Interim directiesecretaresse Utrecht

Vacatureomschrijving

Als directiesecretaresse beheer je de agenda van één Directielid en de M&A director en regel je alles wat daaromheen nodig is aan voorbereiding en vervolgacties. Je help de directie met projectmanagement, presentaties en verzorgt de afhandeling van telefoongesprekken, post en e-mail. Verder ontvang je gasten en externe relaties en onderhoud je contacten met stakeholders. Daarnaast houd je je bezig met het opstellen van rapportages, dashboards en planningen en presentaties. Dus veel ballen in de lucht. Maar als spin in het web gaat jou dat moeiteloos af. Kortom je houdt ervan zaken meteen aan te pakken, je bent ondernemend, leergierig en creatief. Je ziet geen problemen, maar uitdagingen en oplossingen! Daarnaast ben je operationeel heel sterk. Met een glimlach en energie krijg jij iedereen de goede kant op. Zo maak je het verschil. Het directiesecretariaat bestaat uit vier directiesecretaresses waarvan jij er een zal zijn. Samen ondersteun je op een dienstverlenende en prettige manier de directie. Daarin voer je zelfstandig eigen taken uit en vervang je bij afwezigheid van anderen elkaar. Het secretariaat is een belangrijk knooppunt voor de directie en de gehele organisatie. 

• Ondersteuning van één Directielid en de M&A director
• ondersteunen bij projecten en overnames;
• complex agendabeheer.
• jij bent een kei in plannen en organiseren;
• ontvangen van gasten, externe relaties en diverse contacten.
• jij bent onze gastvrouw of -heer;
• correspondentie en telefoon;
• jij bent het visitekaartje van de directie;
• jij bent de oren en ogen van de directie. 

Jij bent te herkennen aan je ondernemende persoonlijkheid en je talent om de kern uit een boodschap halen. 

Vinden mensen je flexibel? Of proactief? Mag allebei, want verschil moet er zijn. Voor deze functie ben je vooral iemand die energiek en ondernemend is, waarmee je goed kan samen werken. Dat betekent open, enthousiast, flexibel, toegankelijk, laagdrempelig gericht op meedenken en meedoen. 

Werken in een team en met ICT-systemen is voor jou vanzelfsprekend. Je werkt gestructureerd en denkt ook procesmatig. Je hebt aan één woord genoeg en regelt proactief de ondersteuning die nodig is. Je bent niet bang om te sparren met directieleden en durft keuzes te maken. Daarmee weet je prima om te gaan want je bent flexibel en stressbestendig. Ook het ontvangen van en omgaan met externe relaties is een vanzelfsprekendheid. 

Gevraagd

Jij bent te herkennen aan je ondernemende persoonlijkheid en je talent om de kern uit een boodschap halen. 

Vinden mensen je flexibel? Of proactief? Mag allebei, want verschil moet er zijn. Voor deze functie ben je vooral iemand die energiek en ondernemend is, waarmee je goed kan samen werken. Dat betekent open, enthousiast, flexibel, toegankelijk, laagdrempelig gericht op meedenken en meedoen. 

Werken in een team en met ICT-systemen is voor jou vanzelfsprekend. Je werkt gestructureerd en denkt ook procesmatig. Je hebt aan één woord genoeg en regelt proactief de ondersteuning die nodig is. Je bent niet bang om te sparren met directieleden en durft keuzes te maken. Daarmee weet je prima om te gaan want je bent flexibel en stressbestendig. Ook het ontvangen van en omgaan met externe relaties is een vanzelfsprekendheid. 

• Voor deze functie heb je een goede basis gelegd managementassistent of secretaresse, en ben je toe aan een 2de/ 3de stap in je carrière;
• je beschikt over een HBO werk- en denkniveau (HBO opleiding afgerond en/of tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring op HBO-niveau;
• tevens ben je vlekkeloos met het complete Microsoft-Officepakket; 
• uiteraard is het belangrijk in deze rol om goed om te kunnen gaan met vertrouwelijke informatie;
• je bent minimaal 32 uur beschikbaar en bij voorkeur woonachtig in (de omgeving van) Utrecht.

Aanbod

Een samenwerking met MATCHT waarbij wij de facturatie op ons nemen. Jouw uurtarief in overleg, deze moet passend zijn voor de opdracht.
De opdracht is voor 32-40 uur per week, waarbij het noodzakelijk is dat je 24 uur per week op kantoor bent om de directie te ondersteunen.