Secretaresse Raad van Bestuur Lelystad

Vacature in het kort

In deze veelzijdige rol bied je uitgebreide secretariële en organisatorische ondersteuning aan de bestuurder en de Raad van Commissarissen. Je beheert de correspondentie, verzorgt complex agendabeheer, en notuleert vergaderingen. Je werkt nauw samen met een collega om het secretariaat optimaal te laten functioneren. Je bent het vertrouwde aanspreekpunt en een onmisbare schakel in de organisatie. Benieuwd naar de rest? Lees door!

Volledige vacaturetekst

In deze afwisselende en dynamische functie ondersteun je de bestuurder en de Raad van Commissarissen. Jij zorgt voor een optimale secretariële en organisatorische ondersteuning. Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie voor de bestuurder en het beheren van diens mailbox;
• Complex agendabeheer voor de bestuurder, en daarnaast voor de bestuurssecretaris;
• Het voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van (de commissies van) de Raad van Commissarissen en incidenteel andere vergaderingen;
• Het incidenteel maken van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten en het opvolgen van acties voor de Raad van Commissarissen;
• Het ondersteunen van de bestuurssecretaris bij overige bestuurlijke en organisatiebrede zaken;
• Je werkt in deze functie nauw samen met je collega secretaresse RvB. Jouw collega richt zich met name op het ondersteunen van het directieteamoverleg en de medezeggenschapsraden. Vanzelfsprekend nemen jullie elkaar waar indien nodig .

Natuurlijk heb je ook veel contact met andere collega’s en externe relaties; je bent dus een vertrouwd, representatief en betrouwbaar aanspreekpunt. Voor het goed functioneren van het secretariaat RvB/RvC ben je dan ook simpelweg onmisbaar!

Je snapt het vak de ondersteuning die een bestuurder nodig heeft. Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent de oren en ogen voor deze bestuurder.

Je bent goed in het houden van overzicht, prioriteert op tijd en bent flexibel en oplossingsgericht als de situatie daarom vraagt. Je neemt initiatief en je staat midden in allerlei processen en bent een sparringpartner voor onze bestuurder. Je pikt signalen vanuit de in- en externe omgeving op en vertaalt deze naar de werkzaamheden. Je legt eenvoudig verbanden en schakelt snel in contacten op verschillende niveaus. Je bent accuraat, stressbestendig en op een prettige manier volhardend in je aanpak.

Gevraagd

Je snapt het vak de ondersteuning die een bestuurder nodig heeft. Je hebt gevoel voor verhoudingen en bent de oren en ogen voor deze bestuurder.

Je bent goed in het houden van overzicht, prioriteert op tijd en bent flexibel en oplossingsgericht als de situatie daarom vraagt. Je neemt initiatief en je staat midden in allerlei processen en bent een sparringpartner voor onze bestuurder. Je pikt signalen vanuit de in- en externe omgeving op en vertaalt deze naar de werkzaamheden. Je legt eenvoudig verbanden en schakelt snel in contacten op verschillende niveaus. Je bent accuraat, stressbestendig en op een prettige manier volhardend in je aanpak.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• een afgeronde opleiding Schoevers of Office Management is een pré;
• je kunt goed werken met MS Office 365;
• je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk (goede uitdrukkingsvaardigheid en grammaticaal correct);
• je bent taalvaardig;
• gastvrijheid, representativiteit, organisatiesensitiviteit, integriteit en betrouwbaarheid staan bij jou hoog in het vaandel;
• je bezit een flinke dosis zelfstandigheid en flexibiliteit;
• je kunt goed overzicht houden (helicopterview).

Aanbod

• Jouw salaris is maximaal 4500 (o.b.v. een 36-urige werkweek) en emolumenten. Dit alles in lijn met de CAO zorg;
• Thuiswerken is mogelijk voor het uitwerken van belangrijke stukken.