Plan met de Critical Path Method voor Projectmanagement

Deze techniek helpt je taken te plannen en te coördineren, zodat je het project succesvol afrondt. Benieuwd hoe je de Critical Path Method gebruikt en waar je rekening mee moet houden? Wij leggen je uit wat het is, hoe het werkt en hoe je er zelf mee aan de slag gaat.

Wat is de Critical Path Method?

De Critical Path Method (CPM) is een techniek voor projectmanagement, die je gebruikt om een lange reeks van onderling afhankelijke taken te plannen en coördineren.

Het doel? Je wilt voorkomen dat een vertraging in de ene taak leidt tot vertraging in de volgende, en de volgende. En daardoor leidt tot vertraging bij de voltooiing van het totale project.

Met deze methode breng je vooraf in kaart hoeveel tijd er minimaal nodig is om alle taken binnen een project uit te voeren. Bovendien maak je inzichtelijk welke taken flexibiliteit bieden in de planning, dus zonder de totale planning te vertragen.

Je gebruikt de Critical Path Method voor:

• De planning en coördinatie van taken
• Efficiënt beheer van tijd, middelen en inzet
• Inzicht in mogelijke knelpunten

Voorbeelden van de Critical Path Method in de praktijk

De Critical Path Method is populair bij softwareontwikkeling. Projectmanagers plannen daarmee de release van software of applicaties. Ze identificeren met de methode afhankelijke taken, die kritiek zijn voor de ontwikkeling van de volgende. Belangrijke onderdelen daarbij zijn bijvoorbeeld het ontwerp, het programmeren, testen en implementeren.

Daarnaast wordt de Critical Path Method bijvoorbeeld gebruikt bij event planning. Zowel voor conferenties, sportevenementen en concerten helpt de methode om ervoor te zorgen dat alle voorbereidingen op tijd klaar zijn. Specifiek helpt de methode om kritieke taken zoals de opbouw van de locatie, de coördinatie van leveranciers, de planning en de logistiek te plannen.

Verder wordt de methode voor projectmanagement bijvoorbeeld gebruikt in de bouw, voor productontwikkeling, bij R&D-projecten, in de publieke sector en voor IT- en netwerkprojecten die langere tijd lopen.

Hoe kun je de Critical Path Method gebruiken?

Je gebruikt de methode om de specifieke taken binnen een project vast te stellen. Per taak schat je vervolgens in hoeveel tijd daarvoor nodig heeft. Daarnaast bepaal je per taak hoe je daarvoor afhankelijk bent van de voltooiing van eerdere taken binnen het project.

Door de tijdsduur per taak en de afhankelijkheden te analyseren bepaal je het 'kritieke pad'. Elke vertraging op dit pad zal leiden tot een vertraging van het totale project.

Liggen er taken buiten het 'kritieke pad', omdat ze enige flexibiliteit bieden voor de planning? Dit noem je 'speling'. Gebruik de speling om de tijd, middelen en inzet efficiënt te plannen.

Stappenplan voor de Critical Path Method

Volg dit voorbeeld stappenplan om de Critical Path Method in de praktijk toe te passen:

1. Stel de taken vast
   Stel vast welke taken er moeten worden uitgevoerd, om het project te voltooien. Start bijvoorbeeld met een brainstormsessie met het projectteam. Of raadpleeg bestaande projectdocumentatie om een idee te krijgen van de taken die daarbij horen.
2. Bepaal de volgorde van taken
   Bepaal voor de verschillende taken in welke volgorde die moeten worden uitgevoerd.

1. Schat per taak de benodigde tijd in
   Schat voor iedere taak in hoelang dit waarschijnlijk zal duren. Doe schattingen op basis van eerdere projecten, inschattingen door projectmedewerkers en experts of gebruik benchmarks vanuit de branche.
2. Teken een netwerkdiagram
   Teken een netwerkdiagram, waarin je alle taken schematisch weergeeft. Teken de taken en de afhankelijkheden. Geef per taak aan hoe lang daarvoor nodig is.

1. Bereken de Earliest Start (ES) en Latest Start (LS)
   Bereken voor iedere taak zowel de vroegste start (Earliest Start, ES) als de laatste start (Latest Start, LS). Reken vanaf het begin van het project vooruit voor de vroegste starten. Reken vanaf het einde van het project terug voor de laatste starten.
2. Identificeer het 'kritieke pad'
   Identificeer voor het project het kritieke pad. Hiervoor houd je rekening met alle afhankelijkheden. Het kritieke pad heeft geen speling, omdat vertraging in een taak op dit pad zal leiden tot een vertraging van de voltooiing van het totale project.
3. Bewaak de voortgang en pas aan
   Bewaak tijdens het project de voortgang, door het kritieke pad nauwlettend in de gaten te houden. Stuur bij of pas aan als je merkt dat er vertraging ontstaat.

Wat is belangrijk om rekening mee te houden?

Gebruik je de Critical Path Method voor jouw projectmanagement? Houd rekening met een paar belangrijke voorwaarden om dit goed te doen:

• Omschrijf specifieke taken
  Hoe nauwkeuriger je taken omschrijft, des te beter de Critical Path Method helpt bij de planning en coördinatie van het project. Onduidelijkheid in de omschrijving kan leiden tot fouten in de planning, waardoor het project vertraging oploopt. Gebruik bijvoorbeeld de SMART-methode om taken te formuleren.
• Maak realistische tijdinschattingen
  Schat de benodigde tijd per taak zo realistisch mogelijk in. Zowel onderschatting als overschatting kunnen de planning verstoren. Vooral als taken op het kritieke pad liggen kan dat leiden tot vertraging bij de voltooiing van het project.
• Onderzoek afhankelijkheden
  Neem de tijd om afhankelijkheden te onderzoeken. Die afhankelijkheden bepalen namelijk welke taken er op het kritieke pad voor het projectmanagement liggen. Bespreek met projectmedewerkers per taak wat zij nodig hebben om ermee te starten. Stel samen vast waar de afhankelijkheden zitten.
• Houd rekening met risico's
  Bereid je voor op mogelijke risico's, voor taken op het kritieke pad. Wat kan er misgaan? Waar zou vertraging kunnen ontstaan? Probeer rekening te houden met externe invloeden en gebeurtenissen, waar je geen grip op hebt.
• Blijf monitoren tijdens het project
  Zorg tijdens het project voor voldoende monitoring. Bewaak de voortgang, bijvoorbeeld als de scope of richting van een project verandert. Beoordeel steeds of wijzigingen invloed hebben op het kritieke pad en de planning.

Aan de slag: hoe kun je met de Critical Path Method beginnen?

Je wilt aan de slag met de Critical Path Method (CPM) voor projectmanagement. Begin met het bepalen van de projectdoelen. Stel de scope en prioriteiten vast, om vervolgens te bepalen welke taken daarbij horen. Verzamel zoveel mogelijk details per taak, om niets over het hoofd te zien.