Managementassistent Bedrijfsbureau UvA FNWI

Krijg jij energie van een werkdag vol afwisseling en contact met collega’s? Als managementassistent bij het Institute of Physics (IoP) van de Universiteit van Amsterdam ben je het eerste aanspreekpunt voor allerlei vragen. Je ondersteunt bij HR-zaken, regelt praktische zaken en zorgt dat alles soepel verloopt. Daarbij houd je het overzicht en schakel je makkelijk tussen verschillende taken. Iets voor jou? Lees snel verder!

Je gaat werken bij het Institute of Physics (IoP), een groot en internationaal onderzoeksinstituut van de Universiteit van Amsterdam. Bij het instituut werken ongeveer 250 mensen, onder wie vaste medewerkers, promovendi, postdocs en ondersteunende collega’s. Je hoort dus regelmatig Engels om je heen en werkt met mensen uit allerlei landen. Jouw thuisbasis is het bedrijfsbureau, waar je samenwerkt met drie managementassistenten en veel contact hebt met de instituutsmanager en zijn assistent. De sfeer in het team is informeel en vriendschappelijk: collega’s helpen elkaar en er is veel ruimte om vragen te stellen. Het bedrijfsbureau is het eerste aanspreekpunt voor allerlei vragen binnen het instituut, waardoor er de hele dag collega’s binnenlopen.

Als managementassistent ondersteun je verschillende onderzoeksgroepen binnen het Institute of Physics. Je bent een belangrijk aanspreekpunt en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Je taken zijn breed en je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je krijgt de ruimte om zelfstandig aan de slag te gaan, maar kunt altijd terugvallen op je team. Je wordt goed ingewerkt en je collega’s helpen je graag op weg.

Dit zullen je taken zijn:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en helpt hen met praktische, facilitaire en administratieve vragen.
• Je ondersteunt bij HR-processen, zoals nieuwe aanstellingen, verlengingen, het inplannen van jaargesprekken en de registratie van onderzoekers en gasten;
• Je regelt facilitaire zaken, zoals huisvesting en hotelreserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten;
• Je helpt bij de interne verhuizingen en informeert collega’s hierover via e-mails en nieuwsberichten;
• Je helpt bij de planning, voorbereiding en organisatie van congressen, workshops, evenementen en meetings.

Op het bedrijfsbureau is altijd iemand aanwezig en daarom is hybride werken voor deze functie niet mogelijk.

Je hoeft niet alles vanaf dag één te kennen, maar je vindt wel snel je weg in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je pakt werk zelfstandig op, stelt de juiste prioriteiten en denkt in oplossingen. Ook als meerdere collega’s tegelijk bij je aankloppen, houd jij het overzicht. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en weet wanneer je een collega om hulp vraagt. Omdat je in een internationaal instituut werkt, communiceer je goed in het Nederlands én Engels.

Verder:

• Jij werkt makkelijk met digitale systemen en Microsoft Office;
• Jij hebt bij voorkeur relevante werkervaring in een vergelijkbare functie; ervaring bij de UvA en met UvA-processen is een pré.
• Jij bent bij voorkeur beschikbaar op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.

Jij kan per 1 oktober aan de slag als managementassistent voor 30,4 uur per week en een periode van in 6 maanden. Mogelijk is er een kans tot verlenging. De functie valt in schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten wat betekent dat jij minimaal een uurloon zal gaan verdienen van €19,45. Dit uurloon kan oplopen tot €25,26, afhankelijk van jouw opleidingsniveau en ervaring.

Bij StudiJob kijken wij verder dan jouw cv. Dit betekent dat wij alle kandidaten die op deze vacature solliciteren, gelijk behandelen zoals beschreven in ons antidiscriminatiebeleid. We willen benadrukken dat iedereen wordt aangemoedigd om te solliciteren, ongeacht achtergrond of ervaring. Samen onderzoeken we graag welke mogelijkheden er voor jou zijn. We begeleiden je tijdens het hele sollicitatieproces: vanaf je eerste sollicitatie tot aan je start in een nieuwe functie. Gedurende dit traject geven we je tips en advies, zodat je goed voorbereid aan je volgende stap begint. Ook nadat je begonnen bent met werken, blijven we betrokken en denken we graag mee over jouw loopbaan. Ben je gestart met werken via StudiJob? Je kunt dan gratis deelnemen aan ons aanbod van trainingen en workshops. Zo kun jij je op zowel persoonlijk én professioneel vlak verder ontwikkelen!

Via de knop op deze pagina! Mocht je nog aanvullende vragen hebben, dan kan je natuurlijk altijd even contact opnemen met Kaylee via onderstaande info!