Task Batching: wat is het en hoe werkt het?

Even een mailtje beantwoorden, dan weer een social post schrijven en vervolgens snel dat rapport afronden. Gedurende de werkdag springen we veel van de ene soort taak naar de andere. Want zo’n mailtje tikken kost maar een paar minuten, toch? Fout, want bij elke afleiding heeft je concentratie 8 minuten nodig om te herstellen. Ook als de afleiding maar een paar seconden duurt. Constant schakelen tussen verschillende taken kost je dus veel tijd.

Task batching is een manier om efficiënt met je tijd en concentratie om te gaan. Door vergelijkbare taken te groeperen en deze tegelijk te tackelen, hoef je namelijk niet telkens te wisselen tussen denkprocessen. Pas het op de juiste manier toe en task batching helpt je niet alleen een hoop tijd besparen. Je haalt ook nog eens meer voldoening uit je werk.

Wat is task batching?

Je hersenen houden niet van multitasken. Elke keer dat je wisselt tussen taken, raak je uit je concentratie. Dat kost tijd en energie. Daarom is de productiviteitsmethode task batching bedacht. Je bundelt taken van hetzelfde soort en voert ze in één keer uit.

Task batching is geïnspireerd op andere vergelijkbare methodes zoals de Pomodoro-techniek en de methode van David Allen: Getting things done. De gedachte erachter is dat je door te focussen op een taak minder vermoeid raakt en meer voor elkaar krijgt in dezelfde tijd.

Je verdeelt je taken in categorieën. Er zijn allerlei manieren waarop je dat kunt doen. Een paar voorbeelden van task batching-categorieën zijn:

• Communicatie: Check je inbox en social media alleen op een vast moment per dag. Zet de meldingen van je mailbox uit buiten dat moment om.
• Schrijven: Bundel al je schrijftaken, zoals rapporten en offertes maken.
• Onderdelen van één project: werk op vaste momenten aan één project, in plaats van aan meerdere projecten door elkaar.

Er zijn ook andere manieren waarop je taken kunt bundelen, bijvoorbeeld door ze onder te verdelen in creatief werk, administratief werk en communicatie. Je kunt er ook voor kiezen om taken te bundelen afhankelijk van de intensiteit of moeilijkheidsgraad van het werk.

De voordelen van taken bundelen

Zoals eerder genoemd is task batching een goede methode om je beter te concentreren gedurende de werkdag. Dat levert een boel voordelen op. Dit zijn de voornaamste redenen waarom mensen graag werken met task batching:

• Meer focus omdat je hersenen niet hoeven te schakelen.
• Minder stress door een eindeloze lijst met openstaande taken.
• Tijdwinst omdat je sneller werkt en in een flow komt.
• Betere kwaliteit van werk omdat je je volledige aandacht op één soort taak richt.
• Meer voldoening uit je werk omdat je taken sneller afrondt.

Zo pas je task batching toe

Om het meeste uit task batching te halen, moet je het op de juiste manier toepassen. Doorloop de stappen hieronder en herhaal om het beste resultaat te bereiken.

Stap 1: Maak een takenlijst voor de dag of week

Noteer alle taken die je gedurende de dag (of week) moet uitvoeren. Zorg dat je zo specifiek mogelijk bent. Noteer dus niet een heel project, maar alle afzonderlijke taken die nodig zijn om dat project af te ronden.

Stap 2: Verdeel de taken onder in categorieën

Verdeel al je taken onder in een categorie. Gebruik de categorieën die hierboven genoemd zijn of bedenk je eigen groepen. Het is handig om taken te bundelen die op elkaar lijken. Gebruik de voorbeelden hierboven of bedenk je eigen categorieën.

Stap 3: Plan de taken per groep in je agenda

Plan de categorieën in je agenda. Zorg dat je voldoende tijd inplant voor een categorie en bepaal wat je precies af wil krijgen binnen die tijd.

Stap 4: Zet een timer

Houd met een timer op je telefoon bij hoe lang je aan een categorie werkt. Als een blok afgelopen is, stop dan ook direct met deze categorie aan taken. Zo weet je of je planning realistisch was voor de volgende dag of week.

Stap 5: Evalueer het resultaat

Neem aan het einde van de dag of week kort de tijd om je task batching te evalueren. Wat ging goed en wat ging minder goed? Zit elke taak in de juiste categorie of moet je misschien taken in een nieuwe groep onderbrengen? Had je genoeg tijd voor de verschillende batches van werk? Stuur bij waar nodig om je task batching te optimaliseren.

Tips voor het beste resultaat

Iedereen werkt anders. Het is daarom goed om je task batching constant te blijven beoordelen. Wat voor een ander werkt, hoeft voor jou niet te werken. Maak de techniek je eigen en voorkom de meest gemaakte fouten.

Plan lastige taken of de grootste prioriteiten op momenten dat je concentratie een piek heeft. Voor veel mensen is dat aan het begin van de werkdag. Het kan echter zijn dat jouw piekmoment later op de dag is, dus pas het toe op een manier die voor jou werkt.

Minimaliseer afleiding als je met een categorie bezig bent. Heb je twee uur ingepland om gefocust aan een rapport te werken? Schakel social media en meldingen van je inbox uit. Leg je telefoon weg of zet hem desnoods uit. Dat zorgt voor het beste resultaat.

Geef elke categorie een eigen kleur in je agenda. Dit zorgt voor een simpel overzicht van welke taken je de meeste tijd kosten. Vergeet ook vooral niet om pauzes in te plannen. Gefocust werken kan alleen als je op tijd pauze neemt om even achter je bureau weg te gaan en een rondje te lopen. Een paar korte pauzes en een groter pauzemoment halverwege de dag werkt voor de meeste mensen het beste.

Task batching voor time management

Task batching is een van de vele methodes voor time management: effectief met je tijd omgaan zodat je meer werk kunt verzetten. Andere technieken zijn onder andere time boxing, time blocking en de Pomodoro-techniek. Wil je je productiviteit vergroten en meer werkplezier ervaren? Probeer verschillende technieken uit en vind de methode die het beste bij jou past.