Hoe maak je een Wervingsplan + Voorbeeld

Je kunt klakkeloos beginnen met werven, maar je kunt ook een wervingsplan (hiring plan) opstellen. Dat dwingt je na om na te denken over je wervingsstrategie. Slim, want daardoor heb je meer kans op een succesvolle match tussen jou en al dat talent dat daarbuiten loopt. Maar hoe maak je een wervingsplan? Een stappenplan + voorbeeld.

Stappenplan wervingsplan opstellen

Hoe je hiring plan eruit moet komen te zien, is natuurlijk afhankelijk van je bedrijf. Maar als je deze stappen volgt, kom je al een heel eind. Je kunt het plan dan naar eigen inzicht invullen.

1. Behoeftes inventariseren

Een plan begint met bepalen wat je nu eigenlijk nodig hebt. Welke functies komen op de korte of lange termijn vrij? Wat moeten deze mensen kunnen? Wat voor contract wil je ze bieden? Zijn het junior, medior of senior posities? Zulke vragen geven je houvast bij het maken van je plan.

2. Doelgroep bepalen

Nu je weet wat voor functies je wil invullen, is het tijd om je doelgroep te bepalen. Zoek je net-afgestudeerden? Ervaren types? Creatievelingen of sterke communicators? Je raadt het al: daar heb je functie-omschrijvingen en functie-eisen voor nodig. Daarin neem je de vaardigheden en competenties op die de nieuwe werknemer nodig heeft.

Als je deze documenten al hebt, top. Heb je ze nog niet? Ga dan eens zitten met je werknemers. Wat voor taken voeren zij uit? Waaraan moet volgens hen de ideale kandidaat voldoen? De mensen die de baan al hebben, weten als geen ander hoe hun dag eruit ziet. Die informatie helpt je bij het opstellen van functie-omschrijvingen en functie-eisen.

3. Je bedrijf verkopen

Nee, niet letterlijk natuurlijk. Je wil groeien, niet de boel verkopen. We bedoelen dat je moet weten waarom jij zo’n fijne werkgever bent. Misschien heb je al eens nagedacht over Employer Branding of je Employee Value Proposition. Zo niet, is dit het moment om dat te doen.

Sta eens stil bij de unieke kwaliteiten van jouw bedrijf. Daarvoor kun je jezelf de volgende vragen stellen: Heb je een bijzondere missie? Hoe geef jij je medewerkers het gevoel dat je ze waardeert? Welke secundaire arbeidsvoorwaarden bied je? Waarom zou iemand bij jou solliciteren en niet de concurrent?
Weten wat jouw bedrijf een goeie werkgever maakt is belangrijk, zeker in een krappe arbeidsmarkt waarin de banen voor het oprapen liggen. Sollicitanten kiezen niet alleen voor een functie, maar ook voor een fijn bedrijf.

4. Wervingsmethoden bepalen

Pak je doelgroep er weer bij. Wat zijn dat voor mensen? Waar ga je die vinden? Moet je vooral inzetten op sociale media of zijn dit mensen die de lokale krant lezen? Je zult per doelgroep andere kanalen moeten inzetten om de vacature bij de juiste mensen te krijgen.

Denk ook na over andere methoden dan alleen het plaatsen van vacatures. Ga je recruiters inzetten? Je medewerkers belonen als ze iemand aandragen? Op een banenmarkt staan? Folders achterlaten bij universiteiten? Laat je creativiteit de vrije loop.

Meer lezen over het vinden van talent? We schreven een uitgebreid artikel over Talent Hacking.

5. Taken verdelen

Planningen zijn leuk, maar iedereen weet dat niemand zich eraan houdt als de taakverdeling niet duidelijk is. Bepaal dus ook wie welke taken gaat oppakken en hoeveel tijd ze gaan kosten. Denk aan de vormgeving van social-media advertenties, de vacaturetekst schrijven, sollicitatiebrieven lezen en beantwoorden, etc.
Zeker als je een klein bedrijf zonder (uitgebreide) HR-afdeling hebt, kan het werven erg veel tijd kosten. Houd daar rekening mee als je je medewerkers (en jezelf) taken gaat toebedelen.

Voorbeeld wervingsplan (hiring plan)

Stap 1: behoeften inventariseren

We hebben momenteel vijf medewerkers, waarvan 1 accountmanager. Het aantal klanten breidt uit en er is behoefte aan een nieuwe accountmanager om de kwaliteit te waarborgen. Het gaat om een junior-positie voor 32 tot 36 uur in de week. We bieden een jaarcontract met uitzicht op vast. We staan ook open voor afstudeerstagiair(e)s die bij goed functioneren een baan krijgen aangeboden.

Stap 2: doelgroep bepalen

De doelgroep is jong (20 - 30) en waarschijnlijk studerend, net afgestudeerd, of heeft maximaal 2 jaar werkervaring. We zoeken leergierige, hardwerkende kandidaten. Ze moeten representatief zijn (klantbezoek is onderdeel van de functie), goed kunnen communiceren en zorgvuldig werken.

Tip: in deze artikelen vind je meer inspiratie voor het maken van functie-eisen en functie-omschrijvingen.

Stap 3: bedrijf verkopen

We zijn een jong bedrijf dat zich specialiseert in raamfolie. Onze missie is mensen te laten ervaren dat je huis isoleren ook mooi kan zijn. We maken onze eigen designs en leveren desgevraagd maatwerk. Werken bij ons bedrijf betekent meewerken aan de wereld een stukje geïsoleerder én mooier maken.

We houden van gezelligheid en trekken op donderdag en/of vrijdag geregeld de wijnfles open. Op de hapjes wordt niet bezuinigd. We vinden het belangrijk dat iedereen zich gewaardeerd voelt. Daarom nemen we persoonlijke ontwikkeling erg serieus, daar stellen we opleidingsbudget beschikbaar voor. We zijn ook doorlopend met elkaar in gesprek hoe we het bedrijf en onszelf kunnen laten groeien. We bezoeken geregeld samen congressen en doen op creatieve plekken inspiratie op voor nieuwe designs.

We bieden een marktconform salaris, een dertiende maand en kans op bonussen. Vakantie nemen? Zeker doen. We geven je 25 + 5 vrije dagen. Hoe je je werktijden invult vinden we niet zo belangrijk, als je maar je uren maakt. We waarderen het wel als je gezellig op kantoor komt zitten. We zijn namelijk van mening dat we alleen met elkaar tot de beste ideeën komen.

Stap 4: wervingsmethoden bepalen

We gaan de volgende wervingsmethodes inzetten:

• Online vacatures plaatsen.
• Hogescholen benaderen voor afstudeerders.
• Instagram-advertenties.
• 2 x adverteren in de tijdschriften van de HU en de HvA.

Stap 5: taken verdelen

Realiseer je dat dingen altijd 1,5 keer langer duren dan je van tevoren inschat. Als je de planning maakt, neem je dus ruim de tijd voor iedere taak.