Je gebruikt je eigen mobieltje voor je werk of je bent dit van plan. Maar geeft je werkgever jou dan een telefoonvergoeding? Zo ja, hoe werkt dit dan?
Wat is een telefoonvergoeding?
Je gebruikt je eigen mobiele telefoon om te werken. Je maakt dan natuurlijk privékosten, maar ook zakelijke kosten. Je werkgever vergoedt (een deel van) deze zakelijke kosten. Deze vergoeding heet ‘telefoonvergoeding’.
Het alternatief is dat je een
telefoon van de zaak krijgt. Je werkgever geeft je dan een extra mobiele telefoon voor zakelijk gebruik.
In welke situatie is een telefoonvergoeding geschikt?
Een telefoonvergoeding is geschikt als je jouw mobiele telefoon al regelmatig zakelijk gebruikt. Je werkt bovendien misschien niet met (zeer) gevoelige gegevens, dus een specifieke beveiliging of toegangscontrole is dan niet nodig. Wil je jouw telefoon toch beveiligen (in de meeste gevallen is dat eigenlijk wel verstandig), dan moet je dit zelf regelen.
Wat zijn de drie voorwaarden voor een telefoonvergoeding?
De voorwaarden voor een telefoonvergoeding worden zowel door je werkgever als door de belastingdienst bepaald. Zo zit het:
- De kosten die je met je telefoon maakt, moeten voor minimaal 10% zakelijk zijn.
- Minimaal of boven de 10% betekent dat je werkgever de kosten belastingvrij mag vergoeden.
- Je moet voldoen aan het ‘noodzakelijkheidscriterium’. Dit houdt in dat je de telefoon echt nodig hebt om je werk (goed) te kunnen uitvoeren. De belastingdienst heeft dit criterium in het leven geroepen, maar je werkgever is degene die bepaalt of jij ook echt een telefoon nodig hebt voor je werk.
Wie betaalt voor de telefoon?
Je maakt gebruik van je eigen telefoon, dus je betaalt zelf voor het toestel. Je bent ook zelf verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van je telefoon.
Scheiding privégebruik en zakelijk gebruik: moet je dit bijhouden?
Hier komt een beetje dubbele constructie bij kijken. Nee, jij en je werkgever zijn niet verplicht om het privégebruik en het zakelijk gebruik van de telefoon bij te houden. De bewijslast ligt namelijk bij de belastingdienst zelf als die vermoedt dat je niet voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium.
Het is natuurlijk wél belangrijk dat je werkgever precies weet welke zakelijke kosten je hebt gemaakt. Anders kan hij of zij deze kosten ook niet belastingvrij vergoeden.
Wat regel je met je werkgever over de factuur?
Het beste is om een gespecificeerde factuur naar je werkgever te sturen. Een gespecificeerde factuur is een rekening waarop staat naar welke zakelijke nummers je gebeld hebt, hoeveel dat per nummer heeft gekost en wanneer je een bepaald nummer hebt gebeld. Je werkgever weet dan precies welke kosten vergoed moeten worden en over welke periode die kosten gaan.
Telefoonvergoeding of toch een telefoon van de zaak?
Je gebruikt je eigen mobiele telefoon. Dit betekent dat het lastiger wordt om je privéleven en je zakelijke leven uit elkaar te houden. Met een telefoon van de zaak, een aparte telefoon dus, is die balans wel makkelijker in stand te houden. Je kunt de ene telefoon immers even wegleggen om je volop te kunnen concentreren op de andere.
Het kan ook gebeuren dat je werkgever op een dag besluit dat je met bepaalde software op je telefoon moet gaan werken. Misschien blijkt deze software niet zo geschikt voor op je eigen telefoon. Misschien moet je ook aan allerlei extra beveiligingsmaatregelen denken en is je toestel daar ook niet zo geschikt voor.
Met een telefoon van de zaak ben je op dit soort veranderingen juist beter voorbereid. Bovendien krijg je er vanuit je werkgever meestal technische ondersteuning bij, terwijl je met een eigen telefoon misschien lang bezig bent om iets op te lossen.
Ga dus goed voor jezelf na welke van de twee telefoonregelingen het beste bij jouw huidige situatie én bij je toekomst past.
Inhoud
Meer tonen
