Zo schrijf je een zakelijke e-mail

In dit digitale tijdperk komt het nog maar weinig voor dat je een zakelijke brief per post opstuurt. De e-mail heeft de fysieke brief grotendeels vervangen. Dat betekent ook dat de regels voor een zakelijke brief een beetje zijn veranderd.

Als je een digitale zakelijke brief schrijft, kunnen twee verschillende situaties ontstaan. In dit artikel gaan we beide situaties behandelen.

Situatie 1: zakelijke brief is een bijlage
Je stuurt een korte begeleidende e-mail en de brief zelf voeg je toe als bijlage. Dit komt veel voor als je gaat solliciteren. Sollicitatie- en of/motivatiebrieven zijn voorbeelden van zakelijke brieven die vaak als digitale bijlage worden verstuurd. Je kunt ook andere zakelijke brieven, zoals klachtenbrieven, in de bijlage meesturen.

Situatie 2: e-mail is de zakelijke brief
Het komt ook voor dat je geen bijlage meestuurt, maar dat je alle inhoud in de e-mail zelf zet. Dan ziet de opbouw van je zakelijke e-mail er weer iets anders uit.

Zakelijke brief als bijlage

Een zakelijke brief versturen per post lijkt erg op het versturen van een zakelijke brief per e-mail. Toch zijn er een paar verschillen te ontdekken. We gaan ze hieronder af.

Geen contactgegevens

Officieel begin je een zakelijke brief met je eigen contactgegevens, gevolgd door die van de geadresseerde. Maar dat is in het geval van een digitale bijlage in veel gevallen overbodig. De communicatie verloopt immers digitaal. Deze stappen kun je dus overslaan als je een zakelijke brief per e-mail verstuurt.

Let op: heeft het bedrijf je contactgegevens nodig, bijvoorbeeld om je op te zoeken in het systeem in het geval van een klacht? Dan is het vermelden van je persoonsgegevens wel aan te raden. De contactgegevens van het bedrijf noteer je niet.

Dagtekening

Omdat je in het e-mailsysteem al een verzenddatum ziet staan, is een dagtekening niet nodig. Het geeft je brief wel een officieel tintje, dus je kunt ervoor kiezen om dit wel te doen. Als je geen contactgegevens genoteerd hebt, zet je de dagtekening bovenaan je brief. Heb je je eigen adresgegevens wel genoteerd? Dan zet je de dagtekening daaronder.

Dus zo:
*Eventuele contactgegevens*
Nieuw-Vennep, 5 maart 2024

Onderwerpregel

In een ‘echte’ zakelijke brief zet je altijd een betreft-regel onder de dagtekening. Maar als je een e-mail verstuurt, moet je al een onderwerpregel invullen. Dat is in feite de betreft-regel.

De onderwerpregel houd je kort en bondig, maar wel duidelijk. Het is overigens niet fout om alsnog een betreft-regel op te nemen in je brief, maar het hoeft niet.

Bijvoorbeeld:
Onderwerpregel e-mail: Sollicitatie vrachtwagenchauffeur

Eventuele toevoeging in brief:
Betreft: sollicitatie vrachtwagenchauffeur

Inhoud van de brief

De werkelijke inhoud van de brief, inclusief aanhef en slot, is hetzelfde. Het maakt niet uit of je hem als digitale bijlage of per post verstuurt. Hoe je zo’n zakelijke brief opbouwt, lees je in ons artikel: zo schrijf je een zakelijke brief.

Heb je specifiek tips nodig voor een motivatiebrief? Lees dan ons artikel over de opbouw van een motivatiebrief.

De begeleidende e-mail

Natuurlijk schrijf je ook een korte begeleidende e-mail. Die houd je kort en bondig, alles wat je wil zeggen staat immers in je brief. Let erop dat de aanhef en afsluiting in je brief hetzelfde zijn als in je e-mail.

Bijvoorbeeld:
“Beste mevrouw Janssen,

Zoals ik tijdens ons telefoongesprek al liet weten, wil ik graag solliciteren op de functie van vrachtwagenchauffeur.

In de bijlages vindt u mijn motivatiebrief en cv. Ik hoop dat ik u hiermee weet te overtuigen mij uit te nodigen voor een gesprek.

Met vriendelijke groet,

Sonja de Groot”

Extra tip

Geef je bijlage(s) een bijpassende en professionele naam. Het moet direct duidelijk zijn welke informatie in de bijlage te vinden is.

De e-mail zelf is de zakelijke brief

Niet iedere vorm van zakelijke communicatie vereist een uitgebreide brief. Een klacht of verzoek richting een bedrijf kan prima ‘gewoon’ in de e-mail zelf worden afgehandeld.

Voor sollicitaties geldt in de meeste gevallen dat je de brief als bijlage toevoegt, maar er zijn uitzonderingen. Lees de vacaturetekst goed door om te achterhalen hoe het bedrijf wil dat je de sollicitatie aanlevert.

Contactgegevens

Het spreekt voor zich dat je een e-mail niet begint met de adresgegevens van jezelf en het bedrijf. Als je toch gegevens moet noteren, dan doe je dat helemaal onderaan. Bijvoorbeeld omdat je graag gebeld wil worden of omdat je een klantnummer moet doorgeven.

Bijvoorbeeld:
“Met vriendelijke groet,

Sonja de Groot

Woonplaats: Heerhugowaard
Telefoonnummer: 06-12345678
Klantnummer: 123456”

Dagtekening

De verzenddatum van je e-mail is logischerwijs ook de datum waarop je de e-mail schreef. Je hoeft dus niet op te schreven waar en wanneer je de e-mail opstelde.

Onderwerpregel

Als je een e-mail opstelt, moet je een onderwerpregel invullen. Deze houd je kort en bondig.

Je hoeft in de tekst van je e-mail geen aparte betreft-regel op te nemen. De ontvanger ziet immers direct waar je bericht over gaat door de onderwerpregel te lezen.

Inhoud van de e-mail

De opbouw van je zakelijke e-mail, inclusief aanhef en slotzin, is hetzelfde als in een reguliere zakelijke brief.