Wanneer kun je Reiskostenvergoeding krijgen?

Reiskostenvergoeding is het bedrag dat je van je werkgever krijgt als je kosten maakt voor het reizen naar je werk. Je kunt ook reiskostenvergoeding krijgen als je zakelijke reizen maakt.

Je hebt recht op reiskostenvergoeding als hier afspraken over staan in je arbeidscontract of cao. Voordat je in dienst treedt, bespreek je dit dus eerst met je werkgever. Voor het recht zelf maakt het overigens niet uit met welk vervoermiddel je reist.

Is een werkgever verplicht om reiskosten te vergoeden?

Je werkgever is wettelijk niet verplicht om reiskostenvergoeding te betalen. Geldt er voor jouw functie een cao? Daarin kunnen vaste afspraken staan over de reiskostenvergoeding. Zolang die cao van kracht is, moet je werkgever zich daaraan houden. Geen cao? Je onderhandelt dan zelf met je werkgever over de reiskostenvergoeding.

Rijd je in een auto van de zaak of krijg je een ov-kaart van je bedrijf? Je werkgever hoeft dan sowieso geen reiskostenvergoeding te betalen.

Voor welke soort reizen krijg je de kosten vergoed van je werkgever?

1. Woon-werkverkeer (je reist van en naar het werk)
2. Zakelijke reizen (bijvoorbeeld klantbezoek)

Om voor een vaste reiskostenvergoeding in aanmerking te komen, moet je in een kalenderjaar minstens 128 dagen naar een vaste werkplek reizen. Je krijgt dan een vaste vergoeding voor 214 dagen. Dit heet de ‘128-dagenregeling'.

Let op: deze regeling geldt vooral wanneer je vijf dagen per week reist. Reis je minder? Je werkgever moet de vergoeding dan naar verhouding berekenen.

• In 2023 vergoedt je werkgever maximaal €0,21 per gereisde kilometer. Dit bedrag is vrij standaard, maar niet overal. Sommige cao's houden namelijk rekening met werkelijk gemaakte kosten.
• In 2024 wordt dit maximaal €0,23 per gereisde kilometer. Werkgevers mogen ook dan zelf bepalen of ze dit bedrag betalen (en dat is mede afhankelijk van afspraken in arbeidscontracten en cao's).
• Bovengenoemde bedragen zijn onbelast. Dit betekent dat je geen belasting betaalt over de reiskostenvergoeding die je van je werkgever krijgt.

Deze bedragen gelden als:

• ... je reist met eigen vervoer (lopend, met de fiets of met de auto).
• ... je reist met het openbaar vervoer.
• ... je carpoolt.

Je betaalt belasting over je reiskostenvergoeding als je werkgever meer dan €0,21 per kilometer vergoedt. De Belastingdienst ziet het extra bedrag namelijk als loon. Reis je met het openbaar vervoer? Dan is de reiskostenvergoeding altijd onbelast.

Reiskostenvergoeding: vanaf hoeveel kilometer krijg ik het?

De wet schrijft geen minimum aantal kilometers voor om reiskostenvergoeding te krijgen. Werkgevers zijn dan ook vrij om te bepalen vanaf hoeveel kilometer je een vergoeding ontvangt. Misschien krijg je van deur tot deur vergoed. Of je krijgt de kosten vergoed over de afstand die je reist na de eerste tien gemaakte kilometers.

Ik reis met eigen vervoer (auto of fiets). Hoeveel krijg ik dan per kilometer?

Je werkgever vergoedt dan €0,21 per gereisde kilometer.

Ik reis met het openbaar vervoer. Krijg ik de werkelijk gemaakte kosten wel of niet terug?

Je werkgever kan je per gemaakte kilometer €0,21 vergoeden óf hij mag de werkelijk gemaakte kosten vergoeden. Dit bepaalt je werkgever zelf.

Ik carpool. Aan wie betaalt de werkgever dan de reiskosten?

• Organiseert je werkgever de carpool? Hij mag dan €0,21 per kilometer aan de chauffeur vergoeden. Meerijders krijgen geen vergoeding.
• Organiseer je zelf het carpoolen met je collega's? Je werkgever kan dan elke werknemer vergoeden met €0,21 per kilometer.

Ik maak zakelijke reizen. Hoe worden mijn reiskosten dan vergoed?

Hoe je jouw zakelijke reizen vergoed krijgt, hangt deels af van het vervoermiddel waarmee je reist. Over het algemeen werkt het als volgt:

1. Je reist met je eigen auto - Je werkgever mag dan €0,21 per kilometer onbelast vergoeden.
2. Je reist met een auto van de zaak - Je werkgever hoeft geen reiskosten te vergoeden. Je kunt wel afspraken hebben gemaakt over een vergoeding voor het onderhoud en brandstofkosten. Misschien moet je zelfs een eigen bijdrage betalen.
3. Je reist met het openbaar vervoer (bus, trein) - Je werkgever mag dan €0,21 per kilometer onbelast vergoeden. Gebruik je een ov-kaart of een trajectkaart? Over het abonnement betalen jij of je werkgever geen belasting.
4. Je reist met een taxi, boot of vliegtuig - Voor het reizen met deze vervoermiddelen moet je altijd vooraf overleggen met je werkgever. Normaal gesproken krijg je hier geen kilometervergoeding voor, maar de werkgever kan wel het hele bedrag (onbelast) vergoeden.

Rijden in een auto is mijn werk. Krijg ik een reiskostenvergoeding?

Als rijden in een auto je werk is (je bent bijvoorbeeld koerier), dan vergoedt je werkgever €0,21 per zakelijke kilometer (onbelast). Met ‘zakelijke kilometers' wordt vrijwel altijd bedoeld: de kilometers die je voor een klant rijdt.

Krijg ik een reiskostenvergoeding als ik ziek ben?

Het is mogelijk dat je werkgever de reiskostenvergoeding stopzet als je ziek bent. Normaal gesproken staan de afspraken hierover in je cao, arbeidscontract of bedrijfshandboek.

Reiskostenvergoeding en thuiswerkdagen?

Het is niet toegestaan om voor dezelfde dag twee onbelaste vergoedingen toe te kennen. Bijvoorbeeld: op een dag werk je deels thuis en deels op het werk. Je werkgever moet dan kiezen of hij een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding betaalt. Uitzondering op de regel is als je vanuit huis naar een klant moet reizen.

Op dagen dat je een thuiswerkvergoeding krijgt, mag je ook geen fiets, auto of ov-kaart van de zaak op die dagen gebruiken. Privégebruik van een vervoermiddel van de zaak mag op die dagen wel.

Soms moet je zelf de administratie bijhouden van de reiskosten. Soms doet de werkgever dat. Dit hangt eigenlijk vooral af van hoe je reist en wat je met je werkgever hebt afgesproken over het administreren van de reizen. Bekijk daarom even de volgende mogelijke situaties:

1. Reis je met het openbaar vervoer met een eigen ov-kaart? Je kunt op Mijn OV-Chipkaart een overzicht downloaden van al je reizen. Dit overzicht dien je bij je werkgever in.
2. Reis je met het openbaar vervoer en heb je een ov-kaart of trajectkaart van je werkgever gekregen? Het kan zijn dat de werkgever zelf direct inzicht heeft in de gegevens van de kaart.
3. Reis je met het openbaar vervoer zonder abonnement? Bewaar dan alle bonnen dan wel vervoerbewijzen. Hetzelfde geldt als je met een taxi, een boot of met het vliegtuig reist. In dit laatste geval kan het zijn dat je werkgever de reis geregeld heeft en er al voor betaald heeft.
4. Reis je met een eigen auto of met een leaseauto? Het is dan verstandig om een rittenadministratie bij te houden. Zeker als je in een auto van de zaak rijdt en deze ook privé mag gebruiken. In dit laatste geval gaat het volgende op: als je meer dan 500 privékilometers per jaar maakt in de auto van de zaak, dan moet je je rittenadministratie overleggen aan de Belastingdienst.

Kan ik met terugwerkende kracht reiskostenvergoeding krijgen?

Je mag een reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht opeisen. De verjaringstermijn hiervoor is vijf jaar, bijvoorbeeld om een brief hierover te sturen naar je werkgever. Hiervoor gaan we ook even in op twee specifieke gevallen:

1. Mijn werkgever betaalt mijn reiskosten niet op tijd - In dit geval kun je een loonvordering indienen bij de werkgever. Op de website van het Juridisch Loket vind je een voorbeeldbrief.
2. Mijn werkgever betaalt mijn reiskosten niet, ook al heb ik er recht op - Heb je volgens je arbeidscontract of cao recht op reiskosten, maar betaalt je werkgever deze (standaard) niet? Probeer hier eerst samen uit te komen. Schakel eventueel een mediator of een geschillencommissie in. Helpt dit allemaal niet, dan kun je naar de rechter stappen.

Tip: onderzoek altijd eerst hoe je verzekerd bent voor je het tot een juridisch conflict laat komen.

Ik heb geen recht op reiskostenvergoeding, maar ik maak wel kosten. Wat nu?

Het kan zijn dat je geen recht hebt op een reiskostenvergoeding omdat dit niet is vastgelegd in je arbeidscontract of cao. Maak je toch kosten omdat je (veel) voor je werk moet reizen? Het enige dat je kunt doen, is in gesprek gaan met je werkgever. Vraag of je de kosten alsnog vergoed kunt krijgen. Je werkgever is niet verplicht om je reiskosten te vergoeden, maar wie weet komen jullie er samen toch uit.

Eigen reiskosten opgeven bij de Belastingdienst

Krijg je de reiskosten niet vergoed van je werkgever, dan kom je via de Belastingdienst misschien toch uit op een meevaller. Je kunt namelijk een deel terugkrijgen via je belastingaangifte als je voldoet aan deze drie voorwaarden:

1. Je reist met het openbaar vervoer naar je werk.
2. De afstand van je woning naar je werk is meer dan tien kilometer.
3. Je reist minimaal één dag per week of minimaal 40 dagen per jaar.

Mag mijn werkgever mijn reiskosten zomaar aanpassen?

Als in je arbeidscontract staat dat de werkgever je reiskosten mag aanpassen, dan mag je werkgever dit doen, bijvoorbeeld als er sprake is van ‘zwaarwegend bedrijfsbelang'. Dit houdt in dat het belang van het bedrijf (redelijkerwijs) groter is dan jouw belang. Twee voorbeelden van bedrijfsbelang:

1. Het bedrijf verhuist naar een andere locatie.
2. Het bedrijf verkeert in (zware) financiële nood.