Secretaresse RvB Apeldoorn

Vacature in het kort

Duik in de wereld van bestuurssecretariaten met deze unieke rol, waarbij je een cruciale schakel vormt in het soepel laten verlopen van processen. Van complex agendabeheer tot het notuleren van belangrijke vergaderingen, jouw bijdrage is onmisbaar. Met een scherp oog voor onderliggende verhoudingen, organisatiesensitiviteit en het vermogen om snel en tactvol te handelen in acute situaties, ben jij de spil van het team. Lees door om te zien hoe deze rol jouw professionele horizon kan verbreden.

Volledige vacaturetekst

• Complex agendabeheer; urgentie en prioriteiten stellen bij aanvragen voor een afspraak, anticiperen op gemaakte afspraken (verkrijgen van informatie en zorgdragen voor de nakoming van gemaakte afspraken);
• afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie/mailberichten;
• voorbereiden en plannen van vergaderingen incl. zorgdragen voor alle benodigde stukken zoals agenda (het doen van agenda voorstellen), het voorbereiden/uitwerken van documenten en presentaties;
• het notuleren van vergaderingen van de Raad van Toezicht. Het maken van verslagen, actie- en besluitenlijsten en de bewaking van de uitvoering hiervan;
• beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers;
• eerste aanspreekpunt zijn bij vragen en andersoortige situaties, terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur;
• bijdragen aan een goed en efficiënt functionerend bestuurssecretariaat.

We zijn op zoek naar iemand met uitstekende communicatieve vaardigheden, dit is ook een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Daarnaast is het volgende van belang:

• gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel;
• organisatiesensitief en bewustzijn van de verschillende belangen;
• je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen (snelheid en tact zijn belangrijk).
• prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om samen te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten;
• vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen;
• vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.;
• je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.

Gevraagd

We zijn op zoek naar iemand met uitstekende communicatieve vaardigheden, dit is ook een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Daarnaast is het volgende van belang:

• gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel;
• organisatiesensitief en bewustzijn van de verschillende belangen;
• je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen (snelheid en tact zijn belangrijk).
• prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om samen te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten;
• vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen;
• vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.;
• je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief en kun je werken met een hoge “storingsfactor”.

• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op directie- of bestuursniveau;
• Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste. Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald;
• Je bent een daadkrachtig persoon met een flexibele instelling;
• Je bent bereid, op het moment dat dit nodig is, op andere dagen dan je vaste werkdagen of buiten kantoortijden te werken. De collega’s van het secretariaat werken nauw samen en nemen elkaar waar op parttime dagen en in vakanties.

Aanbod

• het gaat om een zelfstandige, verantwoordelijke en uitdagende functie voor 32 tot 36 uur per week op kantoor;
• je komt te werken binnen een boeiende en dynamische omgeving (branche gezondheidszorg);
• de functie wordt marktconform beloond.