Office Manager

Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt, speelt een essentiële rol in zowel HR- als financiële administratieve processen, en ondersteunt waar mogelijk de Franstalige General Manager. Je bent georganiseerd, zelfstandig en proactief, en je vindt het leuk om een breed scala aan verantwoordelijkheden te beheren. Jij bent degene die collega’s ondersteunt, processen stroomlijnt en overzicht houdt. Een veelzijdige rol in een jong team en een groeiend bedrijf.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Office Management

• Functie als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers.
• Beheer van kantoor- en magazijnbenodigdheden, faciliteiten en algemene kantoorzaken.
• Coördineren en afronden van onderhoudscontracten in overleg met het management.
• Organiseren van vergaderingen, bedrijfsactiviteiten en interne communicatie.

Personeelszaken

• Fungeren als het belangrijkste aanspreekpunt voor werving en selectie, inclusief het opstellen van vacatureteksten, het coördineren van sollicitaties en het uitvoeren van de eerste screening van kandidaten.
• Opstellen, bijhouden en beheren van personeelsdossiers.
• Registreren en bijhouden van verlof- en afwezigheidsgegevens van medewerkers in Sigma Nmbrs.
• Verwerken van salariswijzigingen en controleren van onkostendeclaraties van medewerkers.
• Ondersteunen bij de implementatie en communicatie van HR-beleid en zaken die medewerkers aangaan.
• Coördineren en ondersteunen van de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers voor HR-gerelateerde vragen en met betrekking tot de geldende cao.

Financiële Administratie

• Verwerk inkoop- en verkoopfacturen samen met collega’s.
• Verwerk banktransacties en betalingen in meerdere valuta via online bankplatforms.
• Onderhoud contact met het Canadese hoofdkantoor over uitgaande facturen, financiële rapportages en maandafsluitingen.
• Beheer en verwerk loonadministratie voor verschillende Europese landen, en zorg dat dit voldoet aan de geldende loon- en arbeidsregels.
• Fungeer als aanspreekpunt voor bancaire zaken, inclusief het beheer van bedrijfscreditcards van medewerkers.

Managementondersteuning

• Algemene administratieve ondersteuning aan het management bieden, inclusief documentatie en papierwerk.
• Ondersteuning en begeleiding bieden bij HR-gerelateerde zaken.
• Notulen maken van belangrijke vergaderingen en proactief opvolgen van openstaande actiepunten.
• Belangrijke operationele, HR- of administratieve zaken en wijzigingen in het management in Canada rapporteren.

Onze opdrachtgever houdt zich bezig met productie, verkoop en service van installaties voor de levensmiddelenindustrie.

• Associate’s degree of een gelijkwaardig niveau van opleiding en ervaring.
• Relevante ervaring in een soortgelijke administratieve, kantoorbeheer- of HR-gerelateerde functie.
• Vaardig in Microsoft Office.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Engels als Nederlands.
• Sterke organisatorische, plannings- en analytische vaardigheden.
• Diskreet, betrouwbaar en in staat om meerdere prioriteiten te beheren in een dynamische omgeving.
• In staat om zelfstandig te werken en tegelijkertijd effectief samen te werken.

Een baan direct in dienst bij de werkgever