Management assistant / Personal assistant

Functietitel: Managementassistent
Afdeling: Directie / Algemeen
Rapporteert aan: Directeur-eigenaar
Dienstverband: Parttime of fulltime (nader te bepalen)
Locatie: Kantoor / hybride

Ons engineeringsbureau is een kleine, slagvaardige onderneming die technische projecten begeleidt. De directeur-eigenaar is eindverantwoordelijk voor zowel de operationele als de commerciële gang van zaken. Om meer focus te kunnen leggen op de kernactiviteiten, zoeken wij een betrokken managementassistent die de directeur ontlast en zelfstandig ondersteunende taken oppakt.

Gevraagd

De managementassistent ondersteunt de directeur-eigenaar op het gebied van planning, organisatie, communicatie en onderzoek. Je zorgt ervoor dat de directeur optimaal kan functioneren door administratieve en organisatorische zaken proactief op te pakken, en je fungeert als een betrouwbaar aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Aanbod

Planning & organisatie

• Beheren van de agenda van de directeur, inclusief het plannen van afspraken en vergaderingen
• Bewaken van deadlines en prioriteiten, en de directeur hierop attenderen
• Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken en notuleren indien gewenst
• Coördineren van interne en externe afspraken, reisplanningen en evenementen

Onderzoek & uitzoekwerk

• Zelfstandig uitvoeren van gerichte onderzoeksopdrachten op verzoek van de directeur
• Inventariseren en analyseren van beschikbare subsidies, regelingen en fondsen die relevant zijn voor de onderneming
• Opstellen van beknopte overzichten en adviesnota's op basis van onderzoeksresultaten
• Contact onderhouden met subsidieverstrekkers, brancheorganisaties en overheidsinstanties

Communicatie & administratie

• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie
• Opstellen van brieven, offertes en andere zakelijke documenten in afstemming met de directeur
• Bijhouden van eenvoudige administratieve processen en ordening van bedrijfsdocumentatie
• Fungeren als aanspreekpunt voor relaties, leveranciers en instanties

Waar je gaat werken

Timmers Engineering is een gespecialiseerd engineeringbureau voor de maritieme industrie, opgericht door Willem Timmers vanuit zijn praktijkervaring binnen deze wereld. Wij ontwerpen technische specificaties, systeemschema's en datasheets, en begeleiden projecten van ontwerp tot oplevering.Naast ons engineeringwerk beheren wij de Haarlemsche Jachtwerf: een vertrouwde plek voor de stalling en verzorging van sloepen en schepen, gelegen midden in de natuur aan het water bij Haarlem. Hier komen onze liefde voor techniek en onze passie voor de watersport samen.Wij zijn een echt familiebedrijf met een klein, hecht team. Korte communicatielijnen, direct contact met de directie en een informele, persoonlijke sfeer staan bij ons centraal - iedereen kent iedereen en beslissingen worden snel genomen. Onze werkomgeving combineert de rust en ruimte van de natuur met de dynamiek van de maritieme sector, wat ons een unieke plek maakt om te werken.