Secretarieel Medewerker - aandachtsgebied Personeelszaken

1. Doel en positie van de functie

De Secretarieel Medewerker ondersteunt de Office Manager en de secretaris van de Amsterdamse Golf Club bij personeelsadministratie en dagelijkse secretariële werkzaamheden. De functie werkt onder dagelijkse supervisie van de Office Manager, rapporteert aan de secretaris en stemt voor personeelszaken af met het Bestuurslid Personeelszaken & Horeca.

Het betreft een tijdelijke functie voor 6 maanden met optie op verlenging

2. Belangrijkste werkzaamheden

• Ondersteunen van de Office Manager in het verwerken van inkomende mails, het bijwerken van het ledenbestand en alle andere voorkomende administratieve werkzaamheden.
• Verwerken van wijzigingen in persoonsgegevens, functies, contracturen en arbeidsvoorwaarden.
• Bewaken van termijnen, waaronder proeftijden, tijdelijke contracten, verzuimacties en personeelsgesprekken.
• Voorbereiden en controleren van mutaties voor salaris, verlof en verzuim en onderhouden van contact met externe dienstverleners.
• Registreren van verzuimmeldingen en contactpersoon voor zowel de Club als de Arbodienst in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.
• Signaleren van ontbrekende informatie, bijzonderheden en relevante wijzigingen in beleid of regelgeving.

3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• Zorgt voor een tijdige, juiste en volledige administratie.
• Werkt vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de AVG.
• Signaleert knelpunten en bespreekt deze tijdig met de Office Manager of secretaris.
• Neemt geen zelfstandige besluiten over aanstelling, ontslag, salaris of andere rechtspositionele zaken, tenzij hiervoor uitdrukkelijk mandaat is gegeven.

Gevraagd

4. Functie-eisen

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of HR-gerelateerde richting.
• Enkele jaren relevante werkervaring; ervaring met personeelsadministratie is een vereiste.
• Basiskennis van personeelsadministratie, ziekteverzuimadministratie arbeidsrecht en privacyregels.
• Goede kennis van het werken met computers en Microsoft 365 is vereist.
• In staat om gegevens nauwkeurig en foutloos in digitale systemen in te voeren; ervaring met het personeels- of salarissysteem van Exact is een pré.

5. Competenties

Nauwkeurig, discreet, betrouwbaar, zelfstandig, dienstverlenend, communicatief vaardig, proactief, flexibel en organisatiesensitief.

Aanbod

Samenwerking en functieniveau

Werkt samen met de Office Manager, secretaris, relevante bestuurs- en commissieleden, leidinggevenden, medewerkers en externe HR-dienstverleners. Het accent ligt op uitvoering, administratie, signalering en ondersteuning; de functie heeft geen zelfstandige beleids- of eindverantwoordelijkheid voor HR-besluiten. Definitieve inschaling vindt plaats volgens de geldende arbeidsvoorwaarden en de CAO Golfbranche.