Een werkproces is een proces dat je toepast als je werkt aan een taak. Bekijk wat je moet weten om werkprocessen op te stellen en in kaart te brengen.
Wat is een werkproces precies?
In een werkproces staan activiteiten of handelingen die medewerkers moeten uitvoeren om een bepaald resultaat te behalen. Zie het als een schema of beschrijving die uit logisch op te volgen stappen bestaat.
Wie stelt werkprocessen op?
Meestal zijn het managers of teamleiders die een werkproces bedenken en in kaart brengen. Toch komt het ook voor dat een medewerker van een team het werkproces opstelt en voorstelt. Je doet dit dan in opdracht van je bedrijf of organisatie, maar in elk geval met toestemming van je leidinggevende.
Wat zijn de voordelen van een werkproces?
Een werkproces opstellen en verdelen onder alle betrokken medewerkers heeft verschillende voordelen.
- Je weet precies wat je moet doen.
- Je weet ook wat je collega’s en leidinggevende(n) moeten doen.
- Je weet dus ook waar de verantwoordelijkheden liggen of aan wie jij verantwoordelijkheid moet afleggen.
- Je krijgt alle informatie die je nodig hebt om het gewenste doel te bereiken voor je bedrijf of organisatie. Zelf deel je natuurlijk ook kennis met anderen.
- Je weet wat je van elkaar nodig hebt om het doel te kunnen bereiken.
- Je kunt (eigen) werkzaamheden zo inrichten dat je later kunt zien wat het resultaat ervan is.
- Je krijgt een goed beeld van de kansen en de risico’s. Sterker nog, een goed werkproces kan risico’s beheersen of vermijden.
Wanneer start en eindigt een werkproces?
- Een werkproces start als er, intern of extern, een vraag komt naar een product of dienst.
- Een werkproces eindigt als het product of de dienst is geleverd.
Voor een volgende opdracht start weer een nieuw werkproces. Het kan zijn dat je weer hetzelfde werkproces doorloopt. Maar het is ook mogelijk om een nieuw werkproces in te richten en op te starten. Dit is heel afhankelijk van de situatie en van het succes van het vorige werkproces of vorige werkprocessen.
Heb je meerdere taken lopen? Dan kan het zelfs zijn dat je met meerdere werkprocessen aan de slag moet gaan.
Werkprocessen in kaart brengen: 6 stappen
Een werkproces in kaart brengen kan in 6 handige stappen. Neem ze door en je kunt aan de slag!
1. Formuleer een duidelijk doel
Het einddoel moet voor iedereen duidelijk zijn. Omschrijf dit doel dan ook in één korte zin en gebruik hiervoor eenvoudig te begrijpen woorden.
2. Breng de stappen in kaart
Een doel bereik je stap voor stap. Al deze stappen (of fases) ga je ook beschrijven in het werkproces. Bijvoorbeeld: Als A en B dit doen, wat moet C dan daarna doen? En wat is dan het resultaat? Zorg voor een logisch stappenplan. Maak meteen duidelijk wie welke rol heeft en welke acties hierbij horen. Denk hierbij goed na over de kennis en kwaliteiten van je medewerkers. Zet die strategisch in.
3. Bedenk hoe je de voortgang bewaakt
Om ervoor te zorgen dat het werkproces goed verloopt, moet je de voortgang ervan bewaken. Bedenk goed hoe je dit gaat doen. Misschien bouw je (korte) tussentijdse evaluaties in of geef je bepaalde medewerkers extra verantwoordelijkheden.
Denk ook aan de inzet van tools: zijn er geautomatiseerde systemen die je kunnen helpen om het proces te monitoren?
4. Stel deadlines op
Ook deadlines moet je uitleggen aan de medewerkers. Zo weet elke medewerker wanneer die een taak of taken afgerond moet hebben. Een deadline niet halen kan gevolgen hebben voor de volgende ‘schakel’ in het proces.
5. Breng eventuele risico’s in kaart
Als het goed is, is je werkproces zo ingericht dat je hiermee juist zo veel mogelijk risico’s beheerst of vermijdt. Aan de andere kant kan er altijd iets onverwachts gebeuren. Zorg er daarom voor dat je op verschillende situaties voorbereid bent. Leg je medewerkers ook alles uit over de (eventuele) risico’s, zodat zij ook weten hoe ze moeten handelen.
6. Maak het werkproces visueel
Hoe laat je anderen zien hoe het werkproces eruitziet? Je kunt natuurlijk een handboek maken, maar de ervaring leert dat veel mensen het prettiger vinden om alle informatie in één afbeelding uit te lezen. Met andere woorden: presenteer geen lappen tekst. Gebruik liever een diagram. Presenteer die meteen in de huisstijl van je bedrijf of organisatie.
Kun je het werkproces tussendoor aanpassen?
Niet alle werkprocessen zitten meteen perfect in elkaar. Het kan dus gebeuren dat je gaandeweg bepaalde stappen, transacties of procedures in het werkproces moet aanpassen. Heel belangrijk is hier dat je de wijzigingen helder uitlegt én op tijd doorgeeft aan alle betrokken medewerkers.
Bespreek het werkproces achteraf: wat ging goed of fout?
Het zit erop. Het doel is bereikt of juist niet bereikt, dankzij het werkproces. Tijd voor een evaluatie dus! Met de andere medewerkers, leidinggevende(n) en/of met het bestuur ga je bespreken wat er goed of fout ging en waardoor dat kwam.
Door iedereen uit het project te betrekken bij deze analyse, krijg je een breed beeld van de plus- en de minpunten van het proces. Je weet dan ook wat je moet aanpassen. Bij een goed werkproces kan elke medewerker ook zien welke eigen bijdrage heeft geleid tot een bepaalde uitkomst.
En misschien wel belangrijker: door iedereen de kans te geven om het werkproces te beoordelen, versterk je de betrokkenheid van elke medewerker.
Wanneer heb je een geschikt werkproces? 6 kwaliteiten
De precieze inhoud van een werkproces kan per bedrijf of organisatie verschillen. Het kan zelfs per afdeling of leidinggevende verschillen. Denk dan in elk geval aan zes algemene kwaliteiten: als je deze allemaal kunt ‘afvinken’, dan is de kans groot dat het wel goed zit met jouw werkproces.
Zo is je werkproces:
- Inzichtelijk voor iedereen
- Volledig qua informatie
- Makkelijk aanpasbaar
- Overdraagbaar
- Altijd up-to-date
- (Bewezen) effectief
Inhoud
Meer tonen
