Welke Gegevens mag je Werkgever over je verzamelen?

Waarom verzamelt je werkgever jouw gegevens?

Als je gaat werken bij een bedrijf of organisatie, dan is je werkgever wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van je te verzamelen. Zo kun je legaal aan de slag gaan. Met de gegevens regelt je werkgever dan ook de volgende zaken:

• Je arbeidscontract
• Je loonstrook
• Je jaaropgave
• Eventuele salarisverhogingen
• Eventueel ontslag (gedwongen of wederzijds)

Welke gegevens mag je werkgever noteren?

Je werkgever mag de volgende gegevens noteren:

• Je volledige naam
• Je contactgegevens (adres, e-mail en telefoonnummer)
• Je burgerservicenummer (BSN)
• Een kopie van je identiteitsbewijs (kaart of paspoort)
• Een verklaring van goed gedrag (eventueel)
• Hoeveel je verdient (je salaris)
• Je verloffrequentie (het aantal keren dat je verlof opneemt)
• Je verzuimfrequentie (het aantal keren dat je niet komt werken)
• Eventuele klachten van jouw kant
• Eventuele waarschuwingen van jouw kant
• Jouw persoonlijke werkaantekeningen
• Je persoonlijke ontwikkelingsplan
• Aantekeningen die te maken hebben beoordelings- of functioneringsgesprekken

Welke gegevens mag je werkgever niet noteren?

Je werkgever mag de volgende gegevens niet noteren:

• Je gezondheidsgegevens
• Je strafrechtelijke gegevens
• Gegevens over jouw afkomst (ras/etniciteit)

Maar let op: op deze drie soorten gegevens bestaan uitzonderingen.

Uitzondering op je gezondheidsgegevens
Het verzamelen van gezondheidsgegevens mag wél als jij daar toestemming voor geeft, bijvoorbeeld als je aan een ziekte of aandoening lijdt die gevolgen kan hebben voor het werk en/of gevolgen kan hebben voor de veiligheid van anderen.

Een goed voorbeeld hiervan is het leven met epilepsie. Als je bij je werkgever en collega’s aangeeft dat je dit hebt, dan weten zij wat zij moeten doen om je te helpen.

Uitzondering op je strafrechtelijke gegevens
Je werkgever mag geen strafrechtelijke gegevens over je verzamelen, tenzij de veiligheid en de integriteit van het bedrijf door je aanwezigheid in het geding komen.

Pleeg je binnen hetzelfde bedrijf of dezelfde organisatie een strafbaar feit? Je werkgever mag ook dit soort zaken noteren.

Als het bedrijf of de organisatie een ondernemingsraad heeft, dan moet je werkgever meestal ook met de raad overleggen over wat hij of zij mag noteren.

Uitzondering op je afkomst
Je werkgever mag alleen zaken over de afkomst noteren als die nodig zijn om je te identificeren. Zo is een foto op je identiteitspasje wel toegestaan: een portier weet dan dat jij bevoegd bent om een bedrijf of een organisatie te betreden.

Je werkgever mag gegevens over je afkomst ook registreren om meer diversiteit in personeel op de werkvloer aan te brengen. Je moet hier wel jouw toestemming voor geven. Sowieso moet je werkgever zich aan allerlei strenge regels houden als hij of zij een voorkeursbeleid voert.

Waar slaat je werkgever jouw gegevens op?

Je werkgever slaat je gegevens op in je personeelsdossier. Vaak is dit een digitaal dossier.

Hoe wordt je personeelsdossier beveiligd?

Je werkgever is wettelijk verplicht om je personeelsdossier goed te beveiligen. Als het om een digitaal dossier gaat, dan is die meestal beveiligd met wachtwoorden. Papieren dossiers, als die nog bestaan, moeten letterlijk achter slot en grendel.

Stapt je werkgever over van papieren dossiers naar digitale dossiers? Hij of zij mag de papieren versies dan vernietigen, maar alleen als de beveiliging van de digitale dossiers helemaal in orde is.

Wie mag je personeelsdossier inzien?

Alleen werknemers die met jouw gegevens moeten werken, mogen toegang hebben tot je dossier. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers van de afdeling Personeelszaken (of: HR-afdeling). Ook je direct leidinggevende mag je dossier bekijken. En, niet onbelangrijk: je hebt het recht om altijd je eigen personeelsdossier in te zien.

Hoelang mag je werkgever je gegevens bewaren?

Je werkgever bewaart je personeelsdossier zolang je in dienst bent. Treedt je uit dienst? Je werkgever hoeft dan niet alles te bewaren, maar voor sommige gegevens geldt wél een strenge bewaarplicht. Dat zit zo:

Wat moet je werkgever bewaren?	Hoelang moet je werkgever dit bewaren?
Je salarisgegevens	7 jaar
Je loonbelastingverklaringen	5 jaar
Kopie van je identiteitsbewijs	5 jaar

Je werkgever moet in elk geval deze gegevens verplicht bewaren, omdat de belastingdienst tot zeven jaar terug nog naheffingen kan opleggen.

Overige zaken om te bewaren
Voor alle andere gegevens geldt dat je werkgever ze twee jaar mag bewaren. Heeft je werkgever deze gegevens voor deze twee jaar niet nodig? Dan moet hij of zij deze gegevens meteen verwijderen. Je werkgevers mag bepaalde gegevens ook bewaren als er een arbeidsconflict tussen jou en het bedrijf speelt of heeft gespeeld.

Mag een werkgever je personeelsdossier overdragen?

Ja. Je werkgever mag je personeelsdossier overdragen aan een ander bedrijf of aan een organisatie, maar dan wel onder bepaalde voorwaarden.

1. Je werkgever licht alle werknemers in over de overdracht.
2. Je werkgever draagt alleen dossiers over die nodig zijn voor het uitvoeren van het werk.
3. Je werkgever geeft je de mogelijkheid om je dossier in te zien wanneer je wilt. Hij of zij geeft je ook het recht om gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen.

Onder welke omstandigheden wordt je dossier overgedragen?

Werkgevers dragen personeelsdossiers over als er sprake is van een fusie of een overname van een bedrijf of organisatie. Ook als een bedrijf of organisatie failliet gaat, kan een werkgever dossiers overdragen.

Help, een datalek! Wat nu?

Je hoort het wel vaker: een hacker weet door de digitale beveiliging van een bedrijf of organisatie door te dringen en steelt gegevens. Of een medewerker verliest een USB-stick of laptop met daarop gevoelige informatie over het bedrijf. Dit zijn typische voorbeelden van ‘datalekken’ en die kunnen een bedrijf of organisatie flink in de problemen brengen.

Wat hoort je werkgever te doen als er een datalek is?
Sinds 1 januari 2016 zijn werkgevers verplicht om bepaalde acties uit te voeren bij een datalek. Dit zijn ze:

1. Je werkgever moet een datalek melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Je werkgever moet een datalek ook melden aan alle medewerkers, dus ook aan jou.

Wat gebeurt er verder na een datalek?
Wat er na de melding van je werkgever gaat gebeuren, is niet te voorspellen. Sommige hackers vragen losgeld om gehackte informatie ‘terug te geven’. Het gaat dan meestal om vrij hoge bedragen en niet alle bedrijven kunnen die betalen. Andere datalekken hebben als gevolg dat gegevens meteen openbaar zijn, online of offline.

Het is sowieso belangrijk dat je werkgever al het mogelijke doet om bedrijfsgegevens, inclusief persoonsgegevens, zo veilig mogelijk te houden. Ons slotadvies is dan ook: werk hieraan mee en doe er zelf ook alles aan om jouw gegevens (en als je per ongeluk gegevens van anderen ziet) veilig te stellen.