Ben je benieuwd wat de Value vs Complexity Matrix precies is en hoe je die kunt gebruiken? We zetten het voor je op een rij.
Teams en organisaties gebruiken de Value vs Complexity Matrix om projecten, taken en functies de juiste prioriteiten te geven. Ze houden daarmee rekening met de waarde en de complexiteit ervan, door die tegen elkaar af te wegen. Zo bepaal je hoeveel inspanning iets kost, en wat het andersom oplevert. In dit artikel delen we een aantal handige tips om rekening mee te houden, als je aan de slag wil met de beslismatrix.
Wat is de Value vs Complexity Matrix?
De Value vs Complexity Matrix helpt je betere besluiten te nemen door projecten, taken en functies de juiste prioriteit te geven. Je bepaalt per onderdeel enerzijds de waarde, tegenover de complexiteit daarvan. De matrix wordt bijvoorbeeld gebruik bij projectmanagement en om bedrijfsstrategieen te bepalen.
De Value vs Complexity Matrix bestaat uit vier kwadranten, over twee assen:
- Waarde (value, verticale as)
Deze as toont hoe waardevol een project of taak is, voor het bedrijf. Het gaat om waarde in bijvoorbeeld potentiele inkomsten, klanttevredenheid, marktaandeel of strategisch belang. - Complexiteit (complexity, horizontale as)
Deze as toont de moeilijkheid om een project of taak uit te voeren. Je kunt denken aan factoren zoals benodigde tijd, kosten, technische moeilijkheid en benodigde middelen.
Bron: https://productfolio.com/value-vs-complexity/
De vier kwadranten zijn:
- Quick Wins (Hoge waarde, lage complexiteit)
De taken of projecten leveren veel op, terwijl ze relatief weinig inspanning kosten. Dit wil je het eerst uitvoeren, omdat ze snel resultaat geven zonder te veel risico's of hoge kosten. - Major Projects (Hoge waarde, hoge complexiteit)
Deze waardevolle projecten zijn tijdrovend, of kostbaar op een andere manier. Ze vragen om zorgvuldige planning en de inzet van voldoende middelen. Belangrijk voor het succes van de organisatie op de lange(re) termijn. - Fill-ins (Lage waarde, lage complexiteit)
Eenvoudige taken of projecten, die je kunt oppakken als er tijd (of geld) over is. Ze hebben weinig prioriteit, dus het is niet erg als ze in plaats daarvan blijven liggen. - Thankless Tasks (Lage waarde, hoge complexiteit)
Taken die veel moeite, tijd of geld kosten, terwijl ze weinig opleveren. Deze taken worden vaak uitgesteld, beperkt of helemaal niet uitgevoerd.
Hoe wordt het in de praktijk ingezet?
De Value vs Complexity Matrix wordt bijvoorbeeld gebruikt voor:
- Softwareontwikkeling
De Value vs Complexity Matrix wordt vaak gebruikt om te bepalen welke features ontwikkeld moeten worden voor een nieuwe release. De Quick Wins krijgen voorrang, omdat ze veel waarde bieden en eenvoudig te implementeren zijn. Je kunt denken aan verbeteringen aan de interface, die het gebruiksgemak verhogen. Meer complexe functies die bijvoorbeeld koppelingen vereisen kunnen nog even worden uitgesteld om dat goed voor te bereiden. - Bedrijfsstrategie
De matrix kan binnen bedrijfsstrategie helpen om te bepalen welke nieuwe projecten worden opgepakt. Wordt er bijvoorbeeld gedacht aan uitbreiding naar nieuwe markten? Een nabijgelegen regio met een vergelijkbare cultuur kan een Quick Win zijn. Een heel nieuwe markt kan veel waarde bieden, maar ook complex blijken. Dat is een Major Project, dat vraagt om zorgvuldige planning.
Daarnaast wordt de matrix bijvoorbeeld gebruikt om de inzet van de klantenservice te bepalen. Een portaal waar klanten zelf hulp kunnen regelen heeft een hoge waarde, maar kan ook complex zijn. Een sectie met veelgestelde vragen kost weinig tijd, maar levert ook minder waarde.
Hoe kun je de Value vs Complexity Matrix gebruiken?
Benieuwd hoe je in de praktijk de Value vs Complexity Matrix kunt gebruiken?
- Stel criteria vast voor 'waarde' en 'complexiteit'
Voordat je de Value vs Complexity Matrix kunt gebruiken is het belangrijk om vast te stellen wat de begrippen 'waarde' en 'complexiteit' voor jullie betekenen. Is er bijvoorbeeld sprake van waarde bij potentiële inkomsten, klanttevredenheid of marktaandeel? En gaat complexiteit over benodigde tijd, kosten, technische moeilijkheid of de benodigde middelen? - Beoordeel ieder project en iedere taak
Stel vervolgens een lijst met taken en projecten op. Beoordeel ze stuk voor stuk, op basis van hun waarde en complexiteit. Gebruik een schaal van 1 tot 10 om de waarde en complexiteit te kwalificeren.
Betrek hierbij zoveel mogelijk betrokkenen, zoals medewerkers en andere belanghebbenden. Probeer overeenstemming te bereiken over de waardering.
- Vul de matrix in
Teken de matrix en vul deze in, op basis van de bovenstaande waarderingen. Plaats de verschillende taken en projecten in de juiste kwadranten van de matrix. - Analyseer de resultaten
Stel vast wat de Quick Wins zijn, dus waar je meteen mee aan de slag kunt. Bereid de planning en andere voorbereiding voor de Major Projects voor.
Maak een shortlist aan met taken die even kunnen wachten, dus de Fill-ins. Beoordeel van de Thankless Tasks of je ze uiteindelijk alsnog wilt uitvoeren. - Prioriteer, plan en pas aan
Bepaal van de Quick Wins en de Major Projects welke je als eerste oppakt. Maak daarvoor de planning en ga ermee aan de slag. Behoud ondertussen de flexibiliteit om hier eventueel aanpassingen in te doen als de situatie daar om vraagt.
Wat is belangrijk om rekening mee te houden?
Houd andersom rekening met een paar uitdagingen, om de Value vs Complexity Matrix goed te gebruiken:
- Discussie over 'waarde' en 'complexiteit'
Bereid je voor op een discussie over wat de definities zijn van 'waarde' en 'complexiteit'. Dat is voor iedereen anders. Probeer je persoonlijke mening zo min mogelijk mee te laten wegen. Wat jij waardevol of complex vindt hoeft niet zo te zijn voor de rest van de organisatie. - Houd de meetbaarheid in de gaten
Zorg dat de wijze waarop je de waarde of complexiteit vaststelt daadwerkelijk meetbaar is. Als je het niet kunt meten valt dit niet vast te stellen, dus kun je er uiteindelijk geen gebruik van maken in de Value vs Complexity Matrix. - Bewaar ruimte voor aanpassingen
Houd er rekening mee dat er in de loop der tijd van alles kan veranderen. Bewaar voldoende ruimte voor flexibiliteit. Soms verandert de omgeving waarin je onderneemt of opereert, dus moet je daar aanpassingen in doen. - Schat de beschikbaarheid van middelen goed in
Voorkom een overschatting van de beschikbare middelen. Je kunt pas inzet plannen of ergens mee aan de slag gaan als daar ook de middelen voor zijn.
Hoe kun je met de Value vs Complexity Matrix beginnen?
Je wilt aan de slag met de Value vs Complexity Matrix: hoe pak je dat aan?
Een aantal tools kan je daarbij goed helpen. Probeer de matrix te visualiseren, op een wijze dat je daar makkelijk mee kunt werken.
Microsoft Excel en Google Sheets zijn bijvoorbeeld goed geschikt. Teken de assen, plaats de projecten in de kwadranten en gebruik kleurcoderingen om ze te onderscheiden. Ook kun je gegevens analyseren of functies berekenen, om de waarden voor waarde en complexiteit te berekenen.
Gebruik je liever projectmanagementsoftware of visualisatietools? Kijk dan eens naar Trello, Asana, Monday, Jira of naar Microsoft Visio en Lucidchart.
Inhoud
