HR-gesprekstechnieken: Vragen stellen

Goede vragen kunnen stellen is erg belangrijk als medewerker van de HR-afdeling. Je zal regelmatig met medewerkers om tafel zitten. Soms voor een sollicitatiegesprek of onboardingstraject, dan weer vanwege een ontslaggesprek.

In zulke gesprekken moet je erachter komen wat er in de medewerker omgaat. Wat voor soort vragen moet je daarvoor stellen? En welke gesprekstechnieken zijn handig om te kennen? Dat gaan we in dit artikel uitleggen.

Hoe stel je open vragen?

Het is een open deur, maar daarom niet minder belangrijk: stel altijd open vragen. Dat zijn vragen waar je niet ‘ja’ of ‘nee’ op krijgt, maar een volledige zin. Doorgaans beginnen open vragen met hoe, wat, wie, waar, waarom, welk, wanneer.

Maar let op: de ene open vraag is de andere niet. Denk maar aan: ‘Hoe was je dag?’ Welk antwoord verwacht je nu te krijgen? Precies: ‘Goed.’ Dat is weliswaar geen ja of nee, maar het is wel een gesloten antwoord.
In dat geval zul je je gesprekspartner moeten aansporen om iets meer te vertellen. Je kunt bijvoorbeeld aanvullende vragen stellen: ’Vertel, wat beviel je zo goed?’

Een opdracht als open vraag

Niet iedere open vraag begint met een duidelijke ‘wie, wat, waar of waarom.’ Je kunt iemand ook een opdracht geven en op die manier een open vraag stellen. Dat laat zich het beste uitleggen met een voorbeeld.

Waarom zijn open vragen belangrijk?

Het stellen van open vragen in een gesprek is belangrijk, omdat ze je gesprekspartner dwingen uit te weiden over het onderwerp. Je kunt veel meer de diepte in en om verduidelijking vragen. Dat geeft je gesprekspartner de kans om zaken in zijn eigen woorden uit te leggen.

Wanneer gesloten vragen stellen?

Open vragen stellen is goed, maar gesloten vragen dienen ook een belangrijk doel. Een simpele ‘ja’ of ‘nee’ geeft soms veel meer opheldering. Je dwingt mensen om antwoord te geven op de vraag die je beantwoord wil hebben. Bij een open vraag kunnen ze om de hete brei heen blijven draaien.

Belangrijk: stel één vraag tegelijk

Vragen stellen in een gesprek is goed, maar let op met de hoeveelheid. Stel altijd maar één vraag tegelijk. Als meerdere vragen elkaar snel opvolgen, breng je je gesprekspartner in verwarring. Ze weten niet welke vraag nu het belangrijkst is en op welke ze antwoord moeten geven.

Daarnaast geef je mensen ook de mogelijkheid om alleen de vraag te beantwoorden die ze zelf willen. Dat maakt het eenvoudiger voor ze om eventuele informatie achter te houden. Door één vraag per keer te stellen, blijft het gesprek overzichtelijk.

Vragen stellen: gebruik LSD

Nee, we bedoelen niet het spul waar je van gaat hallucineren. LSD staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Zeker voor HR-medewerkers is dit een belangrijke afkorting om in de oren te knopen.

• Luisteren betekent dat je je aandacht bij het gesprek houdt en de ander laat uitpraten. Je luistert niet om te reageren, maar om te begrijpen.
• Samenvatten doe je om te laten merken dat je geluisterd hebt. Je geeft de ander in je eigen bewoordingen terug wat jij van hun verhaal begrepen hebt.
• Doorvragen is nodig om tot de kern te komen. Je moet vragen stellen die dieper ingaan op wat je daarvoor hebt samengevat.

Gebruik KLUTS

Een andere bekende gesprekstechniek die draait om vragen stellen, is KLUTS: Kijken, Luisteren, Uitvragen, Toetsen, Samenvatten. Dit lijkt heel erg op de LSD-methode. Ook bij KLUTS moet je goed luisteren, toetsen of je de boodschap hebt begrepen en hem in je eigen woorden samenvatten.

Gebruik ANNA

Als laatste moet je ook ANNA meenemen in je gesprek. Dat staat voor Altijd Navragen, Nooit Aannemen. Stel dat je als HR-medewerker wordt betrokken bij een conflict op de werkvloer, dan is het belangrijk om open het gesprek in te gaan. Je moet geen aannames doen en alle informatie grondig bij de persoon in kwestie navragen.