Wat is Projectmatig Werken?

“Jongens, we gaan een nieuw product lanceren en we gaan daarvoor projectmatig werken.” Wat bedoelt je manager daar precies mee? Wat is projectmatig werken en waarom zou je dat doen?

In dit artikel gaan we de belangrijkste termen en fases af die horen bij projectmatig werken. Aan het eind weet je precies wat projectmatig werken inhoudt. We staan ook stil bij de voordelen en valkuilen van deze manier van werken.

Belangrijkste punten:

• Projectmatig werken gebruik je alleen bij projecten met een duidelijke begin- en einddatum. Reguliere werkzaamheden vallen hier dus niet onder.
• Communicatie is ontzettend belangrijk tijdens het project. Iedereen moet weten waar hij of zij aan toe is om opstoppingen te voorkomen.
• Als projectmatig werken goed wordt toegepast, is de kans kleiner dat het budget overschreden wordt.

Dit is projectmatig werken

Bij projectmatig werken staat één vraagstuk centraal, dat is ontstaan uit een probleem of een behoefte. Het vraagstuk moet binnen een bepaalde begin- en einddatum worden opgelost. Daarvoor worden specifieke stappen gevolgd, die er allemaal aan bijdragen het vooraf bepaalde einddoel te halen. Neem het lanceren van een nieuwe website, het bouwen van een huis of een kantoorverhuizing.

Dat maakt een project heel iets anders dan routinematige taken uitvoeren. Een project is per definitie een bijzondere klus, geen standaard werk. Daarom moet je een project ook anders aanpakken dan je reguliere werk.

De belangrijkste termen binnen projectmatig werken

Bij projectmatig werken horen een aantal termen. Om deze manier van aanpak beter te begrijpen, leggen we deze aan je uit.

Projectdoel

Het project heeft altijd een doel. Wanneer is het vraagstuk opgelost? Wat wil je als team bereiken? Dit wordt vastgelegd, zodat na afloop kan worden bepaald of het project het gewenste resultaat heeft gehad. Hoe specifieker het doel, hoe beter.

Bijvoorbeeld: “Een functionele website die door ons communicatieteam zelf beheerd kan worden. De website moet compatibale zijn met de meest gangbare webbrowsers.”

Project

Het project is de verzameling van activiteiten die je moet uitvoeren om het doel te bereiken. De activiteiten zijn altijd tijdelijk van aard en kunnen ook multidisciplinair zijn. Dat betekent dat meerdere afdelingen in het bedrijf aan het project meewerken.

Tijdens het project moet ook rekening worden gehouden met een budget. Ieder project heeft gelimiteerde middelen.

Projectfasen

Een project bestaat uit meerdere fasen. Dat zijn blokken van activiteiten die samen bijdragen aan het doel. Veruit de meeste projecten bestaan uit dezelfde fases, die in dezelfde volgorde worden doorlopen. Die behandelen we later in dit artikel.

De verschillende activiteiten die bij de fasen horen, worden verdeeld onder de leden van het projectteam. Dit wordt opgenomen in het projectplan.

Projectplan

Het projectplan (ook wel plan van aanpak genoemd) is de leidraad van het project. Hierin staan alle fasen beschreven, wie er verantwoordelijk voor is, wanneer de resultaten opgeleverd moeten worden en hoe dat gaat gebeuren. Ook het budget wordt hierin opgenomen.

Tijdens de uitvoering wordt regelmatig het plan erbij gepakt om te kijken of iedereen op schema ligt. Als er ergens een kink in de kabel zit, zie je in het plan direct welke invloed dat heeft op de vervolgfases. Het is ook een fijn document voor de leden van het projectteam om bij te houden hoe het ervoor staat.

Projectteam

Het projectteam bestaat uit de mensen die het resultaat moeten boeken. Zij gaan taken uitvoeren die ze misschien nog nooit eerder hebben gedaan. Een project is immers een bijzondere klus, geen routinewerk. In het team moeten dus mensen zitten die daar energie van krijgen en een hands-on mentaliteit hebben.

Sommige teams zijn volledig zelfsturend, soms staat er een projectleider aan het hoofd.

Projectleider

Een projectleider is de manager van het projectteam. Hij is er verantwoordelijk voor dat iedereen zijn taken naar behoren uitvoert. Hij moet teamleden motiveren en hun werk controleren. Doet iedereen nog wat ze moeten doen? Dreigen er deadlines gemist te worden? De projectleider moet hier bovenop zitten.

Er zijn verschillende leiderschapsstijlen. Moet jij binnenkort aan de slag als projectleider? Kies dan een stijl die bij je past en het gewenste effect heeft.

Zo werkt projectmatig werken - projectfases

Een project bestaat vrijwel altijd uit dezelfde vijf fases. We gaan ze hieronder af.

Initiatiefase

In deze fase wordt de basis voor het plan van aanpak gelegd. Daarin staat waarom het project gestart is, welk resultaat gehaald moet worden, de samenstelling van het projectteam, wanneer het project moet zijn afgerond en welke middelen er nodig zijn. Je toetst in deze fase ook de haalbaarheid van het project en past zo nodig de doelstelling aan.

Definitiefase

Nu ga je het projectplan aanscherpen. Je maakt concreet wat er precies moet gebeuren om het project af te ronden. Daarvoor noteer je alle eisen en wensen van de betrokkenen. Het is belangrijk om deze tot in detail te bespreken, zodat je aan het einde van het project niet voor verrassingen komt te staan.

Ontwerpfase

Nu de eisen- en wensenlijst bekend is, kan het ontwerpen beginnen. Hoe je dit ontwerp vormgeeft, is afhankelijk van het project. Moet er een nieuw product worden gemaakt? Dan maak je in deze fase een prototype. Dat kan natuurlijk van alles zijn, van een ovenhandschoen tot een nieuwe nieuwsbrief.

Realisatiefase

Als het ontwerp is goedgekeurd, gaat de realisatiefase van start. Nu komt het er echt op aan. Andere mensen in het bedrijf valt het waarschijnlijk nu pas op dat jullie met iets groots bezig zijn. Wat ooit begon als een idee in de initiatiefase, krijgt nu vorm.

Het is officieel niet de bedoeling dat er in de realisatiefase nog wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Alle eisen en wensen moeten al helder zijn en het ontwerp definitief goedgekeurd. In de praktijk komt het natuurlijk wel voor dat iemand nog met wijzingen aankomt. Daardoor loopt een project vaak uit. Het is belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen voor de volgende fase.

Evaluatiefase

Als het project erop zit, wordt er geëvalueerd. Als het een doorlopend project is, vinden deze bijeenkomsten tussentijds plaats. Het resultaat wordt beoordeeld aan de hand van de criteria die in het projectplan waren opgesteld. Gingen er dingen niet goed? Dan wordt nu besproken hoe dat kwam en hoe dat in de toekomst voorkomen kan worden.

Wat zijn de voordelen van een projectmatige aanpak?

Als een projectmatige aanpak goed verloopt, heeft het een verschillende voordelen.

Budget

Je gaat minder snel over je budget, omdat je in het plan al opgeschreven hebt wat je denkt nodig te hebben. Het liefst neem je hier ook onvoorziene omstandigheden in mee, want die zijn er altijd.

Fouten

Fouten maken is menselijk, maar als iedereen volgens het projectplan werkt, gebeurt dat als het goed is niet vaak. Zo’n plan biedt duidelijkheid en houvast, zodat iedereen weet wat hij moet doen. En omdat je zover vooruitgedacht hebt, is de kans op een onaangename verrassing beperkt.

De valkuilen van projectmatig werken

We leven niet in een perfecte wereld, dus je projectplan gaat ook nooit perfect uitgevoerd worden. Daarin schuilt de grootste valkuil van projectmatig werken: de uitvoering. Als je de verschillende fases niet tot in de fijnste details uitwerkt, gaat het mis. We noemen een paar veelgemaakte fouten.

Geen duidelijkheid: alle taken moeten duidelijk verdeeld zijn, het resultaat moet SMART-geformuleerd zijn, en álle eisen en wensen moeten duidelijk zijn. Wat als jij een plugin laat maken die heel goed werkt voor een Wordpress-site, maar de klant blijkt met Drupal te werken? Zulke fouten moet je zien te voorkomen.

Slechte communicatie: in een project ben je van elkaar afhankelijk. Het moet dus duidelijk zijn bij wie je terecht kan om te laten weten dat een deadline niet gehaald gaat worden. Anders zitten mensen onnodig op elkaar te wachten, met de nodige frustraties tot gevolg.

Slecht leiderschap: een projectleider moet echt bovenop het project zetten. Niet alleen om de planning in te gaten te houden, maar ook om te zien of er ergens een bottleneck ontstaat. Hij of zij moet dan tijdig ingrijpen. Het is ook niet de bedoeling dat een leider gaat micromanagen. Delegeren is belangrijk, evenals mensen het vertrouwen geven zelf hun taken uit te voeren.