Plannen en organiseren: hoe doe je dit effectief?

Wat is plannen en organiseren?

Plannen en organiseren houdt het volgende in:

Stap 1. Plannen

Je stelt een effectieve planning op om een doel te bereiken. Dit doe je voor jezelf en/of voor anderen, afhankelijk van je functie en takenpakket.

Stap 2. Organiseren

Organiseren is aanvullend op plannen. Je bedenkt de juiste taken voor in de planning en je zorgt ervoor dat deze taken op tijd worden uitgevoerd. Terwijl je dit doet, maak je slim gebruik van de tijd, de middelen en de mensen die tot je beschikking staan.

Waarom is plannen en organiseren belangrijk op de werkvloer?

Zonder een goede planning en organisatie ontstaat er stress of zelfs chaos op de werkvloer. Voor een goed verloop van werkprocessen moet elke medewerker - van hoog tot laag - weten waar die aan toe is. Misschien plan en organiseer je inderdaad voor een heel bedrijf, maar dit kan ook beperkt zijn tot jezelf of een team. Dit hangt van je functie af.

Zeker is in elk geval dat de meeste beroepen niet zonder goede planning of organisatie kunnen. Zowel een schoonmaker als een algemeen directeur moet namelijk precies weten:

• Wat hij of zij moet doen
• Wanneer hij of zij het moet doen
• Met welke middelen hij of zij het doet
• Met wie hij of zij samenwerkt

Welke eigenschappen heb je nodig om te plannen en te organiseren?

Om effectief te plannen en te organiseren moet je werken aan deze specifieke eigenschappen.

Anticiperend denken

Je houdt steeds rekening met onverwachte situaties of tegenslagen. Jij hebt zelfs altijd een plan B!

Doelgericht

Jouw planning dient het gestelde doel van A tot Z. Deze planning voldoet aan de eisen rondom tijd en taken. Elke afwijking neem je zorgvuldig onder de loep om te checken of dit het doel (nog) dient.

Coördineren

Je stemt tijd, middelen, mensen en processen zo goed mogelijk op elkaar af. Maak je een planning voor jezelf? Je weet dan ook precies wanneer je taken moet delegeren.

Discipline

Je hebt de discipline om planningen op tijd af te krijgen, ook al gaat het om ingewikkelde planningen. Maak je een planning voor anderen? Zij vertrouwen erop dat zij op tijd de juiste informatie van je krijgen!

Initiatief

Je benadert actief partijen om invulling te geven aan je planning. Ook toon je initiatief als je fouten in een planning of taak tegenkomt: je corrigeert het zelf of je overlegt hierover met de mensen die betrokken zijn bij deze planning of taak.

Probleemoplossend vermogen

Als je plant en organiseert voor meerdere mensen, dan kan het voorkomen dat niet iedereen het met je plannen eens is. Geen punt: jij kunt goed omgaan met eventuele conflicten en je stelt altijd een (alternatieve) oplossing voor. Heb je hier moeite mee? Kijk dan naar hoe je je probleemoplossend vermogen ontwikkelt.

Nauwkeurig

Planningen en de eventuele bijbehorende budgetten moeten precies kloppen. Je gaat dus heel nauwkeurig te werk als je, bijvoorbeeld, roosters of financiële documenten invult. Eventueel pas je zaken aan voor een nog soepeler werkproces.

Ordelijk

Jij werkt met vele soorten gegevens. Deze gegevens vind je makkelijk terug, want je weet precies waar de bijbehorende documenten of bestanden staan. Met sommige gegevens ga je zelfs heel discreet om, zeker als het om geld of persoonlijke omstandigheden van medewerkers gaat.

Hoe laat je zien dat je goed kunt plannen en organiseren?

Met de volgende acties toon je aan dat je goed kunt plannen en organiseren.

1. Kennis van werkprocessen
   Je hebt een zeer goede kennis van de werkprocessen. Hierdoor weet je precies welke zaken je vooraf moet regelen. Hebben mensen hier vragen over? Jij bent altijd bereid om deze vragen te beantwoorden.
2. Taakverdeling
   Je wijst taken toe aan individuen of teams. Hiervoor kijk je naar hun kennis, hun kwaliteiten en hun beschikbaarheid. Eventueel overleg je even met de persoon over dit laatste. Gemaakte afspraken bevestig je en/of je koppelt hierover met derden.
3. Tijdplanning
   Je deelt (werk)tijden effectief in. Je kijkt hiervoor scherp naar de deadlines en de taken die dus voorrang hebben. Tegelijkertijd houd je rekening met:
   • Onverwachte gebeurtenissen
   • De wensen, behoeften en beschikbaarheid van jezelf en/of van andere medewerkers
4. Middelenplanning
   Je weet hoeveel budget beschikbaar is om de plannen te realiseren. Met dit budget weet je de juiste middelen te verzamelen en in te zetten. Verspilling? Dit woord komt niet in jouw woordenboek voor.
5. Planning(en) bewaken
   Jij bent voortdurend op de hoogte van de gang van zaken. Verloopt alles volgens planning? Jij neemt hiervoor altijd de verantwoordelijkheid.
6. Op tijd bijstellen
   Je kunt planningen aanpassen als dat nodig is. Hiervoor kijk je naar alle beschikbare opties. In het geval van tijdsdruk weet je hier ook snel beslissingen over te nemen.

Wanneer wordt plannen en organiseren echt lastig?

Plannen en organiseren betekent niet alleen dat je een goed overzicht moet hebben van tijden, taken en doelen. Kijk maar naar deze veelvoorkomende fouten of obstakels:

1. Je reserveert standaard onvoldoende tijd voor onverwachte omstandigheden.
2. Je verliest het overzicht door een veelheid aan taken. Tijd krijgen om alles weer op een rijtje te zetten is soms lastig, omdat je nog steeds het zicht moet houden op lopende zaken.
3. Je moet roosters maken, maar veel werkkrachten vallen ineens uit, bijvoorbeeld door een griepepidemie of zelfs pandemie. Het vereist behoorlijk wat creativiteit om naar alternatieve oplossingen te zoeken.
4. Je hebt niet de juiste tools, zoals bepaalde software om planningen te maken. Of je moet met te veel systemen werken, waardoor je meer tijd kwijt bent met administratie dan met planning.

Om dit soort problemen te voorkomen, is het belangrijk dat je altijd blijft werken aan de eigenschappen die je nodig hebt om goed te kunnen plannen en organiseren. Overleg daarnaast altijd met je werkgever over de mogelijkheden die jou helpen om deze taak goed te kunnen doen!