Administratief medewerker in de omgeving Leiden Leiden

Vacature in het kort

Zoek je een afwisselende baan? Als administratief medewerker is elke dag anders. Je helpt met het invoeren van gegevens, ondersteunt collega's en houdt notulen bij. Ook zorg je dat alle papieren en digitale bestanden netjes zijn. Je werkt soms op verschillende locaties. Je bent belangrijk voor het team en zorgt dat alles goed loopt. Plus, je helpt met het organiseren van evenementen. Een leuke kans om veel te leren en bij te dragen aan een belangrijk doel. Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees verder om meer te ontdekken!

Volledige vacaturetekst

Ben je op zoek naar een dynamische functie waarbij de taken zeer divers te noemen zijn? Dan is dit misschien iets voor jou! Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een tijdelijke administratief medewerker voor 24 uur per week. De duur van de opdracht is in ieder geval 3 maanden met mogelijkheid tot verlenging. De standplaats is in Leiden.

Wat ga je doen?
Als administratief medewerker is geen dag hetzelfde. Je bent bezig met het inboeken van zaken in ons automatiseringssysteem en helpt collega’s met het registreren van bepaalde gegevens. Je bent accounthouder van een team, zodat je hen extra ondersteuning kunt leveren en notuleert bij vergaderingen met allerlei disciplines. Tevens draai je eens per week een telefoondienst voor de sector Risicoadvisering.

Daarnaast draag je een breed scala aan verantwoordelijkheden. Je bent de spil in het proces van vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij je niet alleen de voorbereiding verzorgt, maar ook het verslagleggen en de afhandeling ervan op je neemt.

Ook beheer je nauwgezet inkomende vraagstukken, die je zorgvuldig vastlegt in onze systemen voor verdere opvolging. Het beheren en bewerken van digitale bestanden en systemen behoort ook tot jouw takenpakket, waarbij je ervoor zorgt dat alles overzichtelijk en toegankelijk blijft.

Correspondentie en tekstverwerking zijn eveneens belangrijke aspecten van je werk. Je zorgt ervoor dat alle communicatie vlot en correct verloopt, en dat documenten nauwkeurig worden opgesteld en verwerkt. Daarnaast verzamel je essentiële gegevens en overzichten uit onze administratieve systemen, waardoor je een belangrijke rol speelt in het verstrekken van informatie voor besluitvorming en rapportage.

Het bewaken, borgen en toetsen van voortgang, kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden is een cruciaal onderdeel van je functie. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat de kwaliteit van het werk altijd hoog blijft. Ook ben je verantwoordelijk voor de logistieke planning en het beheer van afspraken in agenda's, waardoor alles soepel verloopt en iedereen goed geïnformeerd is over de planning.

Naast deze taken organiseer je ook regelmatig bijeenkomsten en activiteiten. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld, van de locatie en catering tot de communicatie met de deelnemers.

Tot slot ontwikkel je kennis van activiteiten op het gebied van (Brand)veilig Leven en voer je zo nu en dan deze activiteiten uit, waardoor je een waardevolle bijdrage levert aan de organisatie en haar doelstellingen.

Gevraagd

Als administratief medewerker ondersteun je de sector Risico- en Crisisbeheersing. Omdat je contact hebt met o.a. burgers, bedrijven en gemeenten ben je het visitekaartje van de sector. Je bent vriendelijk, servicegericht en je communiceert duidelijk.

Verder verwachten wij van jou: nauwkeurigheid, flexibiliteit en organisatietalent. Indien nodig kun je gemakkelijk improviseren om zaken op te lossen.
Onze teamspirit is erg belangrijk: Als teamlid maak je makkelijk contact met collega’s en zoek je de samenwerking op om met elkaar en individueel resultaat te bereiken.
Je bent minimaal in het bezit van een MBO-diploma en hebt meerdere jaren ervaring op het gebied van administratieve ondersteuning, waaronder het notuleren van vergaderingen.

Wat bieden wij?

• Een dynamische, uitdagende, afwisselende en vooral leuke baan!
• Dagelijks contact met veel verschillende mensen en organisaties.
• Een fijne werkomgeving van enthousiaste professionals met ruimte voor eigen inbreng.
• Bij een 36-urige werkweek een salaris van maximaal € 3289 (schaal 6) bruto per maand.