Besluitvormingstechniek: het BOB-Model

De een hakt zonder problemen een knoop door, de ander blijft eeuwig dralen. Beide methodes hebben zo hun nadelen. Iemand die te snel een keuze maakt, kan belangrijke informatie over het hoofd zien. En iemand die nooit kan kiezen, zal weinig steun uit de organisatie ervaren (die mist daadkracht).

Het BOB-model helpt je beter te worden in besluitvorming. Wat is het en wanneer pas je het toe?

Wat is de BOB-methode

De BOB-methode bestaat uit drie fases: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Je gaat de fases chronologisch af. Het is niet de bedoeling om tussen de fases te wisselen. Je rondt dus eerst fase een af voordat je naar de volgende gaat. Het model biedt structuur en zorgt ervoor dat zoveel mogelijk meningen en visies worden meegenomen in de besluitvorming.

Fase 1: Beeldvorming

In de eerste fase staat de beeldvorming centraal. Je verzamelt zoveel mogelijk feitelijke informatie over de situatie of het probleem waar je over vergadert. Iedere deelnemer aan de vergadering deelt zijn visie. Zo kom je erachter of mensen hetzelfde beeld van de situatie hebben. Het is belangrijk om in deze fase niet met elkaar in discussie te gaan, je bent puur informatie aan het verzamelen. Aan het eind van de fase heb je een heldere probleemdefinitie.

Vragen om te stellen:

• Welke feiten hebben we?
• Klopt ons beeld van de feiten?
• Welke informatie missen we?
• Hebben we die informatie nodig voor een besluit?
• Hoe gaan we missende informatie verzamelen?

Fase 2: Oordeelsvorming

In fase twee wordt de informatie die in de eerste fase is verzameld, geëvalueerd en geanalyseerd. Nu moeten jullie bepalen waar eventuele oplossingen voor het probleem aan moeten voldoen. Mensen mogen nu ook oplossingen aandragen. Het is wederom belangrijk dat mensen niet met elkaar in discussie gaan en iedereen iets inbrengt.

Vragen om te stellen:

• Wat is ons doel?
• Waar maken we ons zorgen om?
• Wat zou onze zorgen verminderen?
• Waar moet een besluit aan voldoen om het acceptabel te vinden?

Fase 3: Besluitvorming

Hoewel het wat tijd kost om de eerste twee stappen te doorlopen, wordt het besluit zelf wel snel genomen. Je hebt al bepaald waar een acceptabel besluit aan moet voldoen. Nu hoef je alleen maar te kiezen welke oplossing het best voldoet aan de criteria. Daarna maak je een planning voor de uitvoering.

Vragen om te stellen:

• Wat besluiten we?
• Wat gaan we doen?
• Is iedereen op de hoogte van het besluit?
• Wordt het besluit breed gedragen door de organisatie?

Wanneer gebruik je het BOB-model

Het grote voordeel van het BOB-model is dat de gekozen oplossing door de hele organisatie wordt gedragen. Iedereen heeft immers zijn zegje kunnen doen en is gehoord. Bijkomend voordeel is dat je hierdoor geen belangrijke informatie mist.

Je gebruikt de BOB-methode bijvoorbeeld bij grootschalige projecten waarbij meerdere afdelingen zijn betrokken. Daarbij is het belangrijk dat iedereen achter het besluit staat en op de hoogte is van hoe het besluit tot stand is gekomen.

Je kunt de methode ook toepassen in vergaderingen. Die kunnen soms eindeloos duren omdat niemand een duidelijke beslissing maakt. Het BOB-model moet de besluitvorming versnellen en structureren.

Voorbeeldsituatie van deze besluitvormingstechniek

Om het BOB-model iets meer te laten leven geven we hieronder een voorbeeldsituatie.

Situatie: De gemeenteraad heeft zijn wekelijkse vergadering. Een pijnpunt is de nieuwe opvanglocatie voor daklozen in Wijk A. Deze heeft twee maanden geleden zijn deuren geopend, maar er zijn veel klachten vanuit de buurt. De vraag is hoe de toekomst van de opvang eruitziet.

Beeldvorming: In de eerste fase wordt iedereen gevraagd welke informatie zij hebben over het probleem rondom de daklozenopvang. Daaruit komen de volgende feiten:

• Een groot deel van de daklozen in deze opvang heeft psychische problemen.
• De politie is tweemaal langs geweest vanwege opstootjes.
• De buurt is al voor de opening al een petitie gestart om de opvang te weren.
• Tien bewoners van de buurt hebben brieven gestuurd aan de gemeenteraad met hun zorgen.
• Er is een toename van drugsafval in de buurt gesignaleerd.
• De ruiten van de opvang zijn vorige week ingeslagen.
• De opvang is essentieel en kan niet worden gesloten.

Welke informatie missen we nog?

• Hoe ging de opening van de daklozenopvang in Wijk B, speelden daar dezelfde problemen?
• Is er professionele hulp voor daklozen met psychische problemen?
• Worden de zorgen door de hele buurt gedragen of beperken ze zich tot deze groep klagers?

Hoe gaan we deze informatie verkrijgen?

• Documentatie zoeken van daklozenopvang Wijk B + eventuele politiemeldingen.
• Contact leggen met lokale ggz en de daklozenopvang voor meer informatie over psychische problematiek.
• De buurt uitnodigen voor een gesprek over de opvang.

Oordeelsvorming: In de tweede fase vertelt iedereen waar volgens hen een goede oplossing aan moet voldoen. Daaruit rollen de volgende criteria:

• Daklozen met psychische problemen moeten psychiatrische hulp krijgen.
• De drugsoverlast moet afnemen.
• De buurt moet begrip krijgen voor de noodzaak van de daklozenopvang.
• Er moet gekeken worden of de geboden hulp toereikend is voor de problematiek onder deze daklozen.
• De buurtbewoners moet zich veilig voelen.

Besluitvorming: In de eerste fase werd duidelijk dat er nog meer informatie moet worden verzameld, bijvoorbeeld rondom de psychische problematiek. Daarom is het besluit voor nu als volgt:

"Gezien het hoge aantal daklozen in onze gemeente is het essentieel dat de opvang openblijft. Tegelijkertijd zijn we ons bewust van de problematiek die dit met zich meebrengt. Dit komt voornamelijk door drugsoverlast en de psychische problematiek van de daklozen. Daarom wordt er een onderzoek gestart in samenwerking met de lokale ggz. De politie zal de komende tijd vaker surveilleren en drugsgebruik harder aanpakken. De buurt wordt komende maand uitgenodigd op het gemeentehuis voor een verdere inventarisatie over de heersende zorgen. In een vervolggesprek zal ook de leiding van de daklozenopvang aanwezig zijn, om meer begrip te kweken voor de situatie van de daklozen. Op basis van het ggz-onderzoek en het buurtgesprek zullen verdere plannen worden gemaakt."