Secretaresse Makelaar | 32 - 40 uur

Een veelzijdige secretariële functie binnen de vastgoedwereld, waarin organiseren, samenwerken en contact met mensen samenkomen. Vanuit het centrum van Utrecht ondersteun je een professioneel team van bedrijfsmakelaars en zorg je ervoor dat achter de schermen alles goed geregeld is.

Je beheert agenda's, plant afspraken en bezichtigingen, verzorgt correspondentie en houdt dossiers en informatie op orde. Tegelijkertijd heb je veel contact met klanten, relaties en collega's. Een afwisselende functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en waarin geen dag precies hetzelfde is.

Maar deze functie draait om meer dan alleen organiseren en ondersteunen. Je komt terecht in een enthousiast en energiek team waarin hard gewerkt wordt, maar waar ook veel ruimte is voor humor en gezelligheid. Collega's werken nauw samen, vieren samen successen en zoeken elkaar ook buiten het werk regelmatig op. Een borrel na werktijd, samen iets drinken of een spontane activiteit: er is altijd wel iemand te vinden die daarvoor in is.

Als Secretaresse Makelaar ben je een belangrijke ondersteuning voor de bedrijfsmakelaars. Jij zorgt ervoor dat afspraken worden geregeld, informatie beschikbaar is en werkzaamheden tijdig worden opgepakt.

Je houdt overzicht over verschillende lopende zaken, denkt vooruit en neemt zelfstandig werkzaamheden uit handen. Het ene moment plan je een afspraak of bezichtiging, het volgende moment werk je een dossier bij, heb je contact met een klant of bereid je documenten voor.

• beheren en organiseren van agenda's en afspraken;
• plannen en voorbereiden van afspraken en bezichtigingen;
• verzorgen van telefonisch en schriftelijk contact met klanten en relaties;
• opstellen en verwerken van correspondentie en documenten;
• bijhouden, ordenen en compleet houden van dossiers;
• verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen;
• ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden van de makelaars.

Je weet wat er speelt binnen de lopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt gemakkelijk de samenwerking met collega's wanneer dat nodig is.

Als Secretaresse Makelaar ben je de rechterhand van de bedrijfsmakelaars. Jij neemt werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun eigen werk en klanten.

De combinatie van plannen, organiseren, administratie en contact maakt het werk veelzijdig. Je bent betrokken bij verschillende trajecten en hebt daardoor een goed beeld van wat er binnen de organisatie speelt.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment houd je een dossier bij, het volgende moment heb je contact met een klant of regel je een afspraak. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en de ruimte om zelfstandig te werken.

Ervaring binnen de makelaardij is geen must. Een goede secretariële of administratieve basis en de motivatie om de vastgoedwereld te leren kennen zijn belangrijker. De specifieke kennis van de makelaardij leer je in de praktijk.

Ben je bijvoorbeeld werkzaam als secretaresse, office assistant of binnendienst medewerker en krijg je energie van organiseren, contact met mensen en veel afwisseling?

Dan kan dit een mooie volgende stap voor je zijn. Zeker als je op zoek bent naar een werkomgeving waar je niet alleen zelfstandig kunt werken, maar ook echt onderdeel wordt van een enthousiast team.

Je bent iemand die graag zorgt dat alles goed geregeld is. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en vindt het prettig om structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op.

Je kunt gemakkelijk schakelen wanneer de planning verandert en vindt het geen probleem wanneer er onverwacht iets tussendoor komt. Daarbij weet je goed prioriteiten te stellen en verlies je de kwaliteit van je werk niet uit het oog.

Ook in het contact met anderen ben je toegankelijk en professioneel. Je communiceert prettig met collega's, klanten en relaties en vindt het vanzelfsprekend om mee te denken en werk uit handen te nemen. Daarnaast ben jij ook iemand die houdt van gezelligheid en humor op de werkvloer.

• heb je mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• heb je relevante ervaring als secretaresse, managementassistent, office assistant of binnen een vergelijkbare ondersteunende functie;
• werk je nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd;
• kun je goed plannen en weet je gemakkelijk overzicht te bewaren;
• heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• vind je het leuk om collega's te ontzorgen en mee te denken over een praktische aanpak;
• ben je sociaal en werk je graag samen met anderen.

Je houdt gemakkelijk overzicht en weet wat er speelt. Je vindt het prettig om vooruit te denken en werkzaamheden goed te organiseren, zodat zaken niet blijven liggen.

Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, maar bent ook praktisch ingesteld. Wanneer prioriteiten veranderen, schakel je gemakkelijk en bepaal je wat op dat moment belangrijk is.

Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk en wacht niet af wanneer je ziet dat iets geregeld moet worden. Tegelijkertijd ben je een echte teamspeler. Je communiceert open met collega's, bent servicegericht richting klanten en denkt graag mee over oplossingen.

Kortom: je bent een georganiseerde, betrokken en sociale ondersteuner die graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Je komt terecht in een enthousiast en energiek team waar hard gewerkt wordt, maar waar minstens zoveel ruimte is voor gezelligheid.

Collega's zijn betrokken bij elkaar, helpen elkaar wanneer dat nodig is en vinden het belangrijk dat er naast het werk ook ruimte is voor plezier. Er wordt gelachen, samen geluncht en successen worden met elkaar gevierd.

De sfeer is informeel en laagdrempelig. Je kunt gemakkelijk bij collega's binnenlopen voor overleg, maar ook voor een praatje tussendoor. En de gezelligheid stopt niet zodra de werkdag voorbij is. Een borrel, samen iets drinken of een spontane activiteit: collega's zoeken elkaar ook buiten het werk graag op.

Tegelijkertijd is er volop ambitie. Er wordt hard gewerkt, iedereen draagt verantwoordelijkheid en er is veel energie om samen mooie resultaten neer te zetten. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen. De lijnen zijn kort en je wordt gezien als een volwaardig onderdeel van het team.

Naast een afwisselende functie en een enthousiast team kun je rekenen op:

• een werkweek van 32 tot 40 uur;
• een salaris van € 2.800,- tot € 3.500,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring en kennis;
• 25 vakantiedagen op fulltime basis;
• ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• korte lijnen en een informele werksfeer;
• een enthousiast en betrokken team;
• een werkplek in het centrum van Utrecht;
• regelmatig gezellige activiteiten en momenten met collega's.

Spreekt de combinatie van een veelzijdige secretariële functie, vastgoed en werken binnen een gezellig team je aan?

Dan komen we graag met je in contact.

Je hoeft niet per se ervaring te hebben binnen de makelaardij. We zijn vooral benieuwd naar wie jij bent, wat je al hebt gedaan en waar jij energie van krijgt.Tijdens een persoonlijk gesprek vertellen we je graag meer over de organisatie, de functie en het team waarmee je gaat samenwerken.