Meer tonenAls receptionist of receptioniste ben jij het eerste aanspreekpunt én het gezicht van een bedrijf, instelling of organisatie. Jouw taak is het vriendelijk en gastvrij ontvangen van klanten, gasten, patiënten of andere soorten bezoekers. Jij zorgt voor een goede eerste indruk en je helpt de bezoekers meteen verder!
Hoe ziet je werkplek eruit?
Je werkt achter een balie of receptie, dus je zit of staat vaak achter een bureau. De computer en de telefoon gebruik je vlot en handig, want hiermee help je bezoekers als ze vragen of klachten hebben.
Wat zijn andere woorden voor ‘receptionist’?
Een receptionist wordt ook wel ‘baliemedewerker’ of ‘front office medewerker’ genoemd. In België kan dit ook ‘onthaalmedewerker’ of ‘onthaalmedewerkster’ zijn.
Je ontvangt elke dag andere bezoekers en die hebben telkens weer andere vragen, verzoeken of zelfs klachten. Afhankelijk van het bedrijf waar je als receptionist voor werkt, krijg je er zelfs veel andere taken bij. Hoe dit precies zit? Bekijk deze takenlijst eens voor een algemene indruk van het werk.
Het ontvangen, helpen en doorverwijzen van bezoekers is je hoofdtaak. En daar kunnen veel andere taken bij horen. Bijvoorbeeld deze:
Heeft het bedrijf waar je werkt een pasjesbeleid? Jij bent dan verantwoordelijk voor het beheren, registreren, uitdelen en innemen van bezoekerspasjes. De beveiliging weet dan precies hoeveel mensen in het bedrijf aanwezig zijn.
Klanten, gasten of patiënten kunnen ook bellen of mailen. Als receptionist sta je ze dan zo goed mogelijk te woord. Je geeft de nodige informatie of je verbindt of verwijst iemand door naar de juiste persoon of afdeling. Je neemt eventueel ook berichten aan voor andere medewerkers van je bedrijf.
Als receptionist verwerk en verdeel je meestal ook ingaande en uitgaande post. Zo sorteer je de binnenkomende post en je brengt die naar de juiste persoon of afdeling. Tegelijkertijd verzamel je uitgaande brieven of pakketten en je zorgt ervoor dat die op tijd worden verstuurd.
Achter de balie of receptie waar je werkt, bewaar je meestal ook artikelen die van nut zijn voor je bezoekers of collega’s. Denk bijvoorbeeld aan sleutels of toegangspasjes voor kamers in een hotel, brochures of administratieve formulieren.
Afhankelijk van waar je werkt, beheer je ook de agenda van het bedrijf of de organisatie waar je werkt. Werk je voor een hotel? Je plant dan reserveringen van gasten in. Werk je voor een multinational? Je plant afspraken voor bezoekers of medewerkers in. Kortom, wat je met de agenda moet regelen, kan per bedrijf verschillen.
In de onderneming waar je werkt, worden misschien ook vergaderingen, presentaties of andere meetings georganiseerd. Jij zorgt dan voor een tijdige reservering van een zaal, lokaal of vergaderruimte. Of je bereidt de ruimte zelf voor. In beide gevallen zorg je meestal ook voor de catering. Je maakt dan zelf een koffietafel of je huurt een cateraar.
De balie of receptie draagt bij aan een goede eerste indruk. Je zorgt er dus voor dat de balie of de receptieomgeving er altijd netjes en presentabel uitzien. Dit betekent onder meer: geen rommelig bureau vol etensresten en geen rondslingerend afval of (persoonlijke) documenten(!).
Sommige bezoekers gedragen zich misschien onvriendelijk of verdacht. Misschien zie je zelfs ergens brand ontstaan. Wat er ook gebeurt: jij bent op de hoogte van alle veiligheidsprocedures en je handelt adequaat. Je meldt een (potentieel) bedreigende situatie dan ook snel bij de beveiliging, de politie of de brandweer. Tegelijkertijd weet je precies wat er moet gebeuren om bezoekers en medewerkers zo snel mogelijk in veiligheid te brengen.
Soms beheert een receptionist(e) ook de sleutel van het gebouw. Als je dag start, open je het gebouw. Eindigt je werkdag, dan sluit je het gebouw af. Eventueel draag je de verantwoordelijkheid dan over aan de beveiligingsmedewerkers.
Je hoeft geen specifiek diploma op zak te hebben om als receptionist te mogen werken. Je moet wel minimaal op mbo-niveau kunnen werken en denken. Veel toekomstige receptionisten kiezen dan toch voor een opleiding, want zo kunnen ze aantonen dat ze over het mbo-niveau beschikken.
Er zijn dan ook verschillende relevante opleidingen die je kunt volgen:
Hoelang duurt een opleiding?
Hoe hoger het niveau, hoe langer de duur van je studie. Toch kun je in een jaar al mbo-niveau 2 halen. Of je haalt mbo-niveau 4 al in twee jaar. Dit hangt een beetje af van je voorkennis.
Geen tijd of zin in een opleiding?
In Nederland bestaan ook (verkorte) cursussen om receptionist te worden. Je krijgt dan in elk geval een basistraining. Hierna kun je starten met een baan als receptionist, eventueel eerst met relatief eenvoudige taken. Hoe meer ervaring je daarna opdoet, hoe meer taken je aankunt én krijgt.
Wat zijn de vaardigheden en competenties die jou laten schitteren in je baan als receptionist? Ze staan allemaal in het volgende overzicht, zodat jij precies weet wat en hoe. En misschien ontdek je zelfs nog punten waar je nog een beetje aan kunt werken. Hoe dan ook, jij gaat ervoor met:
Communicatieve vaardigheid - Je spreekt elke dag met bezoekers en medewerkers. Die doe je persoonlijk of aan de telefoon of per e-mail. Je moet in alle gevallen in staat zijn om je goed en duidelijk uit te drukken. Ook als dat in een vreemde taal moet gebeuren.
Gastvrijheid - Jij bent verantwoordelijk voor het welzijn van de bezoekers. Je bent daarom altijd beleefd, vriendelijk en behulpzaam. Bovendien sta je altijd klaar om vragen te beantwoorden of klachten af te handelen. Kortom, jij weet precies hoe je bezoekers gastvrij ontvangt en helpt!
Energie - Je krijgt iedere dag met verschillende mensen en situaties te maken. Je moet ook vaak multitasken en tegen eventuele drukte aan een balie of receptie kunnen. Hiervoor heb je veel energie nodig, dus zorg goed voor jezelf!
Flexibiliteit - Je moet goed kunnen omgaan met (onverwachte) veranderingen of situaties en dat vereist wat flexibiliteit. Soms moet je zelfs creatieve oplossingen bedenken om een klant, gast of patiënt toch te kunnen helpen als de omstandigheden even tegenzitten.
Representativiteit - Jij bent de eerste persoon die de bezoekers tegemoetkomt. Anders gezegd: jij bent het visitekaartje van het bedrijf of van de organisatie, dus je moet een representatief voorkomen hebben. Wat dit inhoudt? Je ziet er verzorgd uit, je bent beleefd en je (glim)lacht vaak.
Zelfverzekerdheid - Wat je jouw bezoekers ook te vertellen hebt: je brengt het met de juiste zelfverzekerdheid. Je weet ook precies hoe je de bezoeker moet helpen. Zo krijgen je bezoekers meteen vertrouwen in jou en in wat je vertelt en dat draagt voor 100% bij aan een goede eerste indruk.
Als receptionist kun je in alle branches terecht, dus bij veel verschillende bedrijven of organisaties. Grote en middelgrote bedrijven hebben sowieso altijd een receptionist nodig. Je werkt dan bijvoorbeeld in of op een:
Natuurlijk verschilt je takenpakket wel per werkgever. Daarover overleg je altijd als je gaat solliciteren. Kies daarom voor een baan waarvan je weet dat de taken goed bij je passen.
Onthoud ook dat je vaak samenwerkt met anderen. Denk aan collega-receptionisten, maar ook met managers, beveiligers, schoonmakers, leveranciers of koeriers.
De werktijden van een receptionist verschillen per bedrijf. Werk je op een kantoor, dan werk je meestal net als je collega’s op kantoortijden. Werk je in een hotel of in een ziekenhuis, dan kan het zijn dat je ook ’s avonds of ’s nachts moet werken om mensen in te checken. Soms betekent dat ook dat je in de weekenden moet werken.
Voor een receptionist bestaan er eigenlijk geen doorgroeimogelijkheden. Je begint dus niet als ‘junior’ om als ‘senior’ te eindigen. Het is wel mogelijk om steeds meer leidinggevende taken op je te nemen, waardoor je kunt doorgroeien naar een functie als manager. Dit hangt echter wel af van je ambitie. Misschien moet je daarvoor ook een (aanvullende) cursus of opleiding volgen.
Als fulltime receptionist(e) verdien je gemiddeld €2285 bruto per maand. Het startsalaris schommelt tussen dit bedrag en €1950 bruto per maand. Ben je meer ervaren, dan kan je salaris oplopen tot ongeveer €2700 bruto per maand.
Let op: het gaat hier dus om salarissen op basis van een 40-urige werkweek. Werk je parttime, dan verdien je altijd iets minder, want je werkt minder uren. De meeste receptionisten werken zelfs parttime.
Krijg je nog extra’s?
Bedrijven bieden soms ook een reiskostenvergoeding. Bonussen krijg je in de regel niet.
Meer ontdekken? Bekijk onze salariswijzer
Het loon van een receptionist verschilt vaak per bedrijf, per branche en zelfs per provincie. Wil je hierover meer ontdekken? Bekijk dan de actuele salarisgegevens van een receptionist in onze salariswijzer. We werken deze gegevens elke dag bij, zodat je altijd meteen weet waar je aan toe bent.
Meer tonen
Inhoud
Meer tonen
