Delegeren: wat betekent het en hoe leer je het?

Wat is delegeren?

Delegeren betekent dat je taken en verantwoordelijkheden overdraagt aan iemand anders. Je houdt hierbij rekening met de interesse, ambities en vaardigheden van deze persoon.

Waarom is delegeren belangrijk op de werkvloer?

Delegeren kan voor zowel leidinggevenden als teamleden een belangrijke competentie zijn. Een leidinggevende verdeelt bijvoorbeeld taken onder teamleden. Een teamlid kan zijn of haar taken ook overdragen aan een ander teamlid. Door te delegeren kan een werkproces efficiënter verlopen.

Wat moet je kunnen om te delegeren?

Leiderschap

Leiderschap houdt in dat je in staat bent om een team te leiden. Je kent de teamleden goed en je bent op de hoogte van hun kwaliteiten en (standaard) verantwoordelijkheden.

Plannen en organiseren

Welke taken moet je overdragen? Aan wie en wanneer? Om te delegeren moet je soms goed kunnen plannen en organiseren. Je streeft namelijk naar een zo efficiënt mogelijk werkproces!

Communicatief vaardig

Als je taken delegeert, geef je duidelijke instructies. Wat houdt de taak in? Waarom moet deze taak gedaan worden? Wanneer moet de taak gedaan zijn? Wat zijn de kwaliteitscriteria? Welke resultaten verwacht je precies te zien? Dit moet allemaal glashelder zijn voor degene die jouw taak overneemt.

Vertrouwen

Als je taken of verantwoordelijkheden aan een ander geeft, vertrouw je op de capaciteiten van deze persoon. Je bent dus bereid om de controle los te laten. Natuurlijk kijk je van tevoren ook wel goed naar iemands kwaliteiten: kan deze persoon deze taak aan?

Motiveren

Je weet je medewerkers te motiveren om hun werk te doen. In dit geval: om de taken te doen die jij ze hebt toegewezen. Je laat dan ook zeker merken dat je vertrouwen hebt in hun kunnen.

Ondersteuning

Je ondersteunt je collega's goed. Geeft iemand aan iets nodig te hebben om een taak te kunnen uitvoeren? Jij zorgt ervoor dat hij of zij krijgt wat die nodig heeft.

Feedbackgericht

Je checkt regelmatig bij een medewerker hoe het gaat. Daarnaast geef je feedback op de uitvoering van een taak. Deze feedback kan nodig zijn om de kwaliteit van het werk en/of de efficiëntie van het werkproces te verhogen.

In welke situaties delegeer je?

In bepaalde situaties is het handig als je kunt delegeren. Je geeft een ander taken die in zijn of haar expertiseveld passen. Zo weet je zeker dat het werk goed wordt uitgevoerd. Of je draagt taken over waar een medewerker van kan leren. Kijk maar naar deze voorbeelden:

1. Je wordt ziek of je gaat op vakantie.
2. Je ontdekt dat je zelf niet geschikt bent voor een bepaalde taak.
3. Je zoekt een invaller omdat je zelf niet bij een vergadering of klantbezoek aanwezig kunt zijn.
4. Je hebt een (groot) project toegewezen gekregen. Dit project kun je niet in je eentje uitvoeren.
5. Je vraagt een junior medewerker om een klein project te leiden. Zo kan hij of zij nieuwe vaardigheden opdoen of bestaande vaardigheden aanscherpen.

Wat is het tegenovergestelde van delegeren?

Het tegenovergestelde van delegeren is micromanagement. Dit houdt in dat je - als micromanager - vrijwel niets aan anderen overlaat. Je voert zelfs veel taken zelf uit en je staat niet open voor (nieuwe) ideeën van andere medewerkers. Die krijgen zo geen mogelijkheden om zich te ontwikkelen. De mogelijke gevolgen? Ongelukkige medewerkers, hoog verzuim en een hoog verloop.

Hoe ontwikkel je de competentie 'delegeren'?

Leren delegeren is mogelijk. Het is een kwestie van oefenen en op het juiste moment de juiste kansen zien. Om je vooruit te helpen met deze competentie, hebben we een paar tips.

1. Leer je collega's goed kennen.
   Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van de interesses, de vaardigheden en de competenties van je medewerkers. Zo weet je precies wat je aan iemand kunt overdragen.
2. Bouw vertrouwen op.
   Bouw vertrouwen op met je collega's. Iemand die jou vertrouwt is eerder geneigd om taken voor je op te pakken. Ook is deze persoon eerder geneigd om zijn of haar best voor je te doen.
3. Denk goed na over de taken.
   Bedenk van tevoren goed wat welke taken je wilt delegeren en waarom. Als je delegeert ben je namelijk verantwoordelijk voor een goede overdracht van informatie en praktische middelen.
4. Vraag om feedback.
   Vraag om feedback aan andere medewerkers. Hoe vinden zij dat je delegeert? Zijn je verwachtingen en je instructies steeds duidelijk? Begeleid je hen actief?
5. Bedank mensen voor hun inspanningen.
   Bedank iemand altijd voor het uitvoeren van een gedelegeerde taak. Zo laat je zien dat je deze persoon en zijn of haar inspanningen waardeert.

Maak van delegeren geen 'afschuiven'.