Efficiënt werken willen we allemaal wel. Mensen die deze competentie onder de knie hebben, krijgen meer gedaan in minder tijd. In dit artikel vertellen we je er alles over - inclusief hoe je zelf efficiënter kunt leren werken.
Wat is efficiëntie?
Efficiëntie betekent dat je je werk in zo min mogelijk tijd en met zo min mogelijk moeite uitvoert, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Heb je dat onder de knie? Dan ben je een stuk
productiever dan je collega’s.
Efficiënt werken betekent niet dat je gehaast werkt, maar dat je door slimme keuzes te maken geen kostbare tijd verspilt.
Hoe ziet efficiëntie eruit op de werkvloer?
We hebben allemaal zo’n collega die veel sneller lijkt te werken dan de rest, zonder dat ze de kantjes ervan af lopen. Waarschijnlijk doen zij deze dingen:
1. Slim inplannen
Iedereen heeft 24 uur in een dag, maar de mensen die deze uren slim weten in te plannen, krijgen meer gedaan op een dag. Bijvoorbeeld:
- Geen vergaderingen inplannen op momenten waarop niemand scherp is, zoals vlak na de lunch (de afterdinnerdip is een ding).
- Moet je toch al op pad voor klant A? Kijk dan of je dat ritje kunt combineren met klant B.
2. Structuur aanbrengen
Overzicht en structuur, daar draait het om in efficiënt werken. Je gebruikt slimme werkmethodes, zoals de
Pomodoro-techniek of de
Eisenhower-matrix. Ook software als Asana of Trello kan erg handig zijn om je dag mee in te plannen.
3. Prioriteiten stellen
Efficiënte medewerkers kunnen hoofd- van bijzaken onderscheiden en prioriteiten stellen. Ze besteden hun aandacht aan de juiste dingen en verliezen geen kostbare tijd.
Wat is het voordeel van efficiënt werken?
Efficiëntie heeft veel voordelen, zowel voor jezelf, je collega’s als je werkgever. We zetten er 5 voor je op een rij:
1. Je krijgt meer gedaan in minder tijd
Efficiënte medewerkers zijn productiever, omdat ze meer kunnen doen in minder tijd.
Als je heel efficiënt bent, loop je het risico dat je een hele hoop klusjes toegeschoven krijgt, want je werkt zo lekker snel. Bewaak dan wel je grenzen, want er kleven
risico’s aan teveel overwerk.
2. Je levert hogere kwaliteit op
Efficiëntie is vaak het gevolg van de boel op orde hebben. Mensen die het overzicht houden, goed kunnen plannen en weten wat ze moeten doen, leveren werk van hogere kwaliteit op. Ze maken maar weinig slordigheidsfoutjes.
3. Je wordt gezien als betrouwbaar
Als jij een klus krijgt toegeschoven, weet je baas dat het goed komt. Je slimme manier van werken maakt je een betrouwbare werknemer.
4. Minder gejaagd gevoel
Als je efficiënt werkt, zal je werkdruk als het goed is afnemen. Je kunt goed inschatten wat je wel en niet afkrijgt en je houdt je aan je planning. Daardoor neemt dat gejaagde gevoel af. Dat is ook goed voor je
werk-privébalans.
5. Meer tijd voor belangrijke zaken
In de Eisenhower-matrix wordt onderscheid gemaakt tussen belangrijke taken die urgent en niet-urgent zijn. Vaak zijn het de niet-urgente taken die je beter maken in je werk, zoals het volgen van trainingen en je écht goed inlezen in een onderwerp. Als je efficiënt werkt, houd je hier tijd voor over.
Waarom is efficiëntie belangrijk?
Waarschijnlijk hoeven we je nu niet meer uit te leggen waarom efficiënt werken belangrijk is. Werkgevers zijn dol op mensen die hun tijd goed weten te benutten. Dat bespaart kosten, versnelt het werkproces en de kwaliteit van het werk is hoger.
Hoe kun je de competentie efficiëntie ontwikkelen?
Efficiëntie kun je trainen. Met deze 5 tips word je er steeds beter in:
1. Werk met een takenlijst
Maak dagelijks een lijst met prioriteiten en vink af wat je gedaan hebt. Het is bekend dat mensen ongeveer 1,5 keer meer denken te kunnen doen op een dag dan ze daadwerkelijk kunnen. Houd daar rekening mee als je je planning maakt.
Houd er eens een week een stopwatch naast als je bepaalde taken uitvoert. Dan krijg je pas echt inzicht in hoelang je ergens over doet.
2. Bundel vergelijkbare taken
Werk soortgelijke taken in één keer af om tijd te besparen. Moet je je bijvoorbeeld al inlezen in een bepaald onderwerp? Pak dan alle taken die daarmee te maken hebben in één keer op. Zo voorkom je dat jij en je collega dubbel werk doen.
3. Ga niet multitasken
Nee, mensen kunnen niet multitasken. Ook jij niet. Onze hersenenen kunnen maar een informatieverwerkend proces tegelijk aan. Je kunt dus niet een e-mail sturen en tegelijkertijd een telefoontje afhandelen. Als je dat wel probeert, zul je merken dat je fouten maakt en dat het heel lang duurt. Blok dus momenten in je agenda voor iedere afzonderlijke taak en laat je niet afleiden.
4. Automatiseer waar mogelijk
Gebruik tools en apps die je werk sneller of makkelijker maken. We noemden Asana en Trello al, daarmee kun je projecten goed monitoren en taken beheren.
5. Maak gebruik van je energiemomenten
Je biologische klok heeft een grote invloed op hoe efficiënt je bent op bepaalde momenten van de dag. Avondmensen en ochtendmensen zijn niet op hetzelfde moment op hun scherpst. Daarom is het belangrijk dat je enige autonomie
hebt in je planning, zodat je gebruik kunt maken van je energiemomenten.
Inhoud
