Slimmer werken: De Eisenhower-matrix uitgelegd

Zit je met je handen in het haar omdat je die ene taak wéér niet af hebt? Dan ben je waarschijnlijk in de ‘urgentieval’ gevallen. Het is erg verleidelijk om allerlei urgente taken op te pakken, terwijl je andere belangrijke taken voor je uitschuift. Zo komt die to-dolijst nooit af. De Eisenhower-matrix is een manier om je taken te prioriteren. In dit artikel behandelen we:

Uitleg Eisenhower-matrix

Het belangrijkste om te onthouden: de Eisenhower-matrix maakt onderscheid tussen belangrijke taken en urgente taken. Soms hebben de twee een overlap of juist niet.

• Sommige taken zijn ontzettend belangrijk, maar er is geen man overboord als je ze later oppakt.
• Sommige taken zijn niet heel belangrijk zijn, maar moeten wel direct worden opgepakt.
• Sommige taken zijn zowel belangrijk als urgent
• Sommige taken zijn noch belangrijk, noch urgent.

De Eisenhower-matrix is een tool om je taken te prioriteren. Het doel is om je zo min mogelijk met niet-urgente en niet-belangrijke taken bezig te houden. Dat klinkt als een open deur, maar in de praktijk focussen mensen te vaak op de verkeerde dingen. Door een schema te gebruiken, krijg je pas echt goed inzicht in wat je nu eigenlijk doet op een dag.

Voorbeeld Eisenhower-matrix

Onderstaand voorbeeld van de Eisenhower-matrix laat duidelijk zien welke werktaken prioriteit hebben.

Eisenhower-matrix	Urgent	Niet urgent
Belangrijk	Direct oppakken. Dit zijn taken met harde deadlines en consequenties als ze niet op tijd af zijn. Bijvoorbeeld: dringende e-mails, artikelen inleveren, netwerkproblemen oplossen, etc.	Inplannen. Dit zijn taken zonder harde deadlines, maar die je wel dichterbij een doel brengen. Plan ze in om te voorkomen dat je ze continu uitstelt. Bijvoorbeeld: netwerken, presentaties voorbereiden, trainingen volgen, rustmomenten, etc.
Niet belangrijk	Delegeren. Dit zijn taken waar niet jouw specifieke expertise voor nodig is. Ze moeten wel op tijd af zijn, maar het maakt niet uit wie ze oppakt. Bijvoorbeeld: sommige vergaderingen/e-mails, planningen maken, artikelen schrijven, etc.	Delete. Dit zijn taken die je alleen maar tijd en energie kosten. Bijvoorbeeld: e-mails lezen waar je niets mee hoeft te doen, te lang kletsen bij de koffie-automaat, etc. Weggooien die hap.

Valkuil 1: veel mensen focussen zich voornamelijk op alle urgente taken, ook als ze niet zo belangrijk zijn. Moest je echt zelf die klant bellen of kon je collega dat ook doen? Je maakt iedere week de planning voor sociale media, maar je moet je eigenlijk met de strategie bezighouden. Kan je collega de planning niet doen? Probeer de touwtjes wat meer uit handen te geven als je vaak tijd tekort komt. Zo komt er tijd vrij voor je belangrijke taken.

Valkuil 2: er zijn ook mensen die in de verleiding komen om zich bezig te houden met niet-belangrijke en niet-urgente taken. Zij scrollen op sociale media, spenderen uren aan het opschonen van hun mailbox en lezen alle mails waarbij ze in de cc staan. Je hebt weliswaar veel ‘gedaan’, maar je to-dolijst is nog steeds vol. Dat geeft een heel onvoldaan gevoel. Wees wat kritischer op de taken die je uitvoert.

De Eisenhower-matrix gebruiken

Als je de Eisenhower-matrix wil gebruiken, maak je eerst een lijst met al je werktaken. Houd eens een week bij wat je allemaal doet op een dag. Ook de ‘nutteloze’ taken, zoals je inbox opschonen en je kantoorplant water geven, schrijf je op. Die plaats je vervolgens in het schema.

Belangrijk: wees kritisch bij het indelen. Je kunt waarschijnlijk meer deleten en delegeren dan je denkt. Zeker mensen die gewend zijn alles zelf te doen, kunnen een hoop tijdswinst genereren door te delegeren.

Nadat je het schema hebt ingevuld, maak je een planning op basis van de hoogste prioriteit. Je weet nu wat je eerst moet doen en welke taken kunnen wachten. En je maakt eindelijk tijd vrij voor die belangrijke taken waar je nooit aan toekwam.

Pro-tip: mensen zijn vaak langer met een taak bezig dan ze van tevoren inschatten. Schrijf dus minder taken op je (dagelijkse) to-dolijst dan je van plan was. Dan is de kans groter dat je alles gedaan krijgt. Dat geeft een veel beter gevoel.