Administratief medewerker ruimte Vaals

Vacature in het kort

In deze functie werk je samen met een team dat allerlei vragen krijgt over bouwen en vergunningen. Jouw taak is om administratief werk te doen en ervoor te zorgen dat alles goed loopt. Je helpt ook mensen die vragen hebben. Je dag is afwisselend: van het beantwoorden van verzoeken tot het voorbereiden van belangrijke documenten. Je bent belangrijk voor de service die we bieden. Je werk kan veranderen door nieuwe wetten, wat het interessant en uitdagend maakt. Wil jij jouw talenten laten zien? Lees verder!

Volledige vacaturetekst

Als administratief medewerker Ruimte werk je nauw samen met de collega’s die voornamelijk verantwoordelijk zijn voor diverse (aan)vragen die binnenkomen op het gebied van bouwen, bestemmingsplannen, omgevingsvergunningen en meldingen in het kader van de algemene plaatselijke verordening (APV).

Je ontzorgt jouw collega’s door de administratieve werkzaamheden te verrichten op een breed vakgebied. Een goede afstemming is daarbij van groot belang. Verder informeer je burgers over aanvraagprocedures. Je verzamelt informatie en verwerkt deze. Je legt afspraken vast in verslagen en denkt mee over het efficiënt inrichten van administratieve processen. Jij bent de spin in het web en zorgt dat onze dienstverlening op peil is en gewaardeerd blijft.

Een kijkje in jouw agenda?

’s-Morgens inventariseer en prioriteer je de binnen gekomen informatieverzoeken en terugbelverzoeken van inwoners en bedrijven. Je ziet dat er een verzoek tussen zit dat te maken heeft met een bezwaarprocedure. Deze zet je direct door naar de juiste collega. Andere verzoeken beantwoord je zelf, nadat je aan je collega de juiste informatie opgevraagd hebt om een correct antwoord te geven. Je handelt snel en vraagt onze inwoner om de juiste gegevens en plant een telefoongesprek in. ‘s Middags schuif je aan bij een overleg en maak je het verslag met actiepunten en dat mail je naar de collega’s. Vervolgens ondersteun je bij het compleet maken van processtukken en zorg je dat de documenten tijdig kunnen worden verstuurd naar de rechtbank. In de namiddag verzamel je de stukken die nodig zijn ter beantwoording van een ingekomen WOO- verzoek.

Meer concreet?

Jij houdt je bezig met:

•                     Opstellen van standaardbrieven, ontvangstbevestigingen of mails (m.bt. diverse onderwerpen in de fysieke leefomgeving).

•                     Digitaal verdelen/doorsturen poststukken en e-mail naar juiste persoon, inboeken, antwoorden, afhandelen e.d.

•                     Inboeken aanvragen en aanvullende gegevens in registratiesysteem RX- Mission : aanvragen omgevingsvergunningen (bouw), vooroverleggen, meldingen, aanvragen APV/bijzondere wetten.

•                    Anonimiseren en publiceren van aanvragen, afhandeling van getekende besluiten (anonimiseren, publiceren, leges doorzetten).

•                    Klantcontact, inventarisatie probleem/vraag en terugbellen met resultaat (waaronder delen eenvoudige informatie).

•                     Afgebakend uitzoekwerk bijvoorbeeld bodemonderzoeken, gegevens t.b.v. CBS verzamelen en verstrekken (1x per maand).

•                    Dossiers samenstellen, nieuwe aanvragen omgevingsvergunningen/vooroverleggen.

•                    Dossier samenstelling in bezwaar- en beroepzaken.

•                    Indien nodig: ondersteuning bij besprekingen, zoals notuleren en maken van verslagen.

Door de inwerkingtreding van de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging Bouwen kunnen bovenstaande werkzaamheden wijzigen of aangevuld worden.

Te denken valt aan:

•                    Ondersteuning bij intake- omgevingstafel, zoals inwinnen van standpunten door te notuleren.

•                    Opstellen van ontvangstbevestiging bouw- en gereedmelding inzake de Wet Kwaliteitsborging Bouwen.

•                    Registreren ingekomen stukken m.b.t. door de initiatiefnemer gevoerde participatie.

Gevraagd

Met jouw vakbekwaamheid en vaardigheden, weet jij de kwaliteit van onze dienstverlening en de waardering daarvoor als topprioriteit op de kaart te zetten en te houden. Om dit te doen heb je nodig;

•                     MBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur afgeronde opleiding administratief medewerker of gelijkwaardig.

•                    Werkervaring als administratief ondersteuner en kennis van RX- Mission is een pré.

•                     Nauwkeurigheid en enthousiasme.

•                     Werkervaring met digitale systemen.

•                    Stressbestendigheid.

Aanbod

• Tijdelijke functie/baan van minimaal 6 maanden.
• Salaris uit functieschaal 8 van de gemeentelijke CAO.

Bedrijfsomschrijving

Gemeente Vaals.