Business support medewerker omgeving Schiphol, 32 uur

• Complex agendabeheer voor een directielid
• Coördineren en plannen van afspraken en overleggen
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een gastvrije ontvangst
• Beantwoorden van de telefoon en afhandelen van algemene vragen
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Regelen van facilitaire zaken
• Plannen van dienstreizen wanneer nodig
• Ondersteunen van collega's bij uiteenlopende organisatorische vragen
• Signaleren van knelpunten en meedenken over oplossingen
• Vooruit plannen en bewaken van deadlines
• Fungeren als vraagbaak binnen de organisatie
• Zalen/ ruimtes bespreken in- en extern

Gevraagd

• ruime ervaring heeft in een vergelijkbare supportfunctie;
• energie krijgt van complex agendabeheer en hierin veel ervaring heeft;
• overzicht bewaart, ook wanneer meerdere zaken tegelijk spelen;
• proactief is en altijd een stap vooruit denkt;
• gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden;
• gevoel heeft voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• prioriteiten goed kan inschatten;
• duidelijk communiceert en waar nodig ook grenzen durft aan te geven;
• zelfstandig werkt, maar ook graag onderdeel is van een team;
• representatief en servicegericht is.
• de Nederlandse taal uitstekend beheerst.

Aanbod

Voor Schiphol Area Development Company (SADC) zoek ik een ervaren business support medewerker/ secretaresse die stevig in zijn of haar schoenen staat en overzicht weet te houden, juist wanneer de hectiek toeneemt. Iemand die niet afwacht, maar vooruitdenkt, assertief is! Die gewoon ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt. En die plezier haalt uit complex agendabeheer. Met dit laatste zul je veel te maken krijgen.

SADC houdt zich bezig met de ontwikkeling van toekomstbestendige werklocaties in de regio Schiphol. Samen met publieke partners werkt de organisatie aan innovatieve en duurzame gebiedsontwikkeling, waar economie, bereikbaarheid en leefbaarheid samenkomen. De organisatie werkt nauw samen met onder andere gemeenten, provincies en andere publieke stakeholders. Dat vraagt om een professionele ondersteuning waarin gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en prioriteiten vanzelfsprekend is.

Als business support medewerker vorm je samen met Sabina het supportteam. Door interne doorstroom is er ruimte ontstaan voor een nieuwe collega. Je ondersteunt de organisatie op verschillende fronten en bent daarnaast verantwoordelijk voor de ondersteuning van één van de directieleden, met een sterke focus op agenda- en afsprakenbeheer. Deze functie vraagt om iemand die snel kan schakelen én assertief is. Een zorgvuldig geplande dag kan binnen enkele minuten veranderen. Wanneer er belangrijke bezoekers langskomen of prioriteiten verschuiven, weet jij direct wat nodig is en houd je het overzicht. Sterker nog: daar krijg jij energie van. Tijdens mijn kennismaking met SADC viel me direct op hoe betrokken de collega's zijn. De lijnen zijn kort, het supportteam werkt nauw samen en geen dag is hetzelfde. Zoek je een functie waarin je echt kunt meedenken en niet alleen uitvoert? Dan zou ik deze vacature zeker bekijken.

Waar je gaat werken

SADC houdt zich bezig met de ontwikkeling van toekomstbestendige werklocaties in de regio Schiphol. Samen met publieke partners werkt de organisatie aan innovatieve en duurzame gebiedsontwikkeling, waar economie, bereikbaarheid en leefbaarheid samenkomen. De organisatie werkt nauw samen met onder andere gemeenten, provincies en andere publieke stakeholders. Dat vraagt om een professionele ondersteuning waarin gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en prioriteiten vanzelfsprekend is.