Voordelen en Nadelen van Day Theming

Time blocking, Pomodoro-techniek, time boxing en meer: er zijn tal van technieken voor time management die je helpen om grip te krijgen op tijd en je (werk)dag. Een relatief nieuwe techniek in dit rijtje is day theming: het volledig inrichten van je werkdag naar één soort taak.

Het idee van je volledig focussen op één taak klinkt goed. Zowel in samenwerkingen als in individueel werk kan het rust bieden en voorkomen dat je te veel schakelt tussen verschillende soorten taken. De keerzijde is dat je minder flexibel wordt in je werk en in teamverband.

Wat is day theming?

Heb jij een eindeloze to-do-list, meetings die elkaar opvolgen en de constante afleiding van e-mails en notificaties? Dan voelt het aan het einde van de dag misschien wel alsof je van alles een beetje hebt gedaan, maar niks hebt afgekregen. Dan heb je baat bij een vorm van time management zoals day theming.

Day theming is een manier om tijd in te delen waarbij je specifieke dagen aan één taak of thema wijdt. In plaats van je de hele tijd te versnipperen over allerlei verschillende activiteiten, focus je op een soort werk per dag. Maandag is bijvoorbeeld voor vergaderingen, dinsdag voor creatieve projecten en vrijdag voor administratie.

Het idee achter day theming is dat je concentratie verbetert als je je focust op één soort taak. Het schakelen tussen verschillende taken (een mailtje hier, een appje daar) zorgt ervoor dat je telkens weer uit je concentratie wordt gehaald. Gemiddeld duurt het zo’n acht minuten voor je die focus weer terug hebt. Met day theming elimineer je die afleiding en kun je efficiënter werken.

De voordelen van day theming

Day theming is dus bedacht om meer focus te krijgen gedurende je werkdag. Het biedt daarnaast nog een aantal andere voordelen:

• Minder stress omdat je dag een helder doel heeft.
• Beter energiemanagement omdat je zware taken plant op dagen met veel energie.
• Efficiënt werken omdat je minder tijd verspilt aan schakelen tussen werkzaamheden.
• Meer overzicht omdat je je voortgang per dag gemakkelijker kunt volgen.
• Minder last van decision fatigue, omdat je weinig keuzes maakt gedurende de dag.

De nadelen van day theming

Hoe populair day theming ook is; er zijn ook critici. Van de verschillende populaire time management-technieken is dit een van de meest rigoreuze. Het biedt dan ook een aantal nadelen of op z’n minst kanttekeningen waar je rekening mee moet houden.

Minder flexibiliteit

Niet elke functie is geschikt om te combineren met day theming. Een strak schema kan botsen met onverwachte taken of verzoeken van collega’s die niet kunnen wachten. Als je bijvoorbeeld vaak ad hoc moet schakelen dan is day theming niet voor jou. Day theming is vooral goed te combineren met een functie waarin je veel met langlopende projecten bezig bent.

Eentonigheid

Elke week dezelfde themadagen toepassen wordt soms saai. Bovendien kan een hele dag bezig zijn met één taak juist ten koste van je concentratie gaan – een gemiddeld persoon kan zich zo’n 45 tot 60 minuten op een taak focussen. Doe je dit zes of zeven keer op een dag? Dan kan de verveling toeslaan. En dat kan weer ten koste gaan van je motivatie.

Afhankelijkheid van anderen

Als je werk veel samenwerking vereist dan kan het lastig zijn om day theming toe te passen. Collega’s of klanten hebben vaak andere prioriteiten. Dat verstoort je planning.

Day theming toepassen

Day theming succesvol toepassen vraagt om een plan. Gelukkig is het geen hogere wiskunde. Doorloop onderstaande stappen voor het beste resultaat:

Stap 1: Maak een lijst van al je taken, hoe klein of kort ze ook zijn.
Stap 2: Groepeer de taken per categorie (zoals administratie, vergaderingen of schrijfwerk).
Stap 3: Koppel categorieën aan dagen en houd rekening met wanneer je het meest productief bent (bewaar de vrijdag bijvoorbeeld voor mentaal minder belastende taken).
Stap 4: Blokkeer tijd in je agenda en zorg dat anderen weten dat je niet beschikbaar bent.
Stap 5: Evalueer en pas aan waar nodig, zodat day theming werkt voor jou en niet andersom.

Day theming en task batching: het verschil

Day theming wordt wel eens verward met task batching. Beide zijn veelgebruikte time management-technieken, maar ze zijn niet helemaal hetzelfde.

Task batching betekent dat je soortgelijke taken bundelt en in één keer uitvoert. Denk dan aan het beantwoorden van e-mails in één vast uur, in plaats van verspreid over de dag.

Day theming richt zich op de gehele werkdag. Het grote verschil is dus de schaal. Bij task batching bundel je taken binnen een dagdeel of vooraf bepaald tijdsblok. Bij day theming doe je hetzelfde, maar pak je voor zo’n tijdsblok de hele dag. Je kunt de twee methoden trouwens ook goed combineren, door bijvoorbeeld op een “email-dag” in te plannen, waarbij je ‘s ochtends inkomende mails beantwoordt en ‘s middags je inbox opschoont.

Day theming is een effectieve, maar extreme vorm van time management. Past deze techniek niet helemaal bij jouw werk of is het een te strenge methode? Er zijn nog veel meer vormen van time management om te ontdekken.