De AVG en je cv: 10 Vragen en Antwoorden

Je staat er misschien niet bij stil als je solliciteert, maar je hebt zojuist een hoop persoonsgegevens verzonden. Daar moeten bedrijven zorgvuldig mee omgaan. Aan welke richtlijnen hebben zij zich zoal te houden? In dit artikel beantwoorden we 10 vragen en antwoorden over de AVG en je cv.

1. Wat is de AVG?

Op 25 mei 2018 ging de AVG van kracht als vervanging van de Wet bescherming persoonsgegevens. De AVG geldt in de hele Europese Unie, waardoor er nu nog maar een privacywet is voor alle lidstaten. Deze wet schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard mogen worden in een veilige omgeving, en dat je alleen met een specifiek doel gegevens mag verzamelen. De Engelse naam voor de AVG is de General Data Protection Regulation (GDPR).

2. Wat heeft de AVG met cv's te maken?

Op je cv staan verschillende persoonsgegevens. Denk aan je naam, woonplaats en telefoonnummer. Zulke gegevens vallen onder de AVG en dus moeten bedrijven zich aan deze wet houden.

3. Aan welke AVG-richtlijnen moeten bedrijven zich houden?

Om de AVG correct na te leven, hebben werkgevers een aantal verplichtingen waar ze aan moeten voldoen. Denk hierbij aan:

• Bedrijven moeten kandidaten informeren dat ze persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
• Ze mogen alleen gegevens vragen die strikt noodzakelijk zijn.
• De gegevens moeten in een veilige (digitale) omgeving worden opgeslagen.
• Alleen werknemers die de gegevens nodig hebben voor hun werk mogen deze inzien.
• Er zit een maximale bewaartermijn aan de gegevens. Daarna moeten deze verwijderd worden.

4. Welke gegevens mogen bedrijven opslaan?

Omdat een sollicitatie een "gerechtvaardigd doel" is voor het uitvragen van persoonsgegevens, mogen bedrijven er verschillende verwerken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Naam.
• Adres.
• Woonplaats.
• E-mail.
• Telefoonnummer.
• Relevante werkervaring.
• Opleidingen en cursussen.

5. Welke gegevens mogen bedrijven niet verwerken?

Er zitten wel uitzonderingen aan wat een bedrijf wel en niet mag verwerken. Deze gegevens mag het bedrijf in ieder geval niet verwerken als je in de sollicitatiefase zit:

• De foto op je cv.
• Je etnische afkomst/nationaliteit.
• Religie.
• Informatie over jouw gezondheid.
• Je BSN.
• Een kopie van je identiteitsbewijs.

Bedrijven mogen jouw etniciteit of religie niet vragen, laat staan verwerken. Vandaar dat het niet is toegestaan om een pasfoto te verwerken. Daaruit zou je iemands etniciteit of religie kunnen opmaken. Als je eenmaal in dienst treedt, is het bedrijf verplicht om een kopie van je identiteitsbewijs op te slaan. Daar staat logischerwijs ook je BSN op.

Deze dingen zet je nooit op je cv

6. Mag mijn cv worden gedeeld met anderen?

Je cv mag gedeeld worden met anderen binnen het bedrijf, maar de AVG-helpdesk schrijft de volgende adviezen voor:

• In de privacyverklaring moet staan met welk doel en met wie de data worden gedeeld.
• Anonimiseer de cv's, bijvoorbeeld door alle persoonsgegevens in de eerste ronde zwart te maken.
• De stukken moeten weer bij de hoofdcontactpersoon worden ingeleverd.
• Bedrijven zouden niet meer stukken dan nodig moeten delen.

7. Hoelang mag mijn cv maximaal bewaard worden?

De AVG schrijft voor dat je cv maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard mag worden. Er is een uitzondering waarbij een bedrijf je cv maximaal een jaar mag bewaren. Stel dat je wordt afgewezen na je sollicitatie, maar je wil dat het bedrijf contact met je opneemt als er een nieuwe functie vrijkomt, dan kun je toestemming geven voor het langer bewaren van je cv. Geef je die toestemming niet, mag het bedrijf ook je cv niet bewaren.

8. Welke gegevens mogen recruiters doorsturen?

Mensen die werkzaam zijn binnen de recruitment krijgen regelmatig met de AVG te maken. Mogen zij cv's met daarop persoonsgegevens doorsturen naar een opdrachtgever? Het antwoord is ja, maar er gelden een hoop regels. Voor recruiters is er de zogeheten Recruitercode. Daarin staat o.a. het volgende:

Het is voor recruiters gebruikelijk om cv's te anonimiseren voordat ze deze naar hun klanten sturen. Verder gelden voor hen dezelfde regels als voor andere bedrijven. Ze mogen dus alleen vragen wat strikt noodzakelijk is en het is verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.

9. Welke gegevens mogen uitzendbureaus verwerken?

Uitzendbureaus ontvangen ook een hoop cv's. Wat mogen zij daarmee doen? Als je je inschrijft bij een uitzendbureau, worden je persoonsgegevens in het systeem gezet. Je moet daarvoor altijd toestemming geven. Een kopie van je identiteitsbewijs mag maximaal vier weken worden opgeslagen.

Word je geplaatst bij een bedrijf? Dan treed je officieel in dienst bij het uitzendbureau. Dat mag dan de volgende gegevens van je opslaan:

• NAW-gegevens.
• Bankrekeningnummer.
• BSN.
• Kopie van je identiteitsbewijs.

10. Welke rechten heb ik volgens de AVG?

De AVG geeft jou als sollicitant een hoop rechten. We noemen er een paar:

• Recht op inzage: je mag inzien welke gegevens de organisatie van jou heeft.
• Recht op vergetelheid: je mag - bijvoorbeeld na uitdiensttreding - het bedrijf vragen om je persoonsgegevens te wissen.
• Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de gegevensverwerking.
• Recht op informatie: als je erom vraagt, moet het bedrijf jou vertellen wat er met deze gegevens gebeurt.

Naast de AVG kun je met nog meer regels te maken krijgen als sollicitant. Hoe zit het bijvoorbeeld als een bedrijf een antecedentenonderzoek naar je start?