugkerende) teamvergadering kan een leidinggevende zowel naar de voortgang als naar het welzijn vragen.

2. Vitaliteit

Hoe blijven je medewerkers mentaal en fysiek gezond? Het flexwerken draagt hier vaak al aan bij, maar je kunt nog meer doen om je medewerkers fit en vitaal te houden.

Moedig beweegmomenten aan
Doen jouw medewerkers vooral zittend werk? Moedig ze aan om regelmatig te staan en te lopen. Wil er iemand even wandelen of tafeltennissen tijdens de lunchpauze? Dat is helemaal prima. Spoor mensen ook aan om de trap te nemen in plaats van de lift. Alle beweegmomenten, hoe klein ook, tellen mee.

Moedig gesprekken over mentaal welzijn aan
Zorg voor een cultuur waarin medewerkers over hun mentale gezondheid kunnen praten als ze daar behoefte aan hebben.

Train de leidinggevenden
Zorg ook voor een training voor de leidinggevenden: leer ze signalen om stress bij medewerkers te herkennen. Een goed leidinggevende geeft ook zelf het goede voorbeeld. Hij of zij zoekt ook altijd naar praktische oplossingen om een werknemer gezond, tevreden en productief te houden.

Wijs een vertrouwenspersoon aan
Een vertrouwenspersoon fungeert als ‘veilige haven’ als een medewerker zich ergens niet prettig om voelt.

Stel een vitaliteitsprogramma op
Alle activiteiten die je bedenkt om de gezondheid van je werknemers te ondersteunen, kun je opnemen in een vitaliteitsprogramma. Je kunt het zien als een concreet pakket aan maatregelen om de gezondheid op de werkvloer te verbeteren.

In het programma verwerk je bijvoorbeeld:

• Bewegingsprogramma’s (zoals online sport of yoga of vitaliteitschallenges)
• Een aanbod in gezonde voeding (denk aan werkfruit en gezonde lunches)
• Workshops en trainingen (over focus, bewegen, voeding of stressmanagement)
• Teambuildingactiviteiten (om sociale interactie te bevorderen)
• Buddyprogramma’s en/of mentorschapsprogramma’s

3. Ergonomie

Werknemers moeten een ergonomisch ingerichte werkplek hebben, zowel thuis als op kantoor. Volgens de Arbowet ben je hier als werkgever verantwoordelijk voor. Maar waar begin je? Deze tips helpen je op weg.

Zorg voor de juiste expertise
Check eerst de belangrijkste Arbo-eisen rondom kantoorwerkplekken. Schakel eventueel een professionele ergonoom in om werkplekken te inspecteren en te beoordelen.

Inspecteer de werkplekken
Check de stoelen, de tafels en de computers. Alles moet verstelbaar zijn, zodat een werknemer in een gezonde houding kan werken. Wil je thuiswerkplekken checken? Vraag de thuiswerkers dan om foto’s van hun thuiswerkplek. Zo kun je alsnog bepalen wat ze nodig hebben, bijvoorbeeld een ander bureau of een extra computerscherm.

Train je medewerkers
Je medewerkers hebben ook zelf de verantwoordelijkheid om (goed) gebruik te maken van een ergonomische werkplek. Organiseer daarom een (online) training om hen te leren over de werkhoudingen en het zelf correct instellen van het kantoormeubilair. Checklists, handleidingen of instructievideo’s zijn ook handig.

Stel een ergonomiespecialist beschikbaar als medewerkers vragen hebben over ergonomie. Hij of zij kan online of ter plekke advies geven.
Verder is het zaak dat je medewerkers zo veel mogelijk in beweging blijven. Je vitaliteitsprogramma kan hier dus ook mooi op aansluiten.

Regel thuiswerkvergoedingen (optioneel)
Wie thuiswerkt, maakt kosten. Denk aan water voor de koffie, stroom voor de computer en zelfs toiletpapier. Deze kosten kun je vergoeden in de vorm van een wekelijkse of maandelijkse thuiswerkvergoeding. Of je als werkgever verplicht bent om deze vergoeding te verstrekken? Nee, tenzij het in de cao staat. Maar of het nu verplicht is of niet: het maakt je werknemers wel een stuk tevredener.

Hoe weet je of het beleid effectief is?

Jij reikt de mogelijkheden aan en je wijst je medewerkers hierop. Of je medewerkers ook echt gebruik maken van de mogelijkheden, hangt van vier zaken af:

1. Zijn ze goed op de hoogte van de mogelijkheden?
2. Vertrouwen ze jouw beleid?
3. Zien ze voldoende voordelen in je beleid?
4. Let je zelf ook voldoende op hun welzijn? En motiveer je ze ook voldoende?

Hoe en wanneer medewerkers beleid opvolgen, verschilt per bedrijf. Leg je medewerkers daarom regelmatig (anonieme) enquêtes voor. Vraag hen wat zij van het beleid vinden en hoe ze het concreet ervaren. Wordt de werkdruk erdoor verlaagd? Respecteert het de werkprivébalans? Zijn de verstrekte tools of handleidingen goed bruikbaar?

Uit de antwoorden kun je nieuwe inzichten voor je beleid halen. Dat je je medewerkers naar hun mening vraagt, laat bovendien zien dat je hun input op prijs stelt. Je creëert zo meer betrokkenheid bij hen voor het bedrijf en dat is een extra pluspunt. Sterker nog, ook op deze manier houd je ze óók tevreden en dus mentaal gezond!