Schriftelijke Uitdrukkingsvaardigheid: hoe ontwikkel je dit?

Wat is schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid?

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid houdt in dat je informatie helder en foutloos op schrift kunt overbrengen. Dit geldt voor zowel digitale als papieren teksten.

Welke schriftelijke vormen van communicatie zijn er?

In vrijwel alle bedrijven kom je één of meer van deze uitingen van communicatie tegen.

• App-berichten
• Sms-berichten
• E-mails
• Brieven
• Blogs
• Nieuwsbrieven
• Persberichten
• Verslagen (zoals notulen)
• Plannen van aanpak
• Rapporten
• Instructies

Wat schrijf je precies?

Wat je precies schrijft, hangt af van je functie. In sommige functies is het zelfs cruciaal dat je schriftelijke vaardigheden in orde zijn. Hiervan zie je nu drie voorbeelden.

1. Journalist

Een journalist schrijft persberichten en artikelen. Die moeten zowel foutloos als duidelijk zijn, want het publiek moet goed geïnformeerd worden. Ook stuurt de journalist apps of e-mails naar collega's, leidinggevenden of mensen die geïnterviewd moeten worden.

2. Projectmanager

Een projectmanager leest en schrijft regelmatig rapportages. Hij of zij maakt ook planningen voor het personeel. Zowel de rapportages als de planningen moeten zeer duidelijk zijn. Foutieve rapportages kunnen immers leiden tot verkeerde conclusies en acties. En onduidelijke planningen kunnen tot een verstoord werkproces leiden.

3. Technisch schrijver

Een technisch schrijver schrijft handleidingen voor technische producten of diensten. Hiervoor moet hij of zij ook heel helder communiceren met de ontwikkelaar van het product of de dienst. Vooral bij gevaarlijke machines mogen de instructies geen fouten bevatten!

Waarom is schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid belangrijk op de werkvloer?

Een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid bevordert de communicatie met je collega's, leidinggevenden, klanten of leveranciers. Door informatie duidelijk uit te leggen, voorkom je immers misverstanden en fouten. Een goed leesbare, heldere tekst helpt bovendien om de relaties met mensen te versterken. In sommige beroepen is dit dan ook een onmisbare competentie.

Voorbeelden

1. Je wilt een afspraak maken met een klant. In een e-mail geef je aan waarom je de afspraak wilt maken. Ook geef je de afspraakdetails duidelijk aan (datum, tijd, locatie).
2. Je hebt een nieuw idee voor een product of dienst. Je werkt dit plan in duidelijke taal uit, zodat iedereen kan begrijpen wat de bedoeling is.
3. Je hebt een onderzoek verricht en je moet een rapport schrijven voor je leidinggevende. In dit rapport staat duidelijk wat je hebt gedaan en welke resultaten dit heeft opgeleverd.

Wat heb je nodig om schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid te ontwikkelen?

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid kun je leren. Je richt je dan op de ontwikkeling van deze onderdelen.

• Spelling en grammatica
  Zijn alle woorden foutloos geschreven? Kloppen de zinnen?
• Structuur en opbouw van de tekst
  Heb je de juiste informatie gekozen voor je tekst? Is er een duidelijk verband tussen je alinea's? Zijn die samenhangend? Dit is heel belangrijk als je ingewikkelde informatie moet overbrengen.
• Toon en taalgebruik
  Welke toon past bij je lezer? Is deze toon formeel of informeel? En past je taalgebruik bij deze toon?
• Beknopte formulering
  Als je informatie in twee zinnen kunt overbrengen, waarom zou je daar dan drie alinea's over schrijven? Vermijd te lange teksten, anders raak je de aandacht van de lezer kwijt. Je teksten zijn bij voorkeur dus bondig en dus to-the-point.
• Inlevingsvermogen
  Welke informatie wil of moet de lezer van je tekst weten? Schrijf je tekst altijd met deze gedachte in het achterhoofd. De lezer kan dan uit je tekst opmaken dat je hem of haar begrijpt en meedenkt.
• Kritische blik op teksten
  Je bent kritisch op je eigen teksten. Heb je voldoende tijd? Blijf een tekst verbeteren tot je de best mogelijke versie hebt.

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: hoe laat je dit zien?

Bovenstaande vaardigheden helpen je al goed op weg. Maar er zijn nog andere zaken die bepalen of je teksten goed worden ontvangen door anderen.

• Nette presentatie
  Je zorgt voor een nette presentatie van je tekst. Een slordig gepresenteerde tekst leidt namelijk heel erg af van je boodschap.
• Woordkeuze
  Je let op je woordkeuze, zeker als je mensen wilt informeren over een gevoelige kwestie. Ook spreek je de lezer altijd netjes en respectvol aan.
• Wel of geen jargon?
  Je vermijdt het gebruik van ingewikkelde vaktermen, tenzij je voor een doelgroep schrijft die het gebruik van de vaktermen juist verwacht.
• Boeiende inhoud
  Je weet je teksten boeiend te houden, zeker als je aan de slag gaat met creatieve teksten, zoals blogs of nieuwsbrieven.
• Adequate uitwisseling
  Je reageert adequaat op berichten van anderen. Bijvoorbeeld: als iemand je een vraag stelt (naar aanleiding van ??n van jouw teksten), dan geef jij hier altijd een duidelijk antwoord op. Je wijkt hierbij niet af van waar het in de kern om draait.

Waar leer je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid?

Zoals gezegd, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid kun je leren. Maar hoe begin je? Hier zijn wat gouden tips om een goed schrijver te worden!

1. Oefen veel, zowel op het werk als thuis.
2. Vraag je leidinggevende of je een vergadering mag bijwonen en oefen met het maken van notulen.
3. Vraag anderen ook altijd om feedback, zeker in het begin. Door deze feedback kun je je teksten steeds inhoudelijk en structureel verbeteren.
4. Geef ook feedback op teksten van anderen. Hier kun je ook veel van leren.
5. Volg een cursus om je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid te verbeteren en zet dit meteen op je cv!