Bestuurssecretaresse Apeldoorn

Vacatureomschrijving

Heb jij altijd al voor de gemeente willen werken? Krijg jij er energie van om je collega's zoveel als mogelijk te ontzorgen? En ben jij op korte termijn beschikbaar? Lees dan snel deze vacaturetekst.

Ben jij goed in het plannen van afspraken, agendabeheer en weet jij overzicht te behouden in een dynamische omgeving? Beschik je daarnaast over ervaring in een soortgelijke functie? En ben je op korte termijn beschikbaar? Lees dan snel verder!

Voor onze opdrachtgever in Apeldoorn zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse. In deze functie werk je nauw samen met een team bestaande uit de wethouder, een bestuursadviseur, een communicatieadviseur, een adviseur voor kabinet en evenementen. Samen met 7 andere collega's die de functie van bestuurssecretaresse uitvoeren zijn jullie verantwoordelijk voor het waarborgen van een positieve relatie tussen de gemeente en haar burgers en ondersteun je de wethouder in de dagelijkse gang van werkzaamheden. 

Dit zijn jouw werkzaamheden:

• Het beheren van een complexe agenda; 
• Het verwerken van binnengekomen en uitgaande post; 
• Het opnemen van de telefoon en verwerken van informatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het klaarzetten van vergaderstukken in Ibabs;
• Je bespreekt de agenda, de inkomende contactformulieren van burgers en ontvangen aanvragen voor representatieve activiteiten, denk hierbij aan een opening event of seminar; 
• Het uitzoeken van vraagstukken en deze bij de juiste afdelingen uitzetten. 

Voor deze functie zijn wij op zoek naar iemand die het overzicht goed kan bewaren tijdens de uitvoer van zijn/haar werkzaamheden. Je stelt de juiste prioriteiten en weet wat er gedaan moet worden zonder dat hierom wordt gevraagd. Met jouw creatieve denkwijze weet jij de wethouder te ontzorgen en heb jij altijd een oplossing paraat. Bij afwezigheid van je collega's ondersteun je ook andere wethouders. Het is daarom belangrijk dat jij beschikt over een flexibele instelling. 

Over het opdrachtgever

Met ruim 167.000 inwoners is de gemeente Apeldoorn de 11e gemeente van Nederland. Samen met zo'n 1600 collega's zorgt de gemeente voor een optimale dienstverlening voor inwoners en ondernemers. Jij zal komen te werken in een team van zeven bestuurssecretaresses. Het betreft een hecht en sociaal team waar je in terechtkomt. 

Let op! : dit is een poolvacature. Deze vacature staat altijd open, maar er is niet altijd plek bij de gemeente.

Wat wij jou bieden

• 8,33% vakantiegeld over ieder gewerkt uur; 
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• De mogelijkheid om kosteloos je opleiding of cursus te volgen via Actief Werkt!; 
• Wekelijks of per 4 weken betaald; 
• Een uitdagende functie bij één van de leukste werkgevers in Apeldoorn; 
• Een goed salaris conform cao, afhankelijk van je eerdere werkervaring; 
• Er hangt een fijne werksfeer, waarbij je collega's op een open manier communiceren; 
• Er zijn verschillende bedrijfsuitjes, waarbij jij kan deelnemen; 
• Er zijn korte lijnen binnen de organisatie, waardoor jij snel kan schakelen; 
• Het betreft een functie voor 32 uur per week;

Wat vragen wij van je

• Mbo+ werk en denk niveau;
• Recente ervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld: Management Assistent of Directiesecretaresse;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede communicatieve vaardigheden.