Directiesecretaresse Haarlem

Vacature in het kort

In deze functie werk je als directiesecretaresse bij een organisatie die heel belangrijk is voor de veiligheid. Je helpt de directie met plannen, correspondentie en bijeenkomsten. Je werkt samen met verschillende afdelingen en externe partijen. Dit is een kans om echt iets bij te dragen en te werken in een omgeving. Je komt terecht in een team dat klaarstaat om je te helpen en waar jouw werk echt gewaardeerd wordt. Interesse in deze kans? Lees meer!

Volledige vacaturetekst

De directie van de Veiligheidsregio Kennemerland zoekt een enthousiaste en gedreven directiesecretaresse.

Hier kom je terecht in een organisatie die er écht toe doet en waar je elke dag ziet en hoort (sirenes) waar je voor werkt. Bij de Veiligheidsregio Kennemerland werk je voor de GGD (waaronder de Ambulancezorg), de brandweer, Crisisbeheersing Kennemerland, Landelijke Meldkamer Samenwerking Noord-Holland, Zorg- en Veiligheidshuis, Veilig Thuis en ondersteunende afdelingen. Dynamischer en interessanter kunnen we het niet maken!

Dit ga je doen:

• Bewaken en beheren van complexe agenda’s en het plannen van directieafspraken;
• Verzorgen van in- en uitgaande directie-correspondentie;
• Onderhouden en zorgdragen voor telefonische bereikbaarheid van het directiesecretariaat;
• Voorbereiden en verzorgen van (interne) bijeenkomsten, (bestuurlijke) vergaderingen en (inter-) regionale overleggen, en ontzorgen van de directie bij het plannen van deze;
• Ontvangen van bezoekers/bestuurders;
• Uitvoeren administratieve taken t.b.v. directie, zoals declaraties en facturen;
• Contact onderhouden met de bestuurlijk secretariaten, relaties op directieniveau en je onderhoudt/ werkt nauw samen met regionale en landelijke relatienetwerken;
• Netwerk van bestuurssecretariaten van burgemeesters en wethouders;
• Eerste aanspreekpunt bij vragen en afspraken en verwijst door zo nodig.

Waar kom je terecht?
Als directiesecretaresse maak je deel uit van het directiesecretariaat en daarmee van het team Staf Bestuur en Directie (SBD), een stafafdeling die rechtstreeks onder de directie valt. Het directiesecretariaat ondersteunt een tweehoofdige directie. Bestaande uit een directeur publieke gezondheid en een directeur brandweerzorg en crisisbeheersing.  

Je gaat daarnaast niet alleen nauw samenwerken met je twee collega-secretaresses, maar ook met de collega’s binnen en buiten de organisatie. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan andere veiligheidsregio’s en gemeenten.

Kortom, je bevindt je in het hart van onze organisatie en draagt zo bij aan het goed functioneren van onze directie.

Over het bedrijf

De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) werkt voor de negen gemeenten in de regio. Wij bestaan uit GGD (waaronder de Ambulancezorg), de Brandweer, Crisisbeheersing Kennemerland, Landelijke Meldkamer Samenwerking Noord-Holland, Zorg- en Veiligheidshuis, Veilig Thuis en ondersteunende afdelingen. Er werken circa 1400 medewerkers (inclusief vrijwilligers) bij ons.

Het verzorgingsgebied van de VRK telt ruim een half miljoen inwoners en beslaat 9 gemeenten. Met Tata Steel, het Noordzeekanaal en Schiphol is de Veiligheidsregio Kennemerland één van de meest risicovolle Veiligheidsregio’s in Nederland.

Wij willen ons ontwikkelen naar het regionale kennis-en expertisecentrum voor fysieke veiligheid en publieke gezondheid in Kennemerland. Ons handelen reflecteert wat wij als VRK(-ers) willen uitstralen; professioneel, collegiaal, klantgericht en betrouwbaar.

De VRK wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers volop wil benutten.

Wat wij vragen

Wanneer pas jij bij ons?

Om te beginnen krijg je er energie van om in de hectiek van een directiesecretariaat met veel dingen tegelijk bezig te zijn en daarbij je eigen prioriteiten te stellen op basis van wat ‘jouw directeur’ nodig heeft. Om dit goed te kunnen doen heb je MBO+ werk- en denkniveau, goed ontwikkelde sociale vaardigheden en heb je eerder ruime ervaring opgedaan in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een (semi-) overheidsorganisatie.

Maar boven alles ben je vooral toegankelijk, een kei in plannen en organiseren, zelfstandig, gericht op samenwerking, flexibel en uiterst integer.

Wat wij bieden

• De vacature staat uit voor 24-28 uur, starttijd op korte termijn. Als de samenwerking wederzijds goed bevalt, kan er worden gesproken over een verlenging met mogelijkheid tot een vast dienstverband;
• Salaris van maximaal €4.043 (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.