Zo verbeter je de interne Communicatie binnen je Team

Waarschijnlijk laat je in vacatureteksten altijd opnemen dat de kandidaat moet beschikken over goeie communicatieve vaardigheden. Maar hoe stimuleer je het team dat ze die vaardigheden ook gebruiken? Een vlekkeloze samenwerking ontstaat niet vanzelf. Daarvoor moet je een omgeving creëren waarin goed gecommuniceerd kan worden. Zo doe je dat.

1. Zorg dat iedereen elkaar kan vinden

Volgens het Amerikaanse consultancybedrijf McKinsey zijn werknemers zo’n twintig procent van hun tijd kwijt aan het opzoeken van interne informatie. Daar hoort ook het opsporen van de juiste collega bij. Wie binnen dit bedrijf gaat over wat? Dat is natuurlijk een ontzettende tijdsverspilling. Hoeveel makkelijker zou het zijn als in één oogopslag duidelijk is wie je waarvoor nodig hebt?

Het intranet is hier eenvoudige oplossing voor. Hierin zet je de contactgegevens van alle medewerkers, inclusief hun functietitel, aan wie ze rapporteren en aan welke projecten ze werken. Je kunt ook hun specifieke vaardigheden noteren. Dat maakt het voor iedereen inzichtelijk welke collega ze om hulp kunnen vragen.

2. Mail minder

Uit datzelfde onderzoek blijkt dat werknemers bijna dertig procent kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van e-mails. In het geval van externe communicatie is een e-mail een handig middel. Maar intern kun je je afvragen of alles wel per e-mail moet gebeuren. Ingewikkelde materie en langdurige projecten kunnen beter niet via e-mail worden besproken. Dat worden eindeloze ketens waarin belangrijke informatie verloren gaat.

Lopen er binnen jouw bedrijf veel projecten? Verdiep je dan in software die bedoeld is voor projectmanagement, daar komen we later op terug. Dat voorkomt een hoop onnodige e-mails, waardoor er tijd overblijft voor andere dingen.

In het algemeen moet je je medewerkers stimuleren om wat vaker de telefoon te pakken of gewoon bij elkaar langs te lopen. Dit stimuleert de onderlinge betrokkenheid en voorkomt onnodige miscommunicatie.

3. Laat ze met andere afdelingen omgaan

Directe collega’s kennen elkaar wel, maar hoe zit het met de andere afdelingen binnen het bedrijf? Het is heel waardevol om de verschillende lagen met elkaar kennis te laten maken. Dat stimuleert kennisdeling en innovatie. Wie weet welke mensen een onverwachte klik hebben en samen met een goed idee komen?

Je kunt bijvoorbeeld ‘speeddates’ organiseren en mensen vijf tot tien minuten met elkaar laten praten. Als het belletje gaat, verplaatsen ze naar een andere plek aan de tafel om met de volgende te praten.

Een andere optie is het organiseren van een bedrijfsquiz met aansluitende borrel. Maak teams die louter bestaan uit mensen van verschillende afdelingen. Bedenk vragen die te maken hebben met alle onderdelen van het bedrijf. Zo leert iedereen zijn indirecte collega’s en het bedrijf een beetje beter kennen.

4. Zet ze regelmatig bij elkaar

Zorg voor wekelijkse teammeetings en/of een dagelijkse stand-up. Leg de focus in deze gesprekken niet op de performance, maar op het vieren van successen en het uit de weg ruimen van obstakels. Waar zijn ze trots op? Wat hebben ze nodig om hun werk goed uit te voeren? Vraag ook actief of iemand in het team een goed idee heeft om eventuele problemen op te lossen.

5. Zorg voor online tools

Zeker nu hybride werken de norm is, is online communicatie belangrijker dan ooit. Om te voorkomen dat iedereen zich suf mailt, moet je investeren in online tools. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams of Slack voor de dagelijkse beslommeringen. Hierin kun je ook chatgroepen maken, specifiek voor bepaalde teams. Zo blijven ze doorlopend met elkaar in contact.

Qua projectmanagement kun je denken aan Trello of Asana. Hierin kun je gemakkelijk zien wie waaraan werkt en je kunt er alle belangrijke informatie in kwijt. Dit voorkomt eindeloze e-mailstromen.

6. Richt het kantoor erop in

Gezellig met elkaar bijkletsen gaat beter als het kantoor daarop is ingericht. Zorg voor hokjes waar mensen zo nodig een privégesprek kunnen voeren en creëer gezellige zithoekjes. De kantine moet uitnodigend zijn, niet alleen voor de lunch, maar ook een korte koffiebreak. Hoe meer plekken er zijn waar mensen elkaar spontaan kunnen tegenkomen, hoe groter de kans is dat ze elkaar aanspreken.

7. Maak van communicatie een prioriteit

Mensen die omkomen in het werk, nemen niet de tijd om uitgebreid met hun collega’s te communiceren. In het ergste geval worden ze kortaf omdat ze bezwijken onder de werkdruk. Merk je dat teamleden niet op komen dagen voor meetings omdat ze veel werk hebben liggen? Ga dan eens met ze in gesprek over de werkdruk. Leg uit dat communicatie prioriteit heeft en zoek naar mogelijkheden om de werkdruk te verminderen.

8. Stimuleer feedback geven en ontvangen

Zorg ervoor dat je medewerkers niet bang zijn om elkaar van feedback te voorzien. Dat is uiteraard iets anders dan stimuleren dat ze elkaar afkraken. Het regelmatig geven van feedback voorkomt dat onderhuidse frustraties beginnen te etteren.

Het creëren van een feedbackcultuur begint met een opendeurenbeleid van de manager. Zorg dat iedereen zijn of haar zegje kan doen bij de leidinggevende. Deze moet het geven van feedback aanmoedigen, niet afstraffen.

Lees ook: zo werkt 360 graden feedback.

9. Geef het goede voorbeeld

En als laatste: geef het goede voorbeeld. Een werkgever die niet alleen openstaat voor feedback, maar er ook iets mee doet, laat goed leiderschap zien. Luister actief naar je medewerkers en toon openheid. Wees bijvoorbeeld eerlijk over de bedrijfsresultaten, ook als ze tegenvallen. Leg uit waar het bedrijf staat en wat jullie doen om de resultaten te verbeteren. Hoe beter je zelf communiceert op de werkvloer, hoe veiliger het voor de rest van de medewerkers voelt om hetzelfde te doen.