Kanban-methode: visualiseer je Werkstromen

Waardoor je bijvoorbeeld minder ‘work in progress’ overhoudt. Het resultaat? Een kortere doorlooptijd. Hoe ga je aan de slag met de Kanban-methode en hoe werkt de methode precies? Dat leggen we je uit in dit artikel. Zo ben jij flexibeler, verhoog je de efficiëntie van werkprocessen en rond je projecten in minder tijd succesvol af.

Wat is de Kanban-methode?

De Kanban-methode helpt je werkprocessen te optimaliseren en de doorlooptijden van projecten te verkorten. Je visualiseert de werkstroom, om de hoeveelheid 'werk in uitvoering' te beperken.

Dankzij de methode zijn teams op de hoogte van de werkprocessen en kunnen ze die aanpassen om de efficientie en effectiviteit te verbeteren. De methode stimuleert flexibiliteit in het werk en samenwerking tussen teamleden.

Zoek je een manier om knelpunten in processen te identificeren? En stapsgewijs te veranderen om werkprocessen steeds verder te verbeteren? Dan is de Kanban-methode goed geschikt.

De methode combineert 5 belangrijke eigenschappen:

• Visuele weergave van werkprocessen
  Op een bord (Kanban-bord) visualiseer je het werkproces van een team. Dat doe je bijvoorbeeld aan de hand van verschillende stadia in het werkproces, zoals 'Op te pakken', 'Bezig' en 'Gedaan'.
• Werk in uitvoering beperken
  Het doel van de Kanban-methode is om 'work in progress' te verminderen. Je beperkt het werk in uitvoering door knelpunten in het proces vast te stellen en die aan te pakken. Dat leidt tot een meer efficient werkproces, met kortere doorlooptijden.
• Voortdurende verbetering
  Binnen de Kanban-methode zoek je naar voortdurende verbetering, als alternatief voor grote disruptieve aanpassingen. Door regelmatig de efficientie te analyseren zoeken teams naar nieuwe manieren om de productiviteit en effectiviteit verder te verbeteren.
• Flexibiliteit in het werk
  De methode biedt relatief veel flexibiliteit, meer dan bijvoorbeeld Scrum dat werkt met vaste sprintlengtes en rollen. Binnen de Kanban-methode kun je nieuwe taken toevoegen als dat nodig is en prioriteiten aanpassen als de eisen veranderen.
• Verbeterde samenwerking
  Het Kanban-bord visualiseert het werkproces voor het volledige team. Dat bevordert de samenwerking en onderlinge communicatie, bijvoorbeeld bij het oplossen van uitdagingen.

Voorbeelden van de Kanban-methode in de praktijk

De Kanban-methode is populair binnen bijvoorbeeld softwareontwikkeling. De methode helpt om de voortgang van ontwikkelingsfasen te volgen. Elk softwareonderdeel of een bug fix 'beweegt' over het Kanban-bord van 'Op te pakken' naar 'Bezig' en uiteindelijk naar 'Gedaan'.

De methode werd ontwikkeld bij Toyota, dus in de productie-industrie. Daar draagt het bij aan just-in-time productie en levering. De Kanban-kaarten worden bijvoorbeeld gebruikt om de vraag naar onderdelen te signaleren. Dat helpt bij het verminderen van over-voorraad en bij het optimaliseren van productieprocessen.

Ook wordt de Kanban-methode bijvoorbeeld gebruikt binnen HR en werving, voor het verzamelen van cv's en het interviewen en kandidaten. Andere toepassingen zijn die binnen marketingcampagnes, contentbeheer en bijvoorbeeld onderwijs en training in verschillende fases.

Bron: https://www.visualworkplace.nl/webshop/continu-verbeteren/kanban-visualisatieborden/kanban-bord-voorbeeld-daelmans-120x200cm

Hoe kun je de Kanban-methode gebruiken?

Wil je de Kanban-methode gebruiken om een werkproces te visualiseren en optimaliseren?

Dat doe je aan de hand van dit stappenplan met 7 stappen:

1. Breng het werkproces in kaart
   Begin met het werkproces dat je in kaart wilt brengen. Stel voor een taak vast welke stadia je doorloopt, zoals 'Op te pakken', 'Bezig' en 'Gedaan'. Breid dit uit naar zoveel stadia als je nodig hebt.
2. Maak een Kanban-bord
   Maak een bord met kolommen, voor de verschillende stadia. Je kunt een fysiek bord gebruiken met post-it notes of dit digitaliseren in bijvoorbeeld Trello, Jira of Asana.
3. Stel een limiet in voor taken per stadium van het werkproces
   Stel een limiet in voor het aantal taken dat in ieder stadium van het werkproces mag zitten. Dat voorkomt overbelasting voor het team en houdt het overzichtelijk.
4. Organiseer regelmatige stand-ups
   Organiseer regelmatig een stand-up, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks. Bespreek de status van het bord, eventuele knelpunten en prioriteiten. Zorg voor open communicatie, waarbij iedereen uit het team zich prettig voelt.
5. Meet de doorlooptijden
   Meet van taken de doorlooptijd, dus vanaf het begin tot aan voltooiing. Analyseer die gegevens om te onderzoeken waar vertragingen optreden en waar je processen mogelijk kunt verbeteren.
6. Visualiseer knelpunten
   Visualiseer de knelpunten die het team ervaart. Het gaat om de stadia in het werkproces waar de taken zich opstapelen. Wat is de oorzaak van die knelpunten en hoe kun je die oplossen?
7. Blijf verbeteren
   Gebruik de Kanban-methode om doorlopend te verbeteren. Meet de doorlooptijden, analyseer wat er speelt en pas aan waar nodig. Blijf op die manier werken aan verdere verbetering.

Wat is belangrijk om rekening mee te houden?

De Kanban-methode kan je helpen om taken te visualiseren en work in progress te beperken. Houd aan de andere kant rekening met een paar belangrijke uitdagingen:

• De bedrijfscultuur
  De Kanban-methode werkt het best in een open bedrijfscultuur, waarin teams goed samenwerken. Heel belangrijk zijn transparantie, communicatie en de waardering van doorlopende verbeteringen.
• Realistische limieten in de diverse stadia
  Stel realistische limieten, voor de limieten voor Work in Progress, dus het aantal taken per stadium in het werkproces. Een te strikte limiet kan het werk vertragen, terwijl een te ruime limiet leidt tot overbelasting van teamleden.
• Doorlopende evaluatie en aanpassingen
  Stel je in op doorlopende evaluatie en aanpassingen. Het is de kunst om steeds te blijven verbeteren, door opnieuw uit te dagen wat er altijd goed werkte. Zowel projecteisen als de samenstelling van teams kunnen veranderen. Dat vraagt om aanpassingen, om goed volgende de methode te blijven werken.
• Open communicatie in het team
  Zorg voor open communicatie in het team. Het is niet genoeg om teamleden aan te haken tijdens een stand-up. Houd bijvoorbeeld in de gaten wie er weinig bijdraagt en analyseer hoe dat komt. Creeer een veilige omgeving, waarin iedereen zich vrij voelt om bij te dragen.

Aan de slag: hoe kun je met de Kanban-methode beginnen?

Wil je aan de slag met de Kanban-methode?

Maak zelf een Kanban-bord, bijvoorbeeld met post-it notes of met kaarten. Vooral in kleine teams kun je er op die manier heel eenvoudig mee starten.

Zoek je een digitale tool? Probeer bijvoorbeeld Trello, Asana of Jira.

Ook de Microsoft Planner is geschikt, net als natuurlijk de Kanban Tool en bijvoorbeeld Planview AgilePlace.