Zowel professioneel als privé levert dat allerlei voordelen op. Ben je benieuwd wat time management precies is en hoe je dat inzet? Wij delen de beste tips om beter met je tijd om te gaan. Sterker nog, we delen 7 tips waarmee jij voortaan in minder tijd veel meer voor elkaar krijgt.
Time management gaat over het plannen en organiseren van jouw tijd voor de activiteiten waaraan je werkt. Dankzij goed time management werk je slimmer, in plaats van harder. Zo krijg je meer voor elkaar in minder tijd.
Time management helpt je vooral als de tijd beperkt is en de druk hoog. Je kunt meer oppakken of je bent sneller klaar. Of allebei, als je het heel goed doet. Dat helpt je professioneel en ook privé, dus de voordelen tellen dubbel.
Een aantal belangrijke aspecten vormen de kern:
Time management wordt zowel professioneel tijdens het werk gebruikt, als privé tijdens vrije tijd. Dus zoek jij manieren om beter met je tijd om te gaan? We delen een paar praktische voorbeelden.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je op het werk regelmatig tijd tekort komt. Dan helpt het om een planning te maken en je agenda goed te gebruiken. Plan bijvoorbeeld vergaderingen, deadlines en de verschillende fasen van een project. Prioriteer de taken en delegeer wat anderen voor je kunnen doen. Zo blijft er meer tijd over voor het werk waarop jij je wilt focussen.
Tijdens studie gebruik je time management om je studietijd, opdrachten en voorbereidingen voor de examens te organiseren. Veel studenten (ook naast hun werk) gebruiken bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek om focus te houden.
Binnen projectmanagement is time management heel belangrijk. Gebruik tijdslijnen en mijlpalen, om de duur van projecten in te schatten en de tussenstappen te plannen. Bepaal bovendien hoeveel tijd er aan welke taak wordt besteed. Wijs voldoende middelen toe, om dat voor elkaar te krijgen.
Beter worden in time management?
Deze 7 manieren helpen je om meer gedaan te krijgen in minder tijd:
Stel duidelijke doelen en stel ze bovendien SMART op. Dat betekent dat de doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn. Met name dat laatste helpt je bij je time management.
Visualiseer de doelen, bijvoorbeeld door een foto van het doel bij de hand te houden. Of leg de materialen die je nodig hebt om eraan te werken zichtbaar voor je neer. De doelen geven je richting, terwijl de visuele herinnering voorkomt dat je het doel uit het oog verliest.
Neem elke avond of ochtend een paar minuten de tijd om de dag te plannen. Schrijf alles op wat je wilt doen en schat daarbij in hoeveel tijd elke taak zal kosten. Gebruik eventueel een digitale kalender om dat op te schrijven, zodat je de planning niet zelf hoeft te onthouden.
Heb je veel taken te doen? Prioriteer de taken. Gebruik bijvoorbeeld de Eisenhower Box om taken te categoriseren in urgent en belangrijk. Dat wat niet urgent is kan even wachten, vooral als het niet belangrijk is. Focus je op de taken die zowel urgent als belangrijk zijn.
Vermijd zoveel mogelijk afleidingen. Heb je jouw telefoon eigenlijk even niet nodig? Zet die dan uit of leg je telefoon uit het zicht. Schakel meldingen uit, ook voor e-mail en social media. Voorkom afleidingen, omdat een notificatie nieuwsgierig maakt en je daar maar moeilijk weerstand tegen kunt bieden.
Werk in blokken van 25 minuten, met steeds 5 minuten pauze. Dat is de Pomodoro-techniek. Na 4 van deze blokken neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. Zo houd je jouw werk langer vol, dus krijg je meer voor elkaar.
Je hoeft niet iedere taak te accepteren, zeker niet als je al ergens mee bezig bent. Leer 'nee' zeggen, als het ook wel even kan wachten. Zo blijf je beter geconcentreerd, dus krijg je in minder tijd straks meer voor elkaar.
Misschien wel de belangrijkste, die je veel tijd gaat opleveren. Reflecteer op je eigen time management, met de bovenstaande technieken. Wat werkt er goed (voor jou)? En waar heb je meer moeite mee? Reflecteer regelmatig, om er steeds beter in te worden. Zo houd je steeds meer tijd over, omdat je meer gedaan krijgt in minder tijd.
Zelfs met de bovenstaande tips en technieken kan het lastig zijn om time management meteen onder controle te krijgen. Houd bijvoorbeeld rekening met de afleiding van zowel e-mail en appjes of social media, net als van collega's die even binnen komen lopen.
Daarnaast zijn we minder goed in multitasken dan we denken. Focus je liever op een taak, zodat je die sneller voor elkaar krijgt. Maak ook geen onrealistische planning, omdat je dan in de problemen komt als je het toch niet haalt. Neem er liever iets meer tijd voor, waardoor je misschien verrassend snel klaar bent. Dan ervaar je bovendien de motivatie om het volgende op te pakken, waardoor je geen last krijgt van uitstelgedrag.
Zoek je een paar handige tools om beter te worden in time management?
Begin met een digitale kalender, zoals die van Google (Google Calendar) of Microsoft (Microsoft Outlook Calendar). Daarin plan je jouw dag, met alle taken die er moeten gebeuren.
Specifiek voor time management kun je de TomatoTimer of bijvoorbeeld Focus Keeper gebruiken.
Of probeer time tracking-tools zoals Toggl en Harvest, waarmee je vastlegt hoelang je ergens aan werkt.
Inhoud
