Wat is Time Boxing en hoe pas je het toe?

Lijkt het alsof je to-do-lijst nooit slinkt, hoeveel tijd je ook bezig bent? Kost een taak van een half uur jou geregeld een halve dag? Werk hoopt zich maar op en je ervaart veel werkstress, terwijl je helemaal niet productiever bent. Dan biedt time boxing misschien een uitkomst.

Time boxing is een methode voor tijdsmanagement die gebaseerd is op de Wet van Parkinson. Deze wet stelt dat de hoeveelheid werk van een taak toeneemt naar de tijd die beschikbaar is om deze uit te voeren. Oftewel:

Als je voor een bepaalde taak of project geen tijdslimiet instelt, kun je er soms eindeloos aan werken. Om dat te voorkomen is time boxing bedacht. Het concept is simpel: je reserveert van tevoren een vaste hoeveelheid tijd voor een taak. Met time boxing werk je slimmer in plaats van harder.

Timeboxen: hoe het werkt

Bij de time boxing-methode draait alles om grenzen. Je geeft elke taak een duidelijke tijdslimiet, of dit nu een uur, een half uur of een hele dag is. Binnen die tijd móet je de taak afronden. Door jezelf een limiet op te leggen, ga je vanzelf efficiënter werken en raak je minder snel afgeleid.

De voordelen van de time-boxing methode

• Meer werken in minder tijd: dankzij een duidelijke deadline werk je gefocust en ben je minder geneigd om werk uit te stellen.
• Perfectionisme loslaten: als je weet dat je tijd beperkt is, verlies je jezelf minder snel in details. Goed genoeg is vaak echt goed genoeg.
• Minder stress: geen eindeloze to-do-lijsten, maar werk verdelen in behapbare stukken. Eén ding tegelijk.
• Betere prioriteiten: door vooraf tijd in te delen, dwing je jezelf om keuzes te maken. Wat is echt belangrijk en wat kan wachten?
• Meer balans in je dag: time boxen helpt je niet alleen met werk. Je kunt het ook inzetten om tijd te reserveren voor ontspanning, sporten of gezondheid.

Time boxing in teamverband

Time boxing is niet alleen handig voor individueel werk. Ook in teamverband is het een veelgebruikte en effectieve techniek. Het zorgt voor structuur en duidelijkheid. Iedereen weet namelijk wat er van ze wordt verwacht en wanneer.

Vooral gezamenlijke tijd kun je beter indelen. Stel bijvoorbeeld een brainstormsessie of vergadering in met een strakke tijdslimiet. Je reserveert bijvoorbeeld 15 minuten voor een presentatie, 5 minuten voor vragen en opmerkingen en 5 minuten om verantwoordelijkheden voor de volgende vergadering uit te delen. Is de tijd om? Dan is de vergadering afgelopen. Dat voorkomt eindeloos uitlopende vergaderingen.

Time boxing is ook een goede techniek om grotere projecten te managen. Elk teamlid weet precies wat er van ze verwacht wordt en binnen welke tijd. Het voorkomt ook dat taken over de schutting gegooid worden omdat een ander teamlid er geen tijd voor had. Dat laatste zorgt vaak voor frustratie binnen teams.

Wil je time boxing in teamverband inzetten? Dan is het aan te raden om tools te gebruiken zoals Asana, Trello of Toggl. Je kunt daarmee time boxes in kaart brengen. Dan heeft je hele team altijd overzicht op wat er moet gebeuren.

Timeboxen toepassen: een stappenplan

1. Maak een to-do-lijst: schrijf alles op dat er moet gebeuren, van grote projecten tot kleine klussen.
2. Bepaal hoeveel tijd elke taak kost: wees realistisch. Een e-mail kan in 5 minuten, een rapport duurt misschien wel een uur.
3. Plan je tijd: kies een moment in je dag dat je aan deze taak werkt. Gebruik een agenda of een app om je tijdsblokken in te delen.
4. Stel een timer in: gebruik een simpele kookwekker, de timer op je telefoon of een app.
5. Stop als de tijd om is: klaar of niet klaar, je gaat nu door naar de volgende taak.
6. Evalueer: paste de taak binnen de tijd? Moet je misschien de time box uitbreiden of kan het juist korter volgende keer? Houd ook bij of het je gelukt is de focus te bewaren gedurende het tijdsblok.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen hard time boxing en soft time boxing. Bij de eerste methode stop je met je taak nadat de tijd om is, ook als je nog niet klaar bent. Bij soft time boxing verplaats je de taak naar een backlog van zaken die je op een rustig moment nog eens kunt oppakken. Die laatste variant is handig wanneer je op voorhand lastig kunt inschatten hoeveel tijd een taak in beslag neemt.

Time boxing, time blocking en task batching

Er zijn tal van methoden om je tijd slimmer in te delen. De technieken van time boxing, time blocking en task batching worden vaak in één adem genoemd. Toch zijn er een aantal verschillen tussen deze vormen van timemanagement.

Time boxing draait om grenzen. Je stelt een strikte tijdslimiet voor een bepaalde taak. Is de tijd om? Dan stop je, ongeacht of je klaar bent. Het doel is niet perfectie, maar vooruitgang boeken. Time boxen is bovendien flexibel en vooral effectief als jij (of je team) geneigd bent om te lang te schaven aan details.

Time blocking draait meer om het slim indelen van je werk. Je deelt je dag in tijdsblokken op. Elk tijdsblok is gereserveerd voor een specifieke taak, zoals vergaderingen of e-mails beantwoorden. Het gaat niet zozeer om hoe lang je ergens mee bezig bent, maar om duidelijke afgebakende momenten in je agenda.

Task batching is een methode waarbij je vergelijkbare taken tegelijk uitvoert en in één keer afhandelt, zoals creatieve taken of administratieve taken. Dit bespaart je energie, omdat je niet steeds hoeft te schakelen tussen verschillende denkprocessen.

Dus:

• Gebruik time boxing als je een perfectionist bent en sneller voortgang wil maken.
• Gebruik time blocking als je meer overzicht en minder afleiding wil in je dag.
• Gebruik task batching om taken van dezelfde categorie tegelijk aan te pakken voor meer efficiëntie.

Je kunt deze time management-methoden ook prima combineren. Gebruik bijvoorbeeld time blocking om je dag in te delen, time boxing voor grote projecten en task batching voor creatieve taken. Meer weten? Lees hieronder alles over time management en de verschillende technieken.