Wat zijn Representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je maakt voor:

1. Het onderhouden van externe relaties.
2. Het organiseren van activiteiten die jouw bedrijf vertegenwoordigen.

Waar zijn representatieve activiteiten voor bedoeld?

Representatieve activiteiten zijn bedoeld om:

1. Een positief imago van je bedrijf te creëren
2. Nieuwe zakelijke contacten te leggen
3. Bestaande relaties te onderhouden (bijvoorbeeld met klanten of leveranciers).

Wat valt onder representatiekosten?

Representatiekosten betrekken op een breed scala aan activiteiten of producten die jouw bedrijf in het zonnetje zetten. Denk bijvoorbeeld aan kosten die je maakt voor:

• Relatiegeschenken
• Bedrijfskleding met logo
• Vakliteratuur of een abonnement op een zakelijk tijdschrift
• Bedrijfsfeesten
• Zakelijke borrels, lunches of diners
• Beurzen, evenementen of congressen
• Zakenreizen en verblijven
• Het aanbieden van fooien

Let op: soms vallen hier ook kosten voor jezelf onder. Denk aan kosten voor:

• Schoenen, kleding en accessoires
• Persoonlijke verzorging
• Studie
• Lidmaatschap of contributie
• Aanpassingen of inrichten van je woning

Heb ik altijd toestemming van mijn werkgever nodig om representatiekosten te maken?

Ja. Als je voor een bepaald product of bepaalde activiteit representatiekosten gaat maken, heb je vooraf altijd toestemming nodig van je werkgever. Zonder deze toestemming heb je geen recht op declaratie van de kosten die je hebt gemaakt.

Hoe declareer ik representatiekosten?

Bewaar alle bonnen of facturen die bij de gemaakte kosten horen. Lever vervolgens de originele bon of factuur in bij je werkgever. Uiteraard kun je voor jezelf wel eerst een kopie maken van de bon of factuur.

Worden representatiekosten geheel of gedeeltelijk vergoed?
Werkgevers vergoeden representatiekosten geheel of gedeeltelijk. Sowieso kan de procedure om te declareren per bedrijf verschillen. Neem daarom altijd eerst de regels van je bedrijf door. Zo weet je precies wat jouw bedrijf van je verwacht als je kosten gaat declareren.

Kan ik ook een vaste vergoeding krijgen?
Sommige werkgevers bieden ook wel een vaste onkostenvergoeding aan om de kosten die jij hebt gemaakt te dekken. Deze vergoeding heet ‘representatiekostenvergoeding’.

Wat houdt een representatiekostenvergoeding in?

Je werkgever geeft je, bijvoorbeeld elke maand, een vast bedrag om representatieve activiteiten te verrichten. De hoogte van dit bedrag verschilt vaak per werkgever, maar algemeen geldt vaak: hoe hoger je functie, hoe hoger je representatiekostenvergoeding.

Zo krijgt een hoge functionaris, zoals een directeur, vaak een representatievergoeding. Vanwege de aard van zijn functie vervult hij of zij namelijk altijd een representatieve rol. Maar de vergoeding is zeker niet alleen voorbehouden aan personeel met een hoge functie. Je werkt bijvoorbeeld zelf misschien in de sales en dan is het vaak wel logisch dat je ook een representatiekostenvergoeding krijgt.

Betaal ik belasting over mijn representatiekostenvergoeding?

Ja. Je betaalt belasting over je representatiekostenvergoeding. Je werkgever houdt deze belasting in op je loon.

Maar let ook hierop:
Heb je de kosten zelf voorgeschoten en gedeclareerd? Deze kosten zijn wel belastingvrij, op voorwaarde dat het gaat om werkelijk gemaakte kosten.

Wanneer heb ik geen recht op een vergoeding van representatiekosten?

Je hebt geen recht op een vergoeding van representatiekosten als je:

• een foutieve of valse declaratie indient;
• als je langer dan een maand niet werkzaam bent.

Ben je met vakantie of ben je ziek gedurende die maand? Je hebt dan nog wel recht op een vergoeding van de representatiekosten. Ben je langer dan een maand ziek? Dan stopt de vergoeding alsnog.

Zijn representatiekosten aftrekbaar?

Vanuit de belastingdienst gelden er vier belangrijke regels:

1. Als de representatiekosten boven de €5600 (2024) uitkomen, dan zijn ze aftrekbaar. Hier is dus sprake van een drempelbedrag.
2. Is het drempelbedrag van €5600 niet haalbaar voor je werkgever? De belastingdienst heeft hiervoor een tweede optie bedacht: je werkgever mag dan 80% van de gemaakte representatieve kosten aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting.
3. Gaat het om gemengde kosten? Dan zijn die soms maar voor een deel aftrekbaar. Gemengde kosten zijn kosten die zowel zakelijk als privé van aard zijn. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijk etentje, waar je zelf aan deelneemt.
4. Voor zowel reiskosten als verblijfkosten geldt dat je werkgever standaard niet meer dan €1500 mag aftrekken.

Tip! Bewaar altijd je bonnen en facturen. Houd hier sowieso een goede administratie van bij, want het kan altijd zijn dat de belastingdienst je naar bewijsmateriaal vraagt. Natuurlijk houdt je werkgever meestal deze administratie bij, maar het is ook slim om de kosten voor jezelf helder te houden. Je werkgever kan immers ook fouten maken bij berekeningen voor de belastingdienst.

Meer weten over de belasting op representatiekosten?
De belastingdienst heeft een uitgebreid actueel overzicht met aftrekbare en niet-aftrekbare zakelijke kosten. Hier vallen ook diverse representatieve kosten onder. Kijk bijvoorbeeld bij ‘relatiegeschenken’ en ‘representatie’.