Procesmatig werken, dat klinkt een beetje abstract. Wat is het eigenlijk en hoe word je er beter in?
Bedrijfsprocessen, procesmatig werken... wat bedoelen ze daar toch mee? In dit artikel leggen we het uit. Je leert ook waarom procesmatig werken belangrijk is en hoe je die competentie kunt ontwikkelen.
Wat is een bedrijfsproces?
Laten we maar eens beginnen met de definitie van een bedrijfsproces. Met een bedrijfsproces bedoelen we de hele keten van activiteiten die nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. In de praktijk lopen bedrijfsprocessen vaak over verschillende afdelingen heen.
Voorbeeld
Je werkt op de klantenservice van een vervoersbedrijf. Het is jouw taak om klachten af te handelen, bijvoorbeeld over een bus die te laat vertrok. Daar is een bedrijfsproces voor. De organisatie waar je voor werkt, heeft vastgesteld dat je deze acties moet uitvoeren:
- Deze 5 gegevens uitvragen.
- Deze systemen raadplegen.
- De klacht registreren en doorsturen naar manager van de buschauffeur.
- Toestemming vragen voor compensatie aan leidinggevende.
- Compensatieverzoek doorsturen naar financiële afdeling.
Zo zie je hoe één simpel bedrijfsproces al meerdere afdelingen raakt: de directie (die het proces heeft bedacht), de callcenteragents (die de telefoontjes aannemen), de leidinggevende van de buschauffeur (die het gesprek met hem aangaan), de financiële afdeling (die de compensaties verwerkt).
Wat is procesmatig werken?
Nu je weet wat een bedrijfsproces is, kijken we naar procesmatig werken. Procesgericht werken houdt in dat je de huidige bedrijfsprocessen bekijkt en (her)inricht op een manier die logisch en gestructureerd is.
In veel bedrijven gebeuren dingen op een bepaalde manier, omdat ze nu eenmaal altijd al zo gaan. Het klinkt misschien vreemd, maar ook dát is een bedrijfsproces. Misschien niet zo’n goede, maar het is er wel een.
Door procesmatig te werken neem je al dat soort ondoorzichtige processen nog eens kritisch onder de loep. Is het wel handig dat afdeling A zich daarmee bemoeit? Kunnen we deze stap uit het proces niet verwijderen? Zo kristalliseer je het hele proces uit en stroomlijn je het, net zolang totdat het goed werkt.
Waarom is procesmatig werken belangrijk?
Continu procesmatig blijven werken is ontzettend belangrijk. Bedrijfsprocessen hebben de neiging om log, traag en stroperig te worden. Zeker als er steeds meer afdelingen en mensen bij worden betrokken.
Het is logisch dat logge bedrijfsprocessen je niet helpen om je doelen te bereiken. Een gestroomlijnd proces daarentegen, draagt bij aan de structuur, continuïteit en kwaliteitsbewaking. Dat is goed voor het bedrijf, de medewerkers en de klanten.
Procesmatig werken is dus niet iets dat je één keer doet, en dan nooit meer. In de ideale wereld ben je continu bezig je processen te optimaliseren.
Voordelen van procesgericht werken
Aan procesgericht werken kleven een hoop voordelen. We lichten er 4 uit.
1. Rolduidelijkheid
Steekt een proces goed in elkaar? Dan weet iedere medewerker precies welke taken bij hem of haar horen, en zullen ze geen dubbel werk doen. En misschien wel het belangrijkste: het voorkomt stress. Onduidelijke rollen zijn namelijk een grote bron van werkstress.
2. Minder fouten
Als een proces is vastgelegd - en door alle werknemers serieus wordt genomen - minimaliseer je de kans op fouten. Ze hoeven alleen maar het stappenplan op te volgen.
3. Minder tijdsverspilling
Als je een proces openbreekt en opnieuw inricht, kom je erachter dat sommige stappen overbodig zijn. Door die te schrappen boek je directe tijdswinst.
4. Consistente kwaliteit
Procesgericht werken betekent dat de keten van activiteiten altijd op dezelfde manier wordt uitgevoerd. Dit levert een heel consistente kwaliteit op. Producten worden bijvoorbeeld op tijd verstuurd en klachten op tijd afgehandeld. Dit maakt je betrouwbaar.
Hoe kun je procesmatig werken ontwikkelen?
Is het tijd om wat bedrijfsprocessen onder de loep te nemen? Dan kun je onderstaande checklist met 10 vragen gebruiken om procesmatig werken te ontwikkelen.
- Breng het huidige bedrijfsproces in kaart. Welke stappen worden gevolgd en wie voert deze uit?
- Wat is het doel van dit proces?
- Wordt dit doel nu bereikt?
- Komt elke stap in het proces maar één keer voor?
- Volgen de stappen elkaar logisch op?
- Welke stappen kosten de meeste tijd, en kunnen deze worden ingekort of zelfs geschrapt?
- Welke afdelingen zijn hierbij betrokken? Zijn deze allemaal noodzakelijk?
- Is iedereen op de hoogte van zijn taak binnen dit proces?
- Is het duidelijk welke impact dit proces heeft op andere bedrijfsprocessen?
- In hoeverre kan er worden afgeweken van dit proces? Is er ruimte voor improvisatie?
De antwoorden op deze vragen geven je een goed inzicht van hoe je momenteel een bedrijfsproces hebt ingericht. Daarna is het een kwestie van aan de slag gaan met de uitkomsten.
In welke beroepen is procesmatig werken belangrijk?
Procesmatig werken is in bijna alle beroepen belangrijk, maar in de een is het net wat crucialer dan de ander. Sectoren waarin procesgericht werken onmisbaar is, zijn:
- Administratie.
- De zorg.
- Productielijnen.
- Klantenservices.
- Logistiek.
Meer tonen
Inhoud
