Junior office manager and travel coordinator

Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van zowel de dagelijkse kantoororganisatie als de coördinatie van internationale zakelijke reizen. In deze veelzijdige rol ondersteun je een internationaal team en zorg je voor efficiënte processen, planning en communicatie binnen de organisatie.

Omschrijving

Als Office Administrator & Travel Coordinator ben jij de spil van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat het kantoor optimaal draait en dat alle reisbewegingen van collega's soepel verlopen.

• Organiseren van nationale en internationale reizen (vluchten, hotels en vervoer)
• Opstellen van gedetailleerde reisplanningen
• Ondersteunen bij last-minute wijzigingen en onvoorziene situaties
• Beheren van reisdocumentatie zoals visa en richtlijnen
• Verwerken en controleren van reisdeclaraties en kosten [linkedin]

• Coördineren van de dagelijkse kantooractiviteiten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen
• Beheren van leveranciers en kantoorvoorzieningen
• Organiseren van meetings, events en teamactiviteiten
• Ondersteunen bij HR-processen zoals onboarding
• Opstellen van rapportages, presentaties en correspondentie
• Afhandelen van inkomende mail, telefoontjes en algemene vragen
• Je schakelt continu met interne teams, leveranciers en internationale stakeholders en zorgt dat alles soepel en professioneel verloopt.

Profiel van kandidaat

Samen met de lijnmanager hebben wij het volgende profiel opgesteld:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als bijvoorbeeld Office Administrator, Executive Assistant of Travel Coordinator
• Afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur administratief, hospitality of vergelijkbaar)
• Beschikbaar voor 36 uur per week
• Vloeiend in Nederlands én Engels (vereist)
• Woonachtig in de regio Amsterdam (maximaal ±30 minuten reistijd)

• Sterke organisatorische vaardigheden
• Proactieve en zelfstandige werkhouding
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Nauwkeurig en sterk in multitasken
• Ervaring met MS Office en bij voorkeur travel management systemen

Aanbod

Op basis van een fulltime dienstverband zal het aanbod bestaan uit:

• Marktconform salaris afhankelijk van ervaring
• 36-urige werkweek met flexibiliteit
• Mogelijkheid tot hybride werken (in overleg)
• Reiskostenvergoeding
• Pensioenregeling
• 25 vakantiedagen + 8% vakantiegeld
• Veel eigen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
• Werken in een internationale en stabiele organisatie
• Goede werk-privébalans
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Een organisatie met duidelijke groeiplannen en lange termijn zekerheid

Waar je gaat werken

Jouw nieuwe werkgever is een internationale organisatie binnen de zakelijke dienstverlening, actief in een sterk gespecialiseerde en analytische sector. De organisatie heeft een wereldwijd netwerk en werkt samen met teams in Europa, de VS en Azië. [linkedin]

Het kantoor in Amsterdam is modern, goed bereikbaar en bestaat uit een compact, professioneel en internationaal team. Je werkt nauw samen met collega's in binnen- en buitenland. De cultuur is te omschrijven als professioneel, informeel en samenwerkingsgericht, waarbij kwaliteit en efficiëntie centraal staan.