Time Blocking voor meer Productiviteit en Balans

Je agenda is zo goed als leeg. Fijn, dat betekent een rustige dag. Of toch niet? Gedurende de dag stapelen de taken zich op en blijkt dat je veel meer te doen hebt dan verwacht. Voor je het weet heb je een zestigurige werkweek erop zitten en nóg het gevoel dat je te weinig hebt gedaan. Dan is het tijd om time blocking te proberen.

Time blocking is een simpele, maar krachtige techniek om meer grip op je tijd en agenda te krijgen. Met deze methode deel je je dag op in blokken van tijd. Elk blok is gereserveerd voor een bepaald soort taak. Nooit meer multitasken. Geen chaos meer in je agenda of je hoofd.

In feite is time blocking een simpele techniek, maar het is wel belangrijk dat je het op de juiste manier toepast. Alleen dan brengt het de structuur die je nodig hebt. Door gefocust te werken zonder multitasken win je aan tijd. Tijd die je aan andere dingen kunt besteden.

Wat is time blocking?

Time blocking begint bij je agenda. Of je nu een papieren agenda, een app of een digitale agenda hebt: deze methode is altijd toe te passen. Deel je agenda op in tijdsblokken. Elk blok staat voor een specifieke taak, een activiteit of een rustmoment. In plaats van een los lijstje met taken maak je je planning visueel.

Het verschil tussen time blocking en ‘gewoon’ plannen in je agenda:

• Je houdt je strikt aan de tijd en gaat niet langer door met een specifieke taak.
• Tijdens dit blok werk je alleen aan deze specifieke taak en niets anders.

Tijdsblokken gebruiken is niet nieuw. Grote denkers, politici, ondernemers en anderen passen het al jaren toe. Er wordt zelfs gezegd dat Benjamin Franklin gebruik maakte van een vorm van time blocking. De meest recente ‘meester’ van time blocking is Elon Musk. De CEO van Tesla en SpaceX plant zijn dag zelfs in blokken van vijf minuten.

Waarom werkt time blocking zo goed?

Time blocking wordt onder andere veel aangeraden bij concentratieproblemen zoals ADHD. Ben je ondernemer? Ook dan heb je waarschijnlijk baat bij deze methode. Ondernemers delen namelijk meestal hun eigen tijd in — iets dat al snel voor chaos kan zorgen als je het niet slim aanpakt.

Een paar redenen waarom time blocking zo effectief is:

• Een duidelijk plan: je bent geen tijd meer kwijt aan bepalen welke taak je oppakt en wanneer.
• Meer focus: multitasken is niet goed voor je concentratie. Met time blocking is dat verleden tijd.
• Meer rust: Met time blocking plan je ook je pauzes. Zo houd je je energie op peil.
• Overzicht: je ziet in je agenda in een oogopslag wat je prioriteiten zijn.

Tijdsblokken toepassen

Om die tijdsblokken effectief toe te passen in je dagelijkse leven bepaal je eerst welke soort blokken er nodig zijn. Dit kan specifiek op je werk gericht zijn, maar je kan ook je complete dag plannen met tijdsblokken. Een aantal voorbeelden van time blocks zijn:

• Focusblokken - blokken waarin je gefocust werkt aan een taak.
• Administratieblokken - blokken voor lichte, administratieve taken zoals mails verwerken of je bureau opruimen.
• Pauzeblokken - blokken waarin je even rust neemt van je werk en computerscherm.
• Sociale blokken - blokken voor een lunch met collega’s, een vergadering of andere sociale gelegenheid.

De tijdsblokken hierboven zijn een voorbeeld van hoe je time blocking kunt toepassen. Je kunt natuurlijk ook je eigen blokken kiezen, bijvoorbeeld gericht op een project, tijd met je gezin of sporten.

Doorloop de onderstaande stappen om time blocking toe te passen:

1. Maak een lijst van taken. Schrijf alles op dat je op een dag moet doen.
2. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt. Ook voor de kleinste taken, zoals een paar mailtjes beantwoorden.
3. Reserveer blokken in je agenda. Gebruik een digitale of papieren agenda en plan elk blok in. Maak je agenda overzichtelijk door kleuren te gebruiken per soort blok.
4. Werk gefocust tijdens je blokken. Laat je niet afleiden door andere taken, telefoontjes of social media.
5. Evalueer en pas aan. Werkt je planning niet of heb je meer tijd nodig voor bepaalde onderdelen? Pas de blokken aan en probeer het de volgende dag opnieuw. Ontdek wat voor jou werkt.

Time blocking, time boxing en task batching

Time blocking is een van vele methoden voor time management. Time blocking wordt vaak in één adem genoemd met time boxing en task batching. Er zit overlap in deze technieken, maar ze zijn niet precies hetzelfde:

• Time blocking: je plant je dag in tijdsblokken en koppelt elk blok aan een specifieke taak.
• Time boxing: je geeft een taak een vast tijdslimiet en stopt met de taak als de tijd voorbij is, ook als je nog niet klaar bent.
• Task batching: je groepeert vergelijkbare taken en doet ze in één keer, zoals al je creatieve taken of al je communicatie.

Je kunt deze methoden ook combineren. Je moet de taken die je in taks batching afbakent immers ook ergens inplannen. Gebruik bijvoorbeeld task batching om soortgelijke taken te bundelen en plan ze in je agenda met time blocking.

Time blocking helpt je om meer te doen met minder tijd, net als veel andere tijdmanagementtechnieken. Meer weten? Lees hieronder alles over time management en de verschillende methoden.