Directiesecretaresse / Management Assistent

Ben jij een representatieve en organisatorisch sterke Directiesecretaresse of Management Assistent die graag het centrale aanspreekpunt van een kantoor is? Voor een professionele organisatie in Arnhem zoeken wij iemand die directie en management ondersteunt én ervoor zorgt dat bezoekers, collega’s en externe relaties zich direct welkom voelen.

In deze veelzijdige functie combineer je directieondersteuning, office management, hospitality en facilitaire coördinatie. Je beheert agenda’s, ondersteunt bij afspraken en vergaderingen, ontvangt bezoekers, verzorgt rondleidingen en houdt overzicht over alles wat nodig is om het kantoor soepel te laten functioneren.

Je bent daarmee niet alleen de rechterhand van management en directie, maar ook het gezicht van het kantoor in de regio van Arnhem.

Wil je meer weten over de functie of de mogelijkheden? Neem voor meer info contact op met Sebastiaan van der Starre via 06 - 131 70 388 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Als Directiesecretaresse / Management Assistent heb je een centrale positie binnen de organisatie.

Je ondersteunt meerdere managers en directieleden bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en organisatorische zaken goed worden voorbereid. Tegelijkertijd ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe relaties.

Je weet wat er speelt, houdt overzicht en ziet vaak al wat geregeld moet worden voordat iemand erom vraagt.

De functie is daardoor veel breder dan alleen agenda- en mailboxbeheer.

Je houdt je bezig met:

• Directie- en managementondersteuning;
• Agendabeheer en planning;
• Ontvangst van bezoekers;
• Hospitality en rondleidingen;
• Vergaderorganisatie;
• Facilitaire zaken;
• Interne communicatie;
• Algemene kantoororganisatie.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van directieleden en managers bij dagelijkse organisatorische werkzaamheden;
• Beheren en coördineren van agenda’s;
• Inplannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen;
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines;
• Verzorgen van correspondentie en administratieve ondersteuning;
• Voorbereiden van vergaderstukken en presentaties;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en externe relaties;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het kantoor;
• Verzorgen van rondleidingen voor nieuwe medewerkers, kandidaten, klanten en andere bezoekers;
• Organiseren en faciliteren van interne bijeenkomsten;
• Reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes;
• Coördineren van facilitaire zaken;
• Contact onderhouden met leveranciers en externe dienstverleners;
• Signaleren wanneer kantoorvoorzieningen moeten worden aangevuld, onderhouden of vervangen;
• Ondersteunen bij interne evenementen, lunches en bijeenkomsten;
• Afhandelen van praktische vragen van collega’s;
• Bijdragen aan een professionele en gastvrije uitstraling van het kantoor.

Je krijgt een centrale en zichtbare functie binnen een professionele kantooromgeving in de regio van Arnhem.

Je kunt rekenen op:

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid;
• Direct contact met management en directie;
• Een combinatie van directieondersteuning, hospitality en office management;
• Veel zelfstandigheid in je dagelijkse werkzaamheden;
• Een centrale rol binnen het kantoor;
• Veel contact met collega’s, bezoekers en externe relaties;
• Een professionele en dynamische werkomgeving;
• Ruimte om processen en kantoororganisatie verder te verbeteren;
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden passend bij jouw ervaring.

Je werkt vanuit het kantoor in de regio van Arnhem.

Omdat je een belangrijke rol hebt in de ontvangst van bezoekers, ondersteuning van het management en dagelijkse kantoororganisatie, is fysieke aanwezigheid op kantoor een belangrijk onderdeel van de functie.

Voor deze functie zoeken wij iemand die ervaring heeft met managementondersteuning en zich prettig voelt in een veelzijdige en zelfstandige rol.

Je beschikt bij voorkeur over:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring als Directiesecretaresse, Management Assistent, Executive Assistant, Office Manager of vergelijkbaar;
• Ervaring met agenda- en vergaderbeheer;
• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Goede beheersing van Microsoft Office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Een representatieve en professionele uitstraling;
• Het vermogen om vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Ervaring met facilitaire werkzaamheden, hospitality of office management is mooi meegenomen.

Ben jij een ervaren Directiesecretaresse, Management Assistent, Executive Assistant of Office Manager en zoek je een veelzijdige functie waarin je zowel directie ondersteunt als het gezicht van het kantoor bent?

Neem dan contact op met:

Sebastiaan van der StarreTelefoon: 06 - 131 70 388E-mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.