Hoe schrijf je een goede Zakelijke Brief?

Sollicitatiebrieven en motivatiebrieven zijn allebei voorbeelden van een zakelijke brief. Maar ook betalingsherinneringen en bezwaarschriften vallen hieronder. Zakelijke brieven hebben altijd dezelfde opbouw, maar wat is deze precies? Hoe ziet een goede zakelijke brief eruit?

De opbouw van een zakelijke brief

We gaan er in dit artikel vanuit dat je de brief per post verstuurt. Als je je zakelijke brief per e-mail verstuurt, zijn de regels net een beetje anders. Met name wat betreft het plaatsen van de adresgegevens. Voor de rest kun je de opbouw in dit artikel gewoon aanhouden.

1. De afzender

Je begint je zakelijke brief met je eigen adresgegevens. Deze zet je linksboven. Bedrijven maken dikwijls gebruik van briefpapier, daar staan de adresgegevens standaard rechtsboven. Dat is natuurlijk geen probleem.

Bijvoorbeeld:
Jan Janssen
Boomstraat 23
1234AB Woonplaats

2. De geadresseerde

Onder je eigen adresgegevens plaats je de gegevens van de ontvanger. Deze komen dus aan de linkerkant. Ook als je zakelijk briefpapier gebruikt, komen deze gegevens links te staan.

Bijvoorbeeld::
Bedrijfsnaam
Hans Hansma
Vioolweg 45
1234AB Woonplaats

3. Dagtekening

Daarna volgt de dagtekening, de plaats waar en datum waarop de brief is geschreven.

Bijvoorbeeld:
Groningen, 12 mei 2024

4. Betreft

In deze regel zet je in een paar woorden waar de zakelijke brief over gaat.

Bijvoorbeeld:
Betreft: onterecht ontvangen deurwaardersbrief

5. Aanhef

Nu komt de aanhef van je brief. In de regel is deze altijd persoonlijk, dus je zegt nooit “beste heer/mevrouw”. Hoe formeel of juist informeel je aanhef mag zijn, verschilt echt per situatie. Als je al kennis hebt gemaakt met de ontvanger, kun je een informele toon aanslaan. In alle andere gevallen kun je beter voor een formele aanhef kiezen.

Bijvoorbeeld:
Beste meneer Hansma,
Of
Geachte meneer Hansma,

6. Eerste alinea

Nu gaat het schrijfwerk echt beginnen. Met je eerste alinea moet je het doel van je brief duidelijk maken. Je valt dus direct met de deur in huis - maar dat doe je wel netjes en beleefd. Laten we er een klachtenbrief van maken. Over het schrijven van motivatiebrieven hebben we immers al een hoop geschreven.

Bijvoorbeeld:
“Tot mijn grote verbazing ontving ik op 10 mei 2024 een deurwaardersbrief voor een niet-betaalde hogedrukreiniger. Ik heb al meerdere malen contact gehad met jullie over deze kwestie, maar het blijft misgaan.”

Lees ook: zo begin je een motivatiebrief.

7. Kern

Het middenstuk bestaat uit ongeveer drie alinea’s en is niet meer dan 300 woorden. In deze alinea’s geef je meer uitleg over het probleem of de vraag aan het begin van je brief.

Bijvoorbeeld:
“Het probleem begon in december 2023. Ik bestelde bij jullie vestiging in Zeewolde een hogedrukreiniger die niet op voorraad was. Dat was geen probleem, want ik had hem niet direct nodig. Ik deed bij de servicebalie een aanbetaling van 10 procent en ik zou de rest van het bedrag betalen als de hogedrukreiniger in februari geleverd zou worden.

Half maart begon ik een beetje zenuwachtig te worden. De hogedrukreiniger was nog steeds niet binnen, maar ik had inmiddels wel een eerste betalingsherinnering binnen. Het openstaande bedrag was nog niet betaald. Dat klopt, want ik had ook nog steeds geen hogedrukreiniger. Ik heb hier meerdere malen over gebeld en gemaild met de balie in Zeewolde. Zij beloofden erachteraan te gaan, maar in april ontving ik wederom twee betalingsherinneringen.

Op 2 mei ben ik langsgegaan bij de servicebalie en heb ik het probleem wederom uitgelegd. Het personeel zocht in het magazijn, maar mijn hogedrukreiniger bleek door iemand anders te zijn opgehaald. Uiteindelijk kreeg ik een nieuwe hogedrukreiniger mee en heb ik de overige 90 procent betaald. De betalingsherinneringen kon ik negeren. Maar nu heb ik tóch een deurwaardersbrief ontvangen. U kunt zich voorstellen dat ik hier niet over te spreken ben.”

Lees ook: opbouw van een motivatiebrief.

8. Afsluiting

De afsluiting van een zakelijke brief bestaat uit één tot twee zinnen. Hierin vertel je wat volgens jou de volgende stap moet zijn. Daarna sluit je af met een passende groet. In de meeste gevallen is dit: “Met vriendelijke groet”. In het geval van een klachtenbrief is “hoogachtend” ook mogelijk.

Bijvoorbeeld:
“Ik verwacht dat alle betalingsherinneringen en deurwaardersbrieven per direct nietig verklaard worden. Zo niet, zal ik mijn rechtsbijstand inschakelen.

Hoogachtend,

Jan Janssen”

Lees ook: motivatiebrief afsluiten.

9. Eventuele bijlagen

Stuur je bijlagen mee? Bijvoorbeeld kopietjes van betalingsherinneringen en andere correspondentie? Dan vermeld je dat onderaan je brief.

Bijvoorbeeld:
“Bijgevoegd vindt u een kopie van de betalingsherinneringen en het afschrift waaruit blijkt dat ik reeds betaald heb.”

Extra tips zakelijke brief schrijven

• Houd het kort en bondig. Lange brieven schrikken af, dus houd je echt aan het maximum van 400 woorden, inclusief begin en afsluiting. In een zakelijke brief kom je to-the-point.
• Houd het zakelijk. Laat de emotie niet van je brief druipen. Laat de feiten voor zich spreken.
• Redigeer de brief. Je leest hem zelf nog een paar keer door om tik- en spelfouten eruit te halen. Daarna laat je hem door iemand anders lezen. Heb je echt niks gemist?
• Gebruik witregels. De brief moet ruimtelijk ogen. Je zet dus tussen alle onderdelen één of twee witregels. Vermijd een opgepropt gevoel.