Onkostenvergoeding: Wat is het en Hoe krijg je het?

Welke onkostenvergoedingen zijn er?

Als je onkosten maakt voor je werk, dan kan het gaan over:

• Reiskosten (voor naar het werk)
• Kosten voor een zakenreis
• Kosten voor nieuwe werkkleding
• Kosten voor persoonlijke verzorging
• Kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek
• Kosten voor privégebruik van een werktelefoon
• Kosten voor bijscholing
• Kosten voor een opleiding

Belangrijk: deze onkostenvergoedingen zijn belast of onbelast door de Belastingdienst. Hieronder zie je direct het verschil tussen deze twee soorten vergoedingen.

Wat zijn belaste onkostenvergoedingen?

Een belaste onkostenvergoeding wordt door de Belastingdienst als (toevoeging op je) loon beschouwd. Je krijgt dus een extra bedrag op je loon, maar je betaalt er loonbelasting en premies voor volksverzekeringen en werknemersverzekeringen over. Denk hierbij onder meer aan onkosten voor:

• Kleding (geen werkkleding)
• Schoenen
• Aktetassen
• Persoonlijke verzorging
• Privégebruik van een werktelefoon

Wat zijn onbelaste onkostenvergoedingen?

Onbelaste onkostenvergoedingen worden niet als loon gezien. Je hoeft hier dus geen belasting over te betalen. Je werkgever geeft je dan een nettobedrag voor, bijvoorbeeld:

• Reiskosten en carpoolen (van en naar werk)
• Reiskosten voor zakelijke reizen
• Thuiswerken (maximaal €2,15 per dag in 2023)
• Apparatuur of gereedschap voor uitvoering van het werk (bijv. laptop of boor)
• Premies van een ongevallenverzekering (die risico's bij je werk dekt)
• Maaltijden en consumpties (met voorwaarden)
• Werkkleding
• Een cursus (bijvoorbeeld een cursus Veiligheid op het werk)
• Een opleiding
• Vakliteratuur
• Een zakenreis
• Een tweede woonadres (als dit door je werk noodzakelijk is)
• Kosten van contributie aan een werknemersvereniging

Let op: voor onbelaste onkostenvergoedingen gelden vaak wel specifieke voorwaarden. Bovendien gelden een bewijsplicht en een grensbedrag.

Staat een onkostenvergoeding in je arbeidsovereenkomst?

Een onkostenvergoeding staat niet standaard in je arbeidsovereenkomst. De soorten vergoedingen verschillen namelijk vaak per sector en zelfs per functie. Een voorbeeld: als je geen zakenreizen hoeft te maken voor je werk, dan hoef je daar natuurlijk geen afspraken over te maken met je werkgever.

Denk je dat je wel onkosten te maken krijgt die relevant zijn voor je werk? Overleg dan goed met je werkgever voordat je het arbeidscontract ondertekent. Komen jullie tot een afspraak? Deze bepalingen komen dan in je contract te staan:

1. Over welke onkostenvergoeding het gaat
2. De hoogte van de onkostenvergoeding
3. De manier waarop je aanspraak maakt op de onkostenvergoeding

Onkostenvergoedingen declareren: wat zijn de regels?

• Onkosten moet je altijd declareren, anders betaalt je werkgever je niet terug.
• Dien je geen declaratie in? Je werkgever hoeft je dan niets terug te betalen.
• Dien je een onjuiste declaratie in? Dit kan tot je ontslag leiden.
• Reken je onterecht te veel kosten? Ook dit kan leiden tot ontslag.

Hoe kun je onkosten declareren? Twee manieren

Als je regelmatig dezelfde onkosten maakt, dan kun je die als vaste bedragen laten uitbetalen. Denk bijvoorbeeld aan de woon-werkvergoeding of aan de kilometervergoeding. Voor je werkgever scheelt dit een hoop administratie, want die hoeft dan niet telkens te gaan rekenen met allerlei losse bonnetjes en facturen.

Als de kosten per keer verschillen, bijvoorbeeld omdat je vaak moet reizen voor je werk, dan doe je er goed aan om alle bonnen en facturen te bewaren. Dien ze altijd samen met het declaratieformulier in. Zo kan je werkgever de werkelijk gemaakte kosten vergoeden.

Een onkostenvergoeding vooraf laten uitbetalen. Kan dat?

Het is mogelijk om je onkostenvergoeding vooraf te laten uitbetalen door je werkgever, mits die daar ook echt mee akkoord gaat. Zo ja, dan maakt de werkgever eerst een schatting van de te verwachten onkosten. De praktijk wijst daarna uit of het bedrag bijgesteld moet worden.

Wordt een onkostenvergoeding netto of bruto uitbetaald?

• Belaste onkostenvergoedingen krijg je bruto uitbetaald (want die worden tot je loon gerekend).
• Onbelaste onkostenvergoedingen krijg je netto uitbetaald (want deze worden niet bij je loon gerekend).

Onkostenvergoeding vrijwilligerswerk

Doe je vrijwilligerswerk? Ook dan mag je onkosten declareren bij je werkgever. Hoe dit zit, lees je in Onkostenvergoeding vrijwilligerswerk.

Blijft een onkostenvergoeding onbelast bij ziekte?

Misschien krijg je van je werkgever vaste onkostenvergoedingen en word je op een dag ziek. Betaalt je werkgever de onkosten dan door? Ja, maar alleen in de eerste maand van je ziekteverlof krijg je onkosten onbelast vergoed. Vanaf de tweede maand worden je onkosten belast vergoed.

Kosten voor tools of (vak)tijdschriften - die je niet van de ene op de andere dag kunt opzeggen - blijven wel onbelast.

Is je werkgever verplicht om een onkostenvergoeding te betalen?

Je werkgever is verplicht om een onkostenvergoeding te betalen. Dit staat in de werkkostenregeling (WKR) die in 2015 door de overheid is geïntroduceerd.

Bedenk wel dat een werkgever op sommige vlakken wel vrijheden heeft om te bepalen welke zaken hij of zij precies gaat vergoeden. Zo zal een werkgever geen werkkleding gaan vergoeden als het niet noodzakelijk is voor de uitvoering van je werk.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling. Deze regeling is sinds 2015 wettelijk geldig en schrijft voor welke bepalingen gelden voor vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen die deel zijn van het loon. Elke werkgever in Nederland is verplicht om de WKR toe te passen.

Vrije ruimte: hoeveel onkostenvergoeding mag een werkgever geven?

Volgens de WKR mag je werkgever maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 aan een onkostenvergoeding besteden. Het gaat hier om een bedrag voor onbelaste onkosten en dit wordt door de WKR ook wel ‘vrije ruimte' genoemd. Ofwel: dit is vrije ruimte voor de werkgever om onkosten over je loonsom te vergoeden zonder daarover belasting te hoeven betalen.

Ligt het loon van de werknemer hoger dan €400.000? Dan geldt er een maximale onkostenvergoeding van 1,18%. Gaat het om onkosten boven dat gedrag, dus boven de grens van de vrije ruimte? De werkgever moet over deze onkosten dan 80% belasting betalen.*

*Dit zijn de gegevens voor 2023. Deze gegevens kunnen elk jaar wijzigen. Bezoek de pagina WKR van de Rijksoverheid voor de meest actuele informatie.

Wat zijn gerichte vrijstellingen in de WKR?

Sommige onbelaste onkostenvergoedingen vallen onder ‘gerichte vrijstelling' in de WKR. Ze vallen buiten de vrije ruimte en dat scheelt je werkgever geld.

Welke zaken vallen onder de gerichte vrijstellingen?

1. Abonnementen voor het openbaar vervoer
2. Reiskosten tot €0,21 per kilometer
3. Maaltijden bij overwerk
4. Verhuiskosten vanwege het werk
5. Het aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Wat is het noodzakelijkheidscriterium WKR?

Om je werk goed te kunnen doen, heb je bepaalde materialen nodig. Denk bijvoorbeeld aan gereedschap of aan een telefoon, pc, of laptop. Je werkgever kan je deze benodigdheden belastingvrij aanbieden. Hij of zij moet dan wel kunnen aantonen dat de materialen ook echt nodig zijn voor je werk. Binnen het WKR wordt dit het ‘noodzakelijkheidscriterium' genoemd.