Wat doet een Office-assistant?

Een office-assistant (ook wel kantoorassistent) speelt een cruciale rol in de dagelijkse gang van zaken binnen een bedrijf. In dit artikel lees je alles over de functie van kantoorassistent, zoals wat je gaat verdienen, de benodigde opleiding en eventuele doorgroeimogelijkheden.

Wat is een kantoorassistent?

Een bredere kantoorfunctie dan die van office-assistant bestaat bijna niet. Je houdt je bezig met alle dagelijkse beslommeringen op een kantoor. Je hebt een echte ondersteunende functie.

Als jij je werk goed doet, hebben alle medewerkers in het bedrijf daar profijt van. Zij kunnen zich focussen op hun kerntaken, terwijl jij op de achtergrond de boel draaiende houdt.

Wat zijn de taken van een office-assistant?

Het takenpakket van een kantoorassistent is breed en afhankelijk van het type bedrijf waarin je werkt. Dit zijn de belangrijkste werkzaamheden:

Administratieve ondersteuning

Administratieve taken behoren tot de kern van je werkzaamheden. Denk aan het verwerken van documenten en post en dossiers bijhouden.

Telefoon en e-mailverkeer afhandelen

Een groot deel van de inkomende communicatie komt bij jou en je collega's terecht. Je beantwoordt de telefoon en reageert op e-mails, bijvoorbeeld van leveranciers en klanten.

Agendabeheer

Je plant afspraken in voor leidinggevenden en houdt de agenda's up-to-date.

Voorraadbeheer

Zonder jou zou iedereen zonder kantoorartikelen zitten. Papier, pennen, printerinkt, koffiebonen, jij zorgt dat alles op voorraad is. Deze taak heb je gemeen met facilitymedewerkers.

Ondersteuning bieden bij vergaderingen

Je regelt vergaderruimtes, notuleert tijdens de bespreking en regelt zo nodig de catering.

Waar kun je als office-assistant aan de slag?

Zoals de naam al zegt, werkt een office-assistant op een kantoor. Maar dat betekent niet dat het aanbod banen heel beperkt is. In vrijwel iedere branche zijn mensen nodig met sterke organisatorische en administratieve skills.

Je kunt bijvoorbeeld aan de slag in:

• Bedrijven en kantoren.
• Ziekenhuizen en andere zorginstellingen.
• Scholen en universiteiten.
• Overheidsinstanties.

Hoe word je office-assistant?

Hoewel je geen specifieke opleiding nodig hebt om office assistant te worden, maak je met bepaalde opleidingen wel meer kans op deze baan.

• Mbo-opleiding Office Assistant of Management Assistant
  Beide mbo-opleidingen bereiden je goed voor op de functie van kantoorassistent.
• Genoeg werkervaring
  In sommige gevallen volstaat het om een middelbareschooldiploma te hebben, mits je meerdere jaren werkervaring hebt op een kantoor of bij een receptie.
• Mbo werk- en denkniveau
  Hoewel eerdergenoemde mbo-opleidingen je een streepje voor geven, is het vooral belangrijk dat je minstens mbo werk- en denkniveau hebt.

Welke vaardigheden en competenties heb je nodig?

Een kantoorassistent heeft verschillende vaardigheden en competenties nodig om goed te kunnen functioneren. De baan is niet voor iedereen weggelegd. Om deze vaardigheden en competenties wordt vaak gevraagd:

Nauwkeurigheid

Het bedrijf rekent erop dat jij je werk goed uitvoert. Als jij ergens een fout maakt, dan werkt dat door in de hele organisatie. Nauwkeurigheid is dan ook ontzettend belangrijk.

Goede communicatieve vaardigheden

Je hebt contact met collega's, klanten en leveranciers. Goede communicatieve skills zijn dan ook onmisbaar.

Organisatietalent

Je plant vergaderingen, houdt agenda's bij en waarschijnlijk word je ook ingeschakeld om het teamuitje te organiseren. Organisatorische competenties moet je dus zeker hebben.

Discretie

Je werkt vaak met vertrouwelijke informatie, daar moet je netjes mee omgaan.

Kennis van Microsoft Word, Excel en Outlook

Dit spreekt voor zich als je kantoorassistent wilt worden. Kennis van software voor projectplanning, zoals Trello en Monday, komt ook van pas.

Wat zijn de werktijden van een office-assistant?

Aangezien je op een kantoor komt te werken, werk je vaak ook binnen reguliere kantoortijden (van 09.00-17.00). Ook parttime werken is vaak een optie op kantoor.

Wat zijn de doorgroeimogelijkheden?

Als je genoeg ervaring hebt opgedaan, kun je van office-assistant doorgroeien naar officemanager. Dan krijg je meer verantwoordelijkheden en stuur je een team aan.

Wat verdient een kantoorassistent?

Het gemiddelde bruto maandsalaris van een kantoorassistent ligt tussen € 2.140 en € 2.895 bruto per maand, afhankelijk van je ervaring en de sector waar je in solliciteert.

Meer weten over het loon van een office assistant? Op Werkzoeken.nl hebben we een salariswijzer in het leven geroepen, met alle informatie over het salaris van een office assistant. Deze gegevens worden dagelijks bijgewerkt en zijn dus altijd actueel.