Project Management Ondersteuner bij MIVD Den Haag

Vacatureomschrijving

Voor het Ministerie van Defensie (MIVD) zoekt TopHeadHunting een Project Management Ondersteuner.

Opdrachtomschrijving
Als PMO-er bij de MIVD is geen dag hetzelfde. In deze uitdagende functie biedt jij ondersteuning aan de projectorganisatie door middel van diverse organisatorische werkzaamheden. Zo ga jij aan de slag met: het opstellen, bewaken en evalueren van de project- en programmaplanning. Je houdt de voortgang bij, legt acties vast en zorgt ervoor dat deze worden opgevolgd. Hierbij ondersteun je de projectleider bij het opzetten en onderhouden van de documentatie, resources (zoals contracten), agendabeheer, notulen en e-mailbeheer. Ook signaleer je waar zaken vastlopen, rapporteert afwijkingen en draagt zo actief bij aan de PDCA-cyclus, waaronder het evalueren en continu verbeteren van de projecten. Je dagelijks werk bestaat o.a. verder uit de volgende onderdelen:

• Ondersteunen van de projectmanagers en signaleren en adviseren bij project issues;
• Monitoren van voortgang en afspraken; het 'najagen' van actiehouders;
• Het organiseren van bijeenkomsten en workshops;
• Opstellen en beheren van communicatiemiddelen;
• Vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de leveranciersrelaties en contractbeheer;
• Beheren van het inkoop- en facturatieproces;
• Secretariële- en administratieve ondersteuning van het team.

Achtergrond opdracht
De MIVD werkt nauw samen met ketenpartners om deze vernieuwing te realiseren. Het bureau Projectmanagement binnen de Unit-IT is verantwoordelijk voor de projecten die zorgen voor de invulling van deze vernieuwing. Binnen het IV-landschap van de MIVD wordt meer en meer informatie uitgewisseld tussen systemen en met systemen van ketenpartners. Dit leidt tot meer en meer integratie op het vlak van vernieuwing zoals internet, netwerken, rekening houdend met de specifieke wet- en regelgeving zoals de Wiv en WVO. Van de kandidaat wordt verwacht dat invulling gegeven wordt aan de doelarchitectuur en rekening gehouden wordt met beveiligingsaspecten.

De kandidaat is een onmisbare schakel, niet alleen aan de business kant, maar ook de IT kant en de bijbehorende verwervingskant. De kandidaat is in staat om alle trajecten parallel aan te sturen en overzicht en inzicht te behouden. Als Algemeen Projectmanager Officer heeft de kandidaat een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn en kan schakelen tussen het management van de MIVD, de projectstuurgroep, verantwoordelijke en leverende afdelingen van MIVD en/of JIVC en stuurt op resultaten in relatie tot Verwerving en Delivery.

De kandidaat is verantwoordelijk voor de realisatie als ook de (coördinatie) op de implementatie van de resultaten binnen de organisatie van de MIVD. De kandidaat neemt beslissingen over de wijze van projectmanagement, aansturing mensen en over de wijze waarop de verschillende projectfasen worden doorlopen. De sturing van de projecten en wijze waarop doelstellingen zijn ontwikkeld en gerealiseerd, komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Gevraagd

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie zoals Projectcoördinator & adviseur of Facilitair coördinator.
• Kandidaat heeft aantoonbaar relevante (rakend aan de IT, Facilitair, Inkoop of bedrijfsprocessen) en recente (in de afgelopen 6 jaar) ervaring en met het adviseren van multidisciplinaire teams (IT/Inkoop of Faciltaire afdelingen ) in omgevingen met een groot aantal stakeholders (>10).
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het werken in een organisatie van minimaal 500 medewerkers binnen de publieke sector.
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met het werken in Topdesk en Planon.
• Kandidaat beschikt over een certificering op het gebied van Contractmanagement en Prince 2 Projectmanagement.
• Kandidaat beschikt over een afgronde opleiding HBO Facility Management.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring als PMO'er van It, Faciltair of Inkoop - of (primaire) bedrijfsproces projecten binnen de ketens van de Rijksoverheid of de Veiligheidsketen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring binnen een publieke organisatie.
• Kandidaat beschikt bij voorkeur over een afgeronde Nevi I Inkoopopleiding.

Aanbod

Alleen reacties van kandidaten met de Nederlandse nationaliteit en een goede kennis van de Nederlandse taal worden in behandeling genomen!

Start opdracht: 01-04-2024
Einde opdracht: 31-03-2026
Uren: 38 uur/week

Deadline: 21-11-2023

Opmerkingen
Voor alle functies bij het Ministerie van Defensie moet een (A/B/C)- screening worden doorlopen met een gemiddelde duur van 6-12 weken (afhankelijk van de soort screening).

Interesse?
Stuur ons dan uiterlijk 21 november je recente cv & motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. btw.