Facility Coördinator| 32-40 uur |Amsterdam

Een veelzijdige functie waarin je dagelijks het verschil maakt voor collega’s, bezoekers, leveranciers en samenwerkende partijen. Je bent zichtbaar aanwezig binnen de organisatie, houdt alle facilitaire processen draaiende en zorgt ervoor dat problemen snel en effectief worden opgelost. Dit doe je niet helemaal alleen. Je komt te werken in een heel fijn facility team van 4 personen.

De sfeer is open, informeel en collegiaal. Er wordt veel samengewerkt, ze helpen elkaar graag en er is volop ruimte voor humor en gezelligheid. Tegelijkertijd wordt er ook veel van elkaar verwacht. Iedereen neemt eigenaarschap en pakt zaken direct op. Juist die combinatie van professionaliteit, betrokkenheid en een gezonde dosis humor maakt dit team zo sterk.

Als Facility coördinator ben jij het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen, meldingen en operationele uitdagingen. Gedurende de dag komen er continu nieuwe verzoeken binnen (per mail of de telefoon of iemand loopt even bij jou langs, waardoor je voortdurend moet schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Jij bepaalt waar de prioriteiten liggen en wat je wel of niet vandaag nog kan/moet oppakken. Jij draagt deze verantwoordelijkheid en niemand twijfelt aan jouw keuzes. Soms is een verzoek klein (airco werkt niet) en soms ga je op zoek naar een nieuw schoonmaakbedrijf of receptie oplossing.

De ene keer organiseer je een evenement of stem je af met leveranciers, de andere keer los je een spoedmelding op omdat een lift niet werkt, een belangrijke levering is uitgebleven of een technische storing directe aandacht vraagt. Juist die afwisseling maakt deze functie uitdagend en interessant. Gebouwen die gemoderniseerd worden en waarvan jij de verbouwing coördineert, interne verhuizingen van verschillende teams of recruitment ondersteunen bij diverse events die zij op kantoor organiseren en jou daarbij nodig hebben voor het coördineren van alle mogelijkheden voor studenten, medewerkers en sprekers.

Je werkt daarbij samen met verschillende gebouwbeheerders, leveranciers en externe partners. Omdat iedere locatie anders is georganiseerd, weet jij precies wie je waarvoor moet benaderen en bouw je duurzame relaties op met de betrokken partijen. Dankzij jouw netwerk en manier van samenwerken krijg je zaken snel geregeld. Jouw hoofdlocatie is Amsterdam Zuid en af en toe reis je naar de andere locaties in het land.

Naast alle ad hoc werkzaamheden kan je qua ‘basis’ werkzaamheden denken aan:

• Coördineren en afhandelen van facilitaire meldingen en aanvragen.
• Aansturen van leveranciers en onderhouden van sterke samenwerkingsrelaties.
• Organiseren van operationele overleggen en afstemmen met stakeholders.
• Coördineren van facilitaire diensten zoals evenementen, postverwerking, repro, archiefbeheer en kantoorvoorzieningen.
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen binnen de dienstverlening.
• Bewaken van afspraken, kwaliteit en voortgang van facilitaire werkzaamheden.
• Contactpersoon receptie
• Ondersteunen bij facilitaire projecten en interne verhuizingen.
• Snel en adequaat handelen bij onverwachte situaties en spoedmeldingen.
• Zorgen voor een veilige, gastvrije en representatieve werkomgeving.

Consultancy organisatie met meerdere kantoren verspreid over Nederland. Een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving vormt daarbij de basis. Achter de schermen speelt het facilitaire team hierin een cruciale rol. Facility is niet alleen verantwoordelijk voor de verschillende kantoren, maar ook voor een inpandige sportschool en meerdere restaurants. Ze zijn goed met het OV bereikbaar en een parkeerplek is voor jou gereserveerd.

Voor deze functie zoeken we iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je bent communicatief sterk, zichtbaar aanwezig binnen de organisatie en weet goed om te gaan met verschillende persoonlijkheden en belangen. Daarnaast begrijp je dat collega’s hoge verwachtingen kunnen hebben van de facilitaire dienstverlening en weet hier professioneel en servicegericht mee om te gaan. Je bent open, transparant en duidelijk in je communicatie. Tegelijkertijd durf je ook grenzen aan te geven en verwachtingen te managen wanneer dat nodig is. Daarnaast beschik je over een uitstekend gevoel voor prioriteiten. Soms verloopt een dag relatief rustig, maar op andere momenten volgen de aanvragen elkaar in hoog tempo op. Juist dan behoud jij het overzicht en zorg je dat de juiste zaken als eerste worden opgepakt.

Voor de functie is een rijbewijs erg handig, maar geen harde eis. Binnen het facility team past het beste en spontane en vrolijke persoonlijkheid die graag met veel enthousiasme aan het werk is. Jouw persoonlijkheid is belangrijker dan jouw werkervaring. Idealiter heb je al een paar jaar aantoonbare werkervaring binnen facility. Dit kan zijn vanuit een andere functie zoals officemanager of binnen een hospitality / facility team. Affiniteit met facility is een harde eis en graag zichtbaar in jouw cv.

Werkervaring binnen de consultancy of een vergelijkbare (partner) omgeving is heel wenselijk. Ervaring met verschillende stakeholders en het zelfstandig maken van keuzes. Daarnaast vind je het leuk om zichtbaar te zijn binnen de organisatie zodat iedereen jou weet te vinden en graag met jou samenwerkt. Leeftijd is hier absoluut onbelangrijk.

Verder herken jij jezelf in het volgende:

• Je bent organisatorisch sterk en hebt uitstekend timemanagement.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent proactief, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Je communiceert helder en transparant.
• Je hebt een sterke persoonlijkheid en maakt gemakkelijk contact.
• Je bent servicegericht zonder jezelf te verliezen in de wensen van anderen.
• Je vindt het leuk om relaties op te bouwen met collega’s, leveranciers en externe partners.
• Je neemt verantwoordelijkheid en pakt eigenaarschap.
• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een opleiding richting Facility Management, Hospitality Management of vergelijkbaar.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels (‘on the job’ verder te leren)
• Ervaring binnen een facilitaire, hospitality- of servicegerichte omgeving.
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Excel. TopDesk is een pré.
• In bezit van Rijbewijs. Dit is bespreekbaar.

• Startsalaris tussen de € 3.500 en € 4.000 bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring, groei is mogelijk
• Jaarlijkse inflatiecorrectie

• 27 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverband
• Mogelijkheid om verlofdagen te kopen of verkopen
• Premievrij pensioenregeling
• Collectieve zorgverzekeringsmogelijkheden
• Sport- en vitaliteitsprogramma’s met o.a. jaarlijkse healthcheck en incompany fitness
• (e)bike leaseregeling
• Reiskostenvergoeding OV/EV
• Opleidingsmogelijkheden

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel naar Catalijn van ZIJ op telefoonnummer . We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.