Executive Office Lead

In deze veelzijdige rol ben jij verantwoordelijk voor HR, office management en financiële administratie, en zorg je dat de dagelijkse operatie soepel verloopt. Je ondersteunt mensen, processen en systemen en bent daarmee de centrale spil binnen de organisatie.

Omschrijving

Als Operationeel Coördinator ben jij de spil van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en ondersteunt op het gebied van HR, office management, finance, IT en marketing.

Geen dag is hetzelfde en je schakelt continu met collega's, management en externe partijen.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheer van personeelsadministratie en personeelsdossiers
• Ondersteunen van recruitment (screening en plannen van gesprekken)
• Coördineren van onboarding van nieuwe medewerkers
• Beheer van verlofadministratie en development plannen
• Controleren van salarismutaties en payslips
• Begeleiden van paralegals en werkstudenten
• Aansturen van het secretariaat

• Beheer van kantoor, faciliteiten en werkplekken
• Coördineren van leveranciers (IT, schoonmaak, onderhoud, etc.)
• Organiseren van kantooruitjes en events
• Voorbereiden van wekelijkse meetings
• Beheer van contracten met leveranciers
• Inrichten van nieuwe werkplekken (hardware en faciliteiten)

• Opstellen en publiceren van LinkedIn posts en nieuwsbrieven
• Onderhouden van de website samen met interne stakeholders
• Ondersteunen bij webinars en externe communicatie
• Bijdragen aan projecten zoals een nieuwe website

• Controleren en verwerken van inkomende facturen
• Afstemming met de boekhouder
• Ondersteunen bij verzekeringen en contractadministratie
• Opstellen en verwerken van contracten

• Schakelen met externe IT-partijen
• Eerste aanspreekpunt voor interne IT- en softwarevragen
• Monitoren van systemen en digitale opslag
• Meedenken over optimalisaties en digitaliseringsprojecten

Profiel van kandidaat

Samen met de lijnmanager hebben wij het volgende profiel opgesteld:

• Je hebt 5+ jaar ervaring in een brede rol (bijv. Office Manager, HR Officer, Operations Support of vergelijkbaar)
• Je bent beschikbaar voor 32-40 uur per week
• Je bent organisatorisch sterk en kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden
• Je bent proactief, zelfstandig en hands-on
• Je communicatief sterk en schakelt makkelijk met verschillende stakeholders
• Ervaring met HR-processen, finance administratie of IT-support is een sterke pré

We staan altijd open voor afwijkende profielen, dus klik op solliciteren bij twijfel!

Aanbod

Op basis van een fulltime dienstverband zal het aanbod bestaan uit:

• Een brede en uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid
• Werken binnen een stabiele organisatie met groeiplannen, waardoor er toekomstperspectief is
• Directe samenwerking met het management en invloed op de organisatie
• Veel ruimte voor eigen initiatief en procesverbetering
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen binnen HR, operations en finance
• Een informele en professionele werkomgeving met korte lijnen
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden passend bij jouw ervaring
• Regelmatige teamactiviteiten en kantooruitjes

Waar je gaat werken

Jouw nieuwe werkgever is een kleinschalige organisatie binnen de zakelijke dienstverlening, actief in een specialistische en kennisintensieve sector. Met een team van circa 15 professionals wordt er dagelijks gewerkt aan hoogwaardige dienstverlening voor toonaangevende klanten.

Het kantoor bevindt zich in een goed bereikbare locatie en kenmerkt zich door een informele, professionele en collegiale werksfeer. De lijnen zijn kort, de betrokkenheid is hoog en er is veel ruimte voor eigen initiatief. Jij werkt nauw samen met het management en ondersteunt de organisatie in de volle breedte.