Contractonderhandelingen: Principieel onderhandelen

Wil je meer salaris? Een dag minder werken? De mogelijkheid om thuis te werken? Wat het ook is, over je contract valt altijd te onderhandelen. Dat is niet altijd eenvoudig. Je hebt misschien het idee dat je er met gestrekt been in moet. Dat je geen ‘nee’ moet accepteren en de onderhandeling moet ‘winnen’. Deze manier van onderhandelen lijkt soms eerder op een ruzie dan een gesprek. Een betere manier is ‘principieel onderhandelen’. Hoe werkt dat?

Principieel onderhandelen: wat is het?

De onderhandelingstechniek ‘principieel onderhandelen’ is ontworpen door Roger Fisher, William Ury en Bruce Patton van Harvard University. Zij beschrijven hun methode in hun boek Getting to Yes (1991). De vier basiskenmerken van deze onderhandelingstechniek zijn het opzijzetten van je emoties, de focus op belangen leggen, meerdere uitkomsten verkennen en bij de feiten blijven. Laten we ze eens afgaan.

1. Zet je emoties opzij

Het is heel menselijk om je emoties tijdens een onderhandeling hoog op te laten lopen. Je ziet je onderhandelingspartner als een ‘tegenstander’, iemand waar je van moet winnen. Fisher, Ury en Patton adviseren daarom om het probleem los te koppelen van de persoon tegenover je. Het doel is elkaar begrijpen, niet de discussie winnen.

Voorbeeldsituatie:
Je staat iedere dag lang in de file, dus je wil graag twee dagen per week thuiswerken. Je baas wil dat liever niet.

Valkuil:
Je kunt je baas als de boeman zien die jou in de file laat staan. Zo’n ouderwetse man die niet met zijn tijd meegaat. Iemand die niet vertrouwt dat je prima thuis kunt werken. Als je met die houding het gesprek ingaat, wordt het niet prettig.

Oplossing:
Vraag je baas waar zijn angst voor thuiswerken vandaan komt. Luister actief en probeer niet direct al tegenwerpingen zijn kant op te gooien. Als je precies weet wat zijn zorgen zijn, kun je daarover in gesprek gaan. Misschien is hij bang dat de productiviteit achteruit gaat of dat je niet goed bereikbaar bent. Je kunt vervolgens uitleggen hoe jij deze problemen voor je ziet. Je kunt ook vertellen welk effect de lange files op je productiviteit hebben. Zo krijgt hij meer begrip voor jouw situatie.

2. Focus op belangen

De neiging is groot om in een onderhandeling het alleen over jullie posities te hebben. Jij wil A bereiken, maar je onderhandelingspartner wil B. Als je alleen op die punten blijft focussen, kom je tegenover elkaar te staan. Je moet de focus verleggen naar jullie onderliggende motivaties en belangen. Waarom willen jullie A of B? Als je dat helder hebt, kun je daarover in gesprek. Die verschuiving in focus voorkomt dat het gesprek stagneert.

Voorbeeldsituatie:
Jij wil voortaan vier dagen werken in plaats van vijf. Je wil meer tijd overhouden voor je hobby. Het liefst wil je vrijdag als extra vrije dag. Je baas gaat hier niet mee akkoord.

Valkuil:
Als jullie beiden blijven vasthouden aan jullie positie, wordt het een kort gesprek. Jij wilt vrijdag vrij en daarmee basta. Je baas zegt nee en daarmee basta. De relatie tussen jou en je baas kan door zo’n onderhandeling verzuren.

Oplossing:
Vraag waarom je baas zoveel moeite heeft met vrijdag als vrije dag. Hij zegt bijvoorbeeld dat er op vrijdag regelmatig belangrijke orders binnenkomen die voor het weekend moeten worden afgehandeld. Als jij er niet bent, kan dat een probleem opleveren. Vraag door totdat je zijn probleem volledig begrijpt. Daarna kun je samen naar een oplossing zoeken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je niet vrijdag, maar maandag vrij neemt. Of dat je vrijdag tot 12 uur bereikbaar bent, voor het geval er zo’n order binnenkomt. Zo is er ruimte voor jouw belang - een vrije dag - en het belang van je baas.

3. Verken meerdere uitkomsten

Als je in een verhitte discussie bent beland, ben je blij als je een overeenkomst bereikt. Onderhandelaars kiezen vaak de eerste de beste oplossing. Als de discussie maar stopt. Met principieel onderhandelen is het de kunst om je onderhandelingspartner niet als een tegenstander te zien. Jullie zijn bondgenoten, de discussie is jullie tegenstander. Het doel is om zoveel mogelijk opties te bedenken waar jullie beiden tevreden over zijn.

Voorbeeldsituatie:
Je wil een hoger salaris. Je baas staat hier niet direct om te springen.

Valkuil:
Een salarisonderhandeling kan een getouwtrek worden. Jullie zetten beiden je hakken in het zand. In het ergste geval krijg je geen salarisverhoging en is de werkrelatie verstoord.

Oplossing:
Misschien kunnen jullie beiden water bij de wijn doen. Stel dat het bedrijf een personeelstekort heeft. In ruil voor tijdelijk bijspringen op een ander project, krijg jij salarisverhoging. Of je gaat akkoord met een ruimere opzegtermijn. Je kunt ook beloven in de piekmaanden geen vakantie op te nemen. Er zijn diverse uitkomsten te verzinnen waar jullie beiden tevreden mee zijn.

4. Blijf bij de feiten

Je kunt eeuwig discussiëren over wie er gelijk heeft. Maar dat heeft weinig zin. Voor je het weet beland je in een ‘welles-nietes’. Spreek daarom af dat je het alleen over objectieve feiten gaat hebben in de discussie.

Voorbeeldsituatie:
Je wil een salarisverhoging.

Valkuil:
Je hebt het gevoel dat je erg onderbetaald wordt voor je functie. Je vindt ook dat je meer doet dan je functie van je vraagt. Je wil meer geld en geeft een bedrag door aan je baas. Die zegt dat het bedrag veel te hoog is. Jij en je baas hebben beiden een ander idee van een eerlijke beloning.

Oplossing:
Je staat sterker in je onderhandeling als je met feiten kunt aantonen dat je te weinig salaris krijgt. Spreek ook met je baas af welke feiten door jullie allebei erkend worden. Anders is het alsnog welles-nietes.

Vogel bijvoorbeeld uit wat de gemiddelde werknemer in jouw functie betaald krijgt. Je kunt een salarischeck doen via Loonwijzer om een beter idee te krijgen. Zoek ook uit welke salarisschalen voor welke functies gelden in het bedrijf. Vergelijk je huidige verantwoordelijkheden en taken met die in je contract. Doe je meer dan je contract? Dan kun je wellicht een schaal omhoog. Als blijkt dat je inderdaad onderbetaald wordt op basis van de door jullie gekozen feiten, is een salarisverhoging een redelijke eis.

Zorg voor een back-up plan

Fisher, Ury en Patton komen nog met een laatste tip als je gaat onderhandelen: zorg voor een back-up plan. Het doel van de onderhandeling is niet per se dat je krijgt wat je wil. Je moet vooral iets krijgen dat béter is dan je back-up plan. Hoe beter dat plan is, hoe meer je kunt vragen in je onderhandeling.

Voorbeeldsituatie:
Er komt een positie vrij binnen het bedrijf die je graag wilt hebben. Tegelijkertijd heb je ook een aanbod gekregen van een ander bedrijf. Dat is je back-up plan. Als je de promotie niet krijgt, ga je naar het andere bedrijf.

Voordeel:
Het voordeel van een goed back-up plan, is dat je minder afhankelijk bent van deze deal. Als je niet krijgt wat je wilt, dan kies je gewoon voor plan B. Houd dus bij iedere onderhandeling in gedachte wat je alternatief is. Krijg je een aanbod dat lager is dan dat? Loop dan gerust weg.

Samenvatting

Hoe werk principieel onderhandelen?

• Zet je emoties opzij - Je onderhandelingspartner is niet je tegenstander. Je moet er samen uitkomen.
• Focus op belangen in plaats van posities - Voorkom discussies waarin jij vasthoudt aan positie A en je baas aan positie B. Achterhaal de onderliggende belangen.
• Verken meerdere uitkomsten - Er zijn altijd meer opties dan alleen A of B. Met welke optie kunnen jullie samen tevreden zijn?
• Blijf bij de feiten - Spreek van tevoren af welke objectieve feiten gebruikt worden in de discussie.
• Zorg voor een back-up plan - Hoe sterker je back-up, hoe beter je kunt onderhandelen.